Досадните процедури за сключване на договори са вече в миналото – но как става подписването на договори лесно и сигурно онлайн? В тази статия ще научите как да подписвате договори онлайн или как да получавате подписи в интернет. Какво е важно, какви са критериите за качество? Но един “спойлер” в аванс: Просто и сигурно могат да работят, но не е задължително да работят заедно.

Електронният подпис е тук, за да остане

Това е въпрос на отношение. Подписването на документ има определен естетически компонент. Вие подпечатвате дадено решение с нещо много лично: собствения си саморъчен подпис. Този подпис често се репетира и усъвършенства с години и в повечето случаи остава непроменен през целия бизнес живот. Често аналоговият подпис на документ е свързан със среща, има няколко страни по договора и често има нещо обществено. Срещате се, стискате си ръцете, подписвате документ и след това го съхранявате в повече или по-малко сигурен архив. В повечето случаи хората са доволни и отново тръгват по своя път.

Другата страна на монетата е очевидна. Независимо дали искате да картографирате вътрешни процеси на подписване или външни. Това изисква много големи ресурси, които могат да бъдат пропилени с помощта на цифровия подпис.
Цифровизацията на процесите на вземане на решения вече е настъпила дори в много “отдавна установени” индустрии и бизнес области. В частния контекст електронното подписване на договори така или иначе е широко разпространено от известно време и се поддържа от държавните доставчици на електронна идентификация в много европейски държави.

Според проучването интегрирането на решения за подписване в корпоративния контекст много често идва от отделни гласове в компанията, които отдавна са се запознали с предимствата на електронните подписи в частната сфера. Много правителствени онлайн услуги позволяват на гражданите да подписват договори по цифров път. В крайна сметка това означава, че предприемачите също искат да се възползват от предимствата на тези решения за онлайн подписване при обработката на договори в собствените си компании.

Как работи цифровият подпис?

В интернет се разпространяват все повече нови, често малки и безплатни безплатни инструменти за подписване, които често поддържат много нисък праг на регистрация и използване. Те работят като по-големи инструменти: Записали сте цифров документ локално, качвате го в инструмент на уеб браузъра и го подписвате. С някои инструменти документът може да бъде изтеглен и за да бъде изпратен след това. От друга страна, съществуват сложни платформи за подписване, които често са интегрирани в цялостна система за управление на документи или CRM или ERP система. Това прави възможно и много по-сложното подписване от трета страна или дистанционното подписване. Това означава, че мога да пусна за подписване и самостоятелно подписан документ, да определям сложни последователности на подписване и работни потоци и т.н.

Особено в професионалната среда все по-популярни стават решенията, които са специализирани в цялостното подписване на PDF документи и позволяват най-високи стандарти за сигурност и най-вече много лесно ръководство на потребителя. Цифровото подписване на PDF документи чрез уеб браузър може да се раздели основно на три основни компонента.

Управление на договори

Както беше споменато, разликата тук е голяма. Минималният критерий за един уеб инструмент е възможността за качване на документи (в повечето приложения файловете се конвертират автоматично в общоприетия формат PDF) и за повторното им изтегляне след подписване или за възможно най-сигурното им съхранение. Цялостните инструменти също така позволяват интелигентно управление и преглед на всички важни документи на централно място.

Цифров подпис на документи

Основният елемент на всички инструменти за онлайн подписване е прилагането на цифров подпис към договорния документ. Прилагането на валиден цифров подпис към PDF документ е технически процес, който трябва ясно да се разграничава от простото вмъкване на изображение на ръчен подпис без никакви допълнителни технически мерки!

Валидният цифров подпис позволява по-специално да се открият последващи промени в документа. Това не е така при обикновеното вмъкване на изображения.

От техническа гледна точка при цифровия подпис съдържанието на документа е здраво свързано с приложения подпис. В този случай визуалният вид на подписа върху документа е предимно информативен и няма отношение към (техническата) валидност. sproof sign например поддържа поставянето на изображения на подпис или ръчен подпис на екрана, но също така създава пълен цифров подпис във фонов режим.

Друг етап на цифровите подписи са квалифицираните цифрови подписи. В тези случаи подписващият се проверява от доставчик на удостоверителни услуги. Това са организации, които извършват задълбочена проверка на самоличността на дадено лице или организация и свързват самоличността с подписа в хода на цифровото подписване. Това означава, че квалифицираните цифрови подписи имат специален правен статут, който е равностоен на саморъчния подпис.

Управление на подписи и работни потоци

Пълният потенциал на платформите за подписване е очевиден, когато става въпрос за изпращане на сигурни и съвместими заявки за подписване до други лица. Например, sproof sign дава възможност за делегиране на различни задачи (например подписване на документи, преглед на документи, препращане на документи) на различни хора. Комуникацията се осъществява, от една страна, в рамките на WebApp, а от друга страна, също и чрез комуникация чрез трафика на електронната поща. Така че нищо не може да бъде изгубено. Автоматизираното делегиране също така улеснява управлението на процесите на подписване и спазването на сроковете и крайните срокове. Освен това е възможно да се определят представители, да се задават съобщения извън офиса, да се посочват последователности на подписване и да се определя стандартът, с който трябва да се подписва.

Качеството на първо място. – Критерии за качество на уеб базираните инструменти за подписване

Ползите от цифровия подпис са много разнообразни. Ето списък на основните качествени характеристики на усъвършенстваните инструменти за електронен подпис:

Наличност и сигурност на облака

Онлайн договорите са достъпни по всяко време и навсякъде, стига да имате достъп до интернет. Наличността 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата е голямото предимство на сигурните облачни решения. Въпреки това трябва да се полагат големи грижи, за да се гарантира, че се разчита на сигурна и защитена среда за съхранение, защитена от неоторизиран достъп, загуба и злоупотреба. За облачните приложения е особено важно да се гарантира, че инструментът е 100% хостван на европейски сървъри.

Обвързващ характер на цифровите подписи

Освен това трябва да се обърне внимание на начина, по който човек може или трябва да докаже собствената си самоличност. Обикновеният електронен подпис (ОЕП) не осигурява правна защита и никога не трябва да се използва за подписване в корпоративен контекст. За най-високо ниво на сигурност следва да се използва квалифицираният електронен подпис (QES), който е мерило за всичко в Европа съгласно регламента eIDAS. Всъщност изборът на доставчик на подписи е от особена важност и са необходими определени основни познания за трите различни стандарта за подписване, за да можете да очертаете случаите на използване в собственото си дружество по най-добрия възможен начин.

Проверка на приложените електронни подписи

Друг чудесен факт е, че електронните подписи могат да бъдат проверени завинаги и по всяко време. Информацията за всяка стъпка от процеса на подписване – от началото до края – включително приложените подписи и уникалната самоличност на подписалите се лица, е неотделима от pdf документа за всички времена. Цялостните решения за електронен подпис (като sproof sign) позволяват проверка директно в платформата.

Сътрудничество

Подписването е въпрос на екип. Подписвайте вътрешно или получавайте одобрения от външни заинтересовани страни. Важното е възможността да управлявате екипа си много лесно с администраторски акаунт. Трябва да е много лесно да се добавят нови потребители, а фондът от налични единици за подписване трябва да може да се увеличава много лесно.

Съответствие

Задължение на компаниите е да спазват приложимите закони и разпоредби, особено по отношение на сигурното и законосъобразно съхранение на документи и данни в европейското пространство. Няколко инструмента (напр. sproof sign) разчитат на много високия стандарт за документи PDF/A.

Резултат

Време е да подпишете. Уеб базираните услуги за електронен подпис са интересен и полезен начин да се опростят бизнес операциите и да се спестят време и усилия. В бизнес контекст е важно той да отговаря на всички съответни изисквания за съответния случай на употреба.