Podpis cyfrowy - Banki i sektor finansowy - sproof

Co oznacza hobex jako firma?

hobex jest wiodącym dostawcą usług płatniczych w regionie DACH, obecnym również w Słowenii i we Włoszech. Naszą podstawową działalnością jest wspieranie firm z różnych sektorów - zwłaszcza handlu detalicznego, hotelarstwa i turystyki - w bezpiecznym i wydajnym przetwarzaniu płatności bezgotówkowych.

Ułatwiamy płatności kartami zarówno w punktach sprzedaży, jak i w handlu elektronicznym i obsługujemy około 44 000 klientów. Przywiązujemy dużą wagę do doskonałej obsługi klienta, wysokiej elastyczności i indywidualnego wsparcia. Aby sprostać tym wymaganiom, nowoczesne, wydajne narzędzia, takie jak sproof sign do podpisów cyfrowych, są centralnym elementem naszej infrastruktury cyfrowej.

Jaką rolę odgrywają ochrona danych, zgodność z przepisami i regulacje w Państwa codziennej działalności i w procesie podpisu cyfrowego?

Jako dostawca usług płatniczych, hobex podlega nadzorowi austriackiego Urzędu Nadzoru nad Rynkiem Finansowym (FMA). Oznacza to, że podlegamy podobnym wymogom regulacyjnym jak tradycyjne banki - dotyczy to w szczególności zgodności z przepisami o ochronie danych, bezpieczeństwa IT i kompleksowych procesów zgodności.

Musimy być w stanie w każdej chwili udowodnić, że nasze procesy są zgodne z prawem i spełniają aktualne wymagania. Cyfrowe, identyfikowalne i podlegające audytowi procesy są zatem niezbędne, zwłaszcza w zarządzaniu umowami. Rozwiązanie takie jak sproof sign pomaga nam spełnić te wysokie standardy.

W jakich konkretnych przypadkach używają Państwo obecnie podpisu cyfrowego?

W pełni zintegrowaliśmy sproof sign z naszym cyfrowym systemem zarządzania umowami. Gdy tylko umowa zostanie sfinalizowana, osoba odpowiedzialna za umowę może bezpośrednio rozpocząć proces podpisywania. Zaangażowane strony są automatycznie zapraszane, aktualny status jest widoczny przez cały czas - a po podpisaniu dokument automatycznie wraca do systemu. Wszystko to działa za pośrednictwem interfejsu API, który został płynnie osadzony w naszym istniejącym środowisku IT. Dzięki temu proces jest spójny, wydajny i przejrzysty.

Jak przebiegło wprowadzenie sproof sign do Państwa istniejącego systemu IT?

Integracja techniczna przebiegła sprawnie i została wdrożona w krótkim czasie. Chciałbym szczególnie podkreślić zauważalną wartość dodaną: proces podpisywania stał się znacznie prostszy, szybszy i bezpieczniejszy dzięki sproof sign. Kluczowe było dla nas, aby nie myśleć o cyfryzacji w izolacji, ale zintegrować ją z istniejącymi przepływami pracy - i to jest dokładnie to, co sproof umożliwia dzięki rozwiązaniu opartemu na API.

W jaki sposób podpis elektroniczny został wprowadzony i zaakceptowany wewnętrznie w firmie? Czy były jakieś działania szkoleniowe?

Rozwiązanie sproof sign zostało wprowadzone bezpośrednio w ramach wprowadzania naszego nowego systemu zarządzania umowami. W rezultacie było to częścią większego procesu zmian, w ramach którego przeprowadzono ukierunkowane sesje szkoleniowe. Akceptacja była wysoka od samego początku, zwłaszcza wśród kolegów, którzy regularnie pracują z umowami. Doceniają oni łatwość obsługi, przejrzystość procesu i zauważalną oszczędność czasu. Rozwiązanie podpisu cyfrowego jest aktywnie wykorzystywane i oceniane bardzo pozytywnie.

Dlaczego celowo wybrali Państwo europejskiego dostawcę oprogramowania do podpisów elektronicznych?

Większość naszych klientów i firm partnerskich znajduje się w Europie - ze szczególnym uwzględnieniem Austrii, Niemiec i Włoch. W związku z tym przywiązujemy dużą wagę do polegania na europejskich dostawcach, jeśli chodzi o ochronę danych i infrastrukturę IT.

Preferujemy rozwiązania chmurowe z hostingiem w UE i wyraźną zgodnością z RODO. sproof spełnia te wymagania w 100%, a sama firma ma siedzibę w Austrii - to doskonale pasuje do naszego własnego wizerunku jako firmy zakorzenionej w regionie, ale aktywnej na arenie międzynarodowej.

Jeśli istnieje europejskie rozwiązanie, które jest technicznie przekonujące, a jednocześnie podziela nasze wartości w zakresie ochrony danych, jest to nasz pierwszy wybór.

Dlaczego korzystają Państwo z zaawansowanego podpisu elektronicznego w hobex?

Dla nas zaawansowany podpis elektroniczny oferuje idealne połączenie bezpieczeństwa, łatwości obsługi i skuteczności prawnej. Jest łatwy w konfiguracji, nieskomplikowany w użyciu i bardzo dobrze odbierany przez partnerów zewnętrznych.

W przypadku umów w środowisku B2B spełnia wszystkie wymagania - zarówno pod względem ważności prawnej, jak i zgodności z przepisami. Jest to decydujący czynnik, zwłaszcza dla regulowanego dostawcy usług płatniczych, takiego jak my.

Dlaczego zdecydowali się Państwo na integrację API podpisu elektronicznego z sproof sign?

Dla nas najważniejsza jest kompleksowa cyfryzacja naszych procesów biznesowych. Oznacza to: brak zakłóceń w mediach, brak zmian w systemie, brak ręcznego kopiowania dokumentów tam i z powrotem.

Dzięki integracji API cały proces podpisywania działa bezpośrednio w naszym systemie zarządzania umowami. Uruchamiam podpis, otwiera się okno sproof sign, podpisuję - a gdy tylko proces się zakończy, dokument jest automatycznie zwracany. W ten sposób zapewniamy, że nasze procesy są nie tylko cyfrowe, ale także wydajne i przyjazne dla użytkownika.

Jak przebiegała współpraca nad techniczną integracją oprogramowania do podpisów?

Wdrożenie zostało przeprowadzone w ścisłej koordynacji między naszym dostawcą usług zarządzania umowami a zespołem sproof. Współpraca była konsekwentnie profesjonalna i zorientowana na rozwiązania. Nawet w przypadku indywidualnych wymagań lub próśb o wsparcie, sproof był zawsze szybko dostępny i bardzo pomocny.

Z naszego punktu widzenia był to w pełni udany projekt - zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym.