Assinatura digital - Bancos e sector financeiro - sproof

O que é que a hobex representa enquanto empresa?

A hobex é um prestador de serviços de pagamento líder na região DACH, com uma presença adicional na Eslovénia e em Itália. A nossa atividade principal consiste em apoiar empresas de vários sectores - especialmente retalho, hotelaria e turismo - no processamento de pagamentos sem dinheiro de forma segura e eficiente.

Facilitamos os pagamentos com cartão tanto no ponto de venda como no comércio eletrónico e apoiamos cerca de 44.000 clientes. Atribuímos grande importância a um excelente serviço ao cliente, elevada flexibilidade e apoio individual. Para cumprir estes requisitos, ferramentas modernas e poderosas, como o sproof sign para assinaturas digitais, são uma componente central da nossa infraestrutura digital.

Que papel desempenham a proteção de dados, a conformidade e a regulamentação na sua atividade diária e no processo de assinatura digital?

Como prestador de serviços de pagamento, a hobex está sujeita à supervisão da Autoridade Austríaca do Mercado Financeiro (FMA). Isto significa que estamos sujeitos a requisitos regulamentares semelhantes aos dos bancos tradicionais - isto aplica-se, em particular, ao cumprimento dos regulamentos de proteção de dados, segurança de TI e processos de conformidade abrangentes.

Temos de ser capazes de provar, em qualquer altura, que os nossos processos estão em conformidade com a lei e cumprem os requisitos actuais. Os processos digitais, rastreáveis e auditáveis são, portanto, essenciais, especialmente na gestão de contratos. Uma solução como o sproof sign ajuda-nos a cumprir estes elevados padrões.

Em que casos de utilização específicos utiliza atualmente a assinatura digital?

Integrámos totalmente o sproof sign no nosso sistema de gestão de contratos digitais. Assim que um contrato tiver sido finalizado, a pessoa responsável pelo contrato pode iniciar diretamente o processo de assinatura. As partes envolvidas são automaticamente convidadas, o estado atual é visível a todo o momento - e uma vez assinado o documento, este regressa automaticamente ao sistema. Tudo isto funciona através de uma interface API que foi perfeitamente integrada no nosso ambiente de TI existente. Isto torna o processo consistente, eficiente e transparente.

Como correu a introdução do sproof sign no seu sistema de TI existente?

A integração técnica foi fácil e implementada num curto espaço de tempo. Gostaria de realçar particularmente o valor acrescentado percetível: o processo de assinatura tornou-se muito mais simples, mais rápido e mais seguro graças ao sproof sign. Era crucial para nós não pensar na digitalização isoladamente, mas integrá-la nos fluxos de trabalho existentes - e é exatamente isso que o sproof torna possível com a sua solução baseada em API.

Como é que a assinatura eletrónica foi introduzida e aceite internamente na empresa? Houve alguma ação de formação?

O sproof sign foi implementado diretamente no âmbito da introdução do nosso novo sistema de gestão de contratos. Consequentemente, fez parte de um processo de mudança mais alargado, no qual foram realizadas sessões de formação específicas. A aceitação foi elevada desde o início, especialmente entre os colegas que trabalham regularmente com contratos. Apreciam a facilidade de utilização, a transparência do processo e a notável poupança de tempo. A solução de assinatura digital é utilizada ativamente e tem uma avaliação muito positiva.

Porque escolheu deliberadamente um fornecedor europeu de software para assinaturas electrónicas?

A maioria dos nossos clientes e empresas parceiras está localizada na Europa, com especial incidência na Áustria, Alemanha e Itália. Por conseguinte, também atribuímos grande importância à confiança em fornecedores europeus no que diz respeito à proteção de dados e à infraestrutura de TI.

Preferimos soluções em nuvem com alojamento na UE e uma clara conformidade com o RGPD. A sproof cumpre estes requisitos a 100% e a própria empresa está sediada na Áustria, o que se enquadra perfeitamente na nossa imagem de empresa regionalmente ancorada, mas internacionalmente ativa.

Se houver uma solução europeia que seja tecnicamente convincente e que, ao mesmo tempo, partilhe os nossos valores em termos de proteção de dados, é a nossa primeira escolha.

Porque utiliza a assinatura eletrónica avançada na hobex?

Para nós, a assinatura eletrónica avançada oferece a combinação ideal de segurança, facilidade de utilização e eficácia jurídica. É fácil de configurar, simples de utilizar e é também muito bem recebida pelos parceiros externos.

Para contratos no ambiente B2B, cumpre todos os requisitos - tanto em termos de validade legal como de conformidade. Este é um fator decisivo, especialmente para um prestador de serviços de pagamento regulamentado como nós.

Porque optou por uma integração API da assinatura eletrónica da sproof sign?

Para nós, a digitalização de ponta a ponta dos nossos processos comerciais é fundamental. Isto significa: sem interrupções nos meios de comunicação, sem alterações no sistema, sem cópia manual de documentos para trás e para a frente.

Graças à integração da API, todo o processo de assinatura funciona diretamente na nossa gestão de contratos. Inicio a assinatura, a janela sproof abre-se, assino - e assim que o processo estiver concluído, o documento é automaticamente devolvido. É assim que garantimos que os nossos processos não são apenas digitais, mas também eficientes e fáceis de utilizar.

Como funcionou a colaboração na integração técnica do software de assinatura?

A implementação foi realizada em estreita coordenação entre o nosso fornecedor de gestão de contratos e a equipa da sproof. A cooperação foi sempre profissional e orientada para a solução. Mesmo com requisitos individuais ou pedidos de apoio, a sproof esteve sempre rapidamente disponível e muito prestável.

Do nosso ponto de vista, foi um projeto totalmente bem sucedido - tanto do ponto de vista técnico como organizacional.