V zelo reguliranem okolju, kot so plačilne transakcije, so zakonsko skladni in učinkoviti postopki ključnega pomena. Avstrijski ponudnik plačilnih storitev hobex AG prikazuje, kako je mogoče uspešno združiti digitalizacijo in skladnost - z rešitvijo za digitalni podpis sproof sign. Z nemoteno integracijo naprednega elektronskega podpisa v obstoječi sistem za upravljanje pogodb družbi hobex ni uspelo le povečati kakovosti procesov, temveč tudi prihraniti dragocene vire. V intervjuju z Dr. Martino Gsöls, strokovnjakinjo za varstvo podatkov v podjetju hobex, je jasno, kako pomembni so evropski standardi varstva podatkov, tehnična prilagodljivost in prijaznost do uporabnika pri izbiri rešitve za podpisovanje.
Portret
**Ime organizacije:**hobex AG
**Profil podjetja:**hobex AG je avstrijski ponudnik celovitih storitev za sisteme brezgotovinskega plačevanja s sedežem v Salzburgu in dodatnimi lokacijami v Nemčiji, Sloveniji in Italiji. Podjetje ponuja prilagojene rešitve za sprejemanje kreditnih in debetnih kartic ter za plačila v e-trgovini. hobex je bil ustanovljen leta 1991 in od takrat deluje na trgu, pri čemer se osredotoča na inovacije in storitve za stranke.
Zakaj podpis sproof:"Vedno moramo biti sposobni dokazati, da naši procesi delujejo zakonito in so v skladu z veljavnimi predpisi. Zato so digitalni, sledljivi in revidirljivi procesi bistvenega pomena, zlasti pri upravljanju pogodb. Rešitev, kot je sproof sign, nam pomaga izpolnjevati te visoke standarde."
Dr. Martina Gsöls, strokovnjakinja za varstvo podatkov pri družbi hobex AG
Kaj pomeni ime podjetja hobex?
hobex je vodilni ponudnik plačilnih storitev v regiji DACH, prisoten pa je tudi v Sloveniji in Italiji. Naša osnovna dejavnost je podpora podjetjem iz različnih sektorjev - zlasti maloprodaje, gostinstva in turizma - pri varni in učinkoviti obdelavi brezgotovinskih plačil.
Omogočamo kartična plačila na prodajnem mestu in v e-trgovini ter nudimo podporo približno 44.000 strankam. Velik pomen pripisujemo odličnim storitvam za stranke, visoki prilagodljivosti in individualni podpori. Za izpolnjevanje teh zahtev so sodobna in zmogljiva orodja, kot je sproof sign za digitalno podpisovanje, osrednji sestavni del naše digitalne infrastrukture.
Kakšno vlogo imajo varstvo podatkov, skladnost in predpisi pri vašem vsakodnevnem poslovanju?
Družba hobex je kot ponudnik plačilnih storitev pod nadzorom avstrijskega organa za finančni trg (FMA). To pomeni, da za nas veljajo podobne regulativne zahteve kot za tradicionalne banke - to velja zlasti za skladnost s predpisi o varstvu podatkov, varnost IT in celovite postopke skladnosti.
Vedno moramo biti sposobni dokazati, da so naši procesi zakonsko skladni in ustrezajo trenutnim zahtevam. Zato so digitalni, sledljivi in revidirljivi procesi ključnega pomena, zlasti pri upravljanju pogodb. Rešitev, kot je sproof sign, nam pomaga pri izpolnjevanju teh visokih standardov.
V katerih posebnih aplikacijah trenutno uporabljate digitalne podpise?
Znak sproof smo v celoti vključili v naš digitalni sistem za upravljanje pogodb. Takoj ko je pogodba dokončana, lahko oseba, odgovorna za pogodbo, neposredno začne postopek podpisovanja. Vpletene stranke so samodejno povabljene, trenutno stanje je ves čas vidno - in ko je dokument podpisan, se samodejno vrne v sistem. Vse to deluje prek vmesnika API, ki je bil brezhibno vgrajen v naše obstoječe okolje IT. Tako je postopek dosleden, učinkovit in pregleden.
Kako je potekala uvedba sistema sproof sign v vašo obstoječo sistemsko okolje?
Tehnična integracija je bila izvedena gladko in v kratkem času. Posebej bi rad poudaril oprijemljivo dodano vrednost: postopek podpisovanja je s sproof sign postal veliko enostavnejši, hitrejši in varnejši. Za nas je bilo ključnega pomena, da o digitalizaciji ne razmišljamo izolirano, temveč jo vključimo v obstoječe delovne tokove - prav to pa nam omogoča rešitev sproof, ki temelji na API.
Za nas je napredni elektronski podpis idealna kombinacija varnosti, prijaznosti do uporabnika in pravne učinkovitosti. Enostavno ga je vzpostaviti, preprosto ga je uporabljati, zelo dobro pa so ga sprejeli tudi zunanji partnerji.
Dr. Martina GsölsKako je bila rešitev uvedena in sprejeta znotraj podjetja? Ali so bili izvedeni kakšni ukrepi usposabljanja?
sproof sign je bil uveden neposredno kot del uvedbe našega novega sistema za upravljanje pogodb. Zato je bil del večjega procesa sprememb, v okviru katerega so potekala ciljno usmerjena usposabljanja. Sprejemljivost je bila visoka že od samega začetka, zlasti med sodelavci, ki redno delajo s pogodbami. Cenijo enostavnost uporabe, preglednost postopka in opazen prihranek časa. Rešitev digitalnega podpisa se aktivno uporablja in je zelo pozitivno ocenjena.
Zakaj ste se namenoma odločili za evropsko rešitev za podpisovanje?
Večina naših strank in partnerskih podjetij se nahaja v Evropi - s poudarkom na Avstriji, Nemčiji in Italiji. Zato pripisujemo velik pomen temu, da se pri zaščiti podatkov in infrastrukturi IT zanašamo na evropske ponudnike.
Najraje imamo rešitve v oblaku z gostovanjem v EU in jasno skladnostjo z uredbo GDPR. sproof te zahteve izpolnjuje 100-odstotno, samo podjetje pa ima sedež v Avstriji - to se popolnoma ujema z našo samopodobo regionalno zasidranega, a mednarodno dejavnega podjetja.
Če obstaja evropska rešitev, ki je tehnično prepričljiva in hkrati deli naše vrednote glede varstva podatkov, je to naša prva izbira.
Zakaj v družbi hobex uporabljate napredni elektronski podpis?
Za nas je napredni elektronski podpis idealna kombinacija varnosti, prijaznosti do uporabnika in pravne učinkovitosti. Enostavno ga je vzpostaviti, preprosto ga je uporabljati, zelo dobro pa so ga sprejeli tudi zunanji partnerji.
Za pogodbe v okolju B2B izpolnjuje vse zahteve - tako z vidika pravne veljavnosti kot skladnosti. To je odločilen dejavnik, zlasti za reguliranega ponudnika plačilnih storitev, kot smo mi.
Zakaj ste se odločili za integracijo API-ja za znak sproof?
Za nas je najpomembnejša celovita digitalizacija naših poslovnih procesov. To pomeni: nobenih motenj v delovanju medijev, nobenih sprememb sistema, nobenega ročnega kopiranja dokumentov sem in tja.
Zahvaljujoč integraciji API celoten postopek podpisovanja deluje neposredno v našem sistemu za upravljanje pogodb. Začnem podpisovanje, odpre se okno sproof, podpišem - in takoj ko je postopek končan, se dokument samodejno vrne. Tako zagotavljamo, da naši procesi niso le digitalni, temveč tudi učinkoviti in uporabniku prijazni.
Kako je potekalo tehnično sodelovanje pri vključevanju?
Izvajanje je potekalo v tesnem sodelovanju med našim ponudnikom upravljanja pogodb in ekipo podjetja sproof. Sodelovanje je bilo dosledno strokovno in usmerjeno v rešitve. Tudi pri posameznih zahtevah ali zahtevah za podporo je bila družba sproof vedno hitro na voljo in zelo koristna.
Z našega vidika je bil to vsestransko uspešen projekt - tako s tehničnega kot organizacijskega vidika.
Več zapisov na blogu
Hendrickson: Območja v Franciji in Avstriji digitalizirajo svoje postopke podpisovanjaZakonodaja o varstvu podatkov v prehodu: Pogovor s strokovnjakinjo Katharino Raabe-StuppnigKyocera & sproof. Mala pravljica o digitalizaciji.Kako digitalno podpisati pogodbe z zagotovljeno pravno veljavnostjoNajsodobnejša varnost in zaščita podatkov: PMU se zanaša na znak sproof
