Digital signatur - Banker og den finansielle sektor - sproof

Hvad står hobex for som virksomhed?

hobex er en førende udbyder af betalingstjenester i DACH-regionen med yderligere tilstedeværelse i Slovenien og Italien. Vores kerneforretning er at støtte virksomheder fra forskellige sektorer - især detailhandel, hotel- og restaurationsbranchen og turisme - i at behandle kontantløse betalinger sikkert og effektivt.

Vi faciliterer kortbetalinger både på salgsstedet og i e-handel og støtter omkring 44.000 kunder. Vi lægger stor vægt på fremragende kundeservice, høj fleksibilitet og individuel support. For at imødekomme disse krav er moderne, kraftfulde værktøjer som sproof sign til digitale signaturer en central del af vores digitale infrastruktur.

Hvilken rolle spiller databeskyttelse, compliance og regulering i din daglige forretning og i den digitale signaturproces?

Som betalingstjenesteudbyder er hobex underlagt tilsyn af den østrigske finansmarkedsmyndighed (FMA). Det betyder, at vi er underlagt lignende lovgivningsmæssige krav som traditionelle banker - det gælder især overholdelse af databeskyttelsesbestemmelser, it-sikkerhed og omfattende compliance-processer.

Vi skal til enhver tid kunne bevise, at vores processer er i overensstemmelse med lovgivningen og opfylder de gældende krav. Digitale, sporbare og reviderbare processer er derfor afgørende, især inden for kontraktstyring. En løsning som sproof sign hjælper os med at opfylde disse høje standarder.

I hvilke specifikke tilfælde bruger du i øjeblikket den digitale signatur?

Vi har integreret sproof sign fuldt ud i vores digitale kontraktstyringssystem. Så snart en kontrakt er færdiggjort, kan den ansvarlige for kontrakten starte underskriftsprocessen direkte. De involverede parter inviteres automatisk, den aktuelle status er altid synlig - og når dokumentet er underskrevet, flyder det automatisk tilbage i systemet. Det hele fungerer via en API-grænseflade, som er blevet integreret problemfrit i vores eksisterende IT-landskab. Det gør processen konsekvent, effektiv og gennemsigtig.

Hvordan gik introduktionen af sproof sign i jeres eksisterende IT-systemlandskab?

Den tekniske integration var problemfri og blev implementeret inden for kort tid. Jeg vil især gerne fremhæve den mærkbare merværdi: Underskriftsprocessen er blevet meget enklere, hurtigere og mere sikker takket være sproof sign. Det var afgørende for os ikke at tænke på digitalisering isoleret, men at integrere det i eksisterende arbejdsgange - og det er præcis, hvad sproof gør muligt med sin API-baserede løsning.

Hvordan blev den elektroniske signatur introduceret og accepteret internt i virksomheden? Var der nogen uddannelsestiltag?

sproof sign blev udrullet direkte som en del af indførelsen af vores nye kontraktstyringssystem. Derfor var det en del af en større forandringsproces, hvor der blev afholdt målrettede træningssessioner. Accepten var høj lige fra starten, især blandt kolleger, der regelmæssigt arbejder med kontrakter. De sætter pris på brugervenligheden, gennemsigtigheden i processen og de mærkbare tidsbesparelser. Den digitale signaturløsning bruges aktivt og vurderes meget positivt.

Hvorfor valgte du bevidst en europæisk leverandør af software til elektroniske signaturer?

De fleste af vores kunder og partnervirksomheder ligger i Europa - med fokus på Østrig, Tyskland og Italien. Derfor lægger vi også stor vægt på at stole på europæiske udbydere, når det gælder databeskyttelse og IT-infrastruktur.

Vi foretrækker cloud-løsninger med hosting i EU og klar GDPR-overholdelse. sproof opfylder disse krav 100 %, og selve virksomheden er baseret i Østrig - det passer perfekt til vores egen selvopfattelse som en regionalt forankret, men internationalt aktiv virksomhed.

Hvis der findes en europæisk løsning, som er teknisk overbevisende og samtidig deler vores værdier med hensyn til databeskyttelse, er det vores førstevalg.

Hvorfor bruger I den avancerede elektroniske signatur hos hobex?

For os tilbyder den avancerede elektroniske signatur den ideelle blanding af sikkerhed, brugervenlighed og juridisk effektivitet. Den er nem at sætte op, ukompliceret at bruge og bliver også meget godt modtaget af eksterne partnere.

For kontrakter i B2B-miljøet opfylder den alle krav - både med hensyn til juridisk gyldighed og overholdelse. Det er en afgørende faktor, især for en reguleret betalingstjenesteudbyder som os.

Hvorfor valgte I en API-integration af den elektroniske signatur fra sproof sign?

For os er end-to-end-digitalisering af vores forretningsprocesser altafgørende. Det betyder: ingen medieafbrydelser, ingen systemændringer, ingen manuel kopiering af dokumenter frem og tilbage.

Takket være API-integrationen fungerer hele underskriftsprocessen direkte i vores kontraktstyring. Jeg starter underskriften, sproof-vinduet åbnes, jeg underskriver - og så snart processen er afsluttet, returneres dokumentet automatisk. Det er sådan, vi sikrer, at vores processer ikke kun er digitale, men også effektive og brugervenlige.

Hvordan fungerede samarbejdet om den tekniske integration af signatursoftwaren?

Implementeringen blev udført i tæt samarbejde mellem vores leverandør af kontraktstyring og sproof-teamet. Samarbejdet var konsekvent professionelt og løsningsorienteret. Selv med individuelle krav eller supportanmodninger var sproof altid hurtigt til rådighed og meget hjælpsomme.

Fra vores synspunkt var det et vellykket projekt hele vejen rundt - både teknisk og organisatorisk.