Digital signatur för bank- och finanssektorn - sproof

hobex är en ledande leverantör av betaltjänster i DACH-regionen med ytterligare närvaro i Slovenien och Italien. Vår kärnverksamhet är att stödja företag från olika sektorer - i synnerhet detaljhandel, hotell och turism - i att hantera kontantlösa betalningar på ett säkert och effektivt sätt.

Vi underlättar kortbetalningar både på försäljningsstället och inom e-handel och stöder cirka 44.000 kunder. Vi lägger stor vikt vid utmärkt kundservice, hög flexibilitet och individuellt stöd. För att möta dessa krav är moderna och kraftfulla verktyg som sproof sign för digitala signaturer en central del av vår digitala infrastruktur.

Som betaltjänstleverantör står hobex under tillsyn av den österrikiska finansmarknadsmyndigheten (FMA). Detta innebär att vi är föremål för liknande lagkrav som traditionella banker - detta gäller särskilt efterlevnad av dataskyddsbestämmelser, IT-säkerhet och omfattande efterlevnadsprocesser.

Vi måste alltid kunna bevisa att våra processer är lagliga och uppfyller gällande krav. Digitala, spårbara och granskningsbara processer är därför avgörande, särskilt när det gäller avtalshantering. En lösning som sproof sign hjälper oss att uppfylla dessa höga standarder.

Vi har integrerat sproof sign fullt ut i vårt digitala system för avtalshantering. Så snart ett avtal har slutförts kan den person som är ansvarig för avtalet starta signaturprocessen direkt. De inblandade parterna bjuds in automatiskt, den aktuella statusen är synlig hela tiden - och när dokumentet har undertecknats flödar det automatiskt tillbaka in i systemet. Allt detta fungerar via ett API-gränssnitt som sömlöst har integrerats i vårt befintliga IT-landskap. Detta gör processen konsekvent, effektiv och transparent.

Den tekniska integrationen genomfördes på ett smidigt sätt och på kort tid. Jag skulle särskilt vilja betona det konkreta mervärdet: underskriftsprocessen har blivit mycket enklare, snabbare och säkrare tack vare sproof sign. Det var viktigt för oss att inte tänka på digitaliseringen isolerat, utan att integrera den i befintliga arbetsflöden - vilket är precis vad sproof gör möjligt med sin API-baserade lösning.

sproof sign rullades ut direkt i samband med införandet av vårt nya system för avtalshantering. Det var alltså en del av en större förändringsprocess där riktade utbildningstillfällen hölls. Acceptansen var hög redan från början, särskilt bland kollegor som regelbundet arbetar med avtal. De uppskattar användarvänligheten, transparensen i processen och de märkbara tidsbesparingarna. Lösningen för digitala signaturer används aktivt och får mycket positiva omdömen.

De flesta av våra kunder och partnerföretag finns i Europa - med fokus på Österrike, Tyskland och Italien. Därför lägger vi stor vikt vid att förlita oss på europeiska leverantörer när det gäller dataskydd och IT-infrastruktur.

Vi föredrar molnlösningar med hosting i EU och tydlig GDPR-efterlevnad. sproof uppfyller dessa krav till 100%, och själva företaget är baserat i Österrike - detta passar perfekt med vår egen självbild som ett regionalt förankrat men internationellt aktivt företag.

Om det finns en europeisk lösning som är tekniskt övertygande och som samtidigt delar våra värderingar när det gäller dataskydd, är det vårt förstahandsval.

För oss erbjuder den avancerade elektroniska signaturen den perfekta kombinationen av säkerhet, användarvänlighet och juridisk effektivitet. Den är lätt att installera, enkel att använda och har också tagits emot mycket väl av externa partners.

För avtal i B2B-miljön uppfyller den alla krav - både när det gäller rättslig giltighet och efterlevnad. Detta är en avgörande faktor, särskilt för en reglerad betaltjänstleverantör som vi.

För oss är det av största vikt att våra affärsprocesser digitaliseras från början till slut. Det innebär: inga medieavbrott, inga systembyten, ingen manuell kopiering av dokument fram och tillbaka.

Tack vare API-integrationen fungerar hela signaturprocessen direkt i vårt avtalshanteringssystem. Jag startar signeringen, sproof-fönstret öppnas, jag signerar - och så snart processen är klar returneras dokumentet automatiskt. Det är så här vi säkerställer att våra processer inte bara är digitala utan också effektiva och användarvänliga.

Implementeringen skedde i nära samarbete mellan vår leverantör av kontraktsförvaltning och sproof-teamet. Samarbetet var genomgående professionellt och lösningsorienterat. Även när det gällde individuella krav eller supportförfrågningar var sproof alltid snabbt tillgängliga och mycket hjälpsamma.

Ur vår synvinkel var det ett helt igenom framgångsrikt projekt - både tekniskt och organisatoriskt.