ÖH FH Горна Австрия представлява студентите пред Университета за приложни науки в Горна Австрия. В допълнение към законовия мандат да представлява студентите ÖH FH OÖ е публичноправна корпорация и се подчинява на множество разпоредби, закони и контролен орган във Федералното министерство.
Университетът за приложни науки в Горна Австрия (FH OÖ) предлага ориентирани към практиката курсове на обучение на четири места: Хагенберг (компютърни науки, комуникации и медии), Линц (медицински технологии и социални науки), Щайр (бизнес и мениджмънт) и Велс (технологии и природни науки). От основаването си през 1993 г. Университетът за приложни науки в Горна Австрия се е превърнал във водеща образователна институция, като през учебната 2023/2024 г. в него ще бъдат записани над 5000 студенти.
Име на организацията:
ÖH FH Горна Австрия
Кратко описание на проекта:
Цифровизация на Студентския съюз: Въвеждане на цифров подпис за повишаване на ефективността на административните процеси
Защо sprooof sign:
sprooof sign предлага значително предимство чрез възможността да поканите външни лица да се подпишат чрез имейл. След това тези хора могат лесно да подписват документи в целия ЕС, като използват голямо разнообразие от методи за подписване.
Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?
В Студентския съюз има различни нива на представителство и администрация. Това изисква ежедневно издаване на различни документи и одобряване на плащания. За тези случаи на употреба се изисква използването на квалифициран подпис или алтернативно физически подписи и техните оригинални документи. Това е наистина отнемащ много време процес. За да можем да инвестираме повече време в същинската си задача, а именно работата по представителството, решихме да дигитализираме и модернизираме нашите административни процеси и задачи. По тази причина свързахме sproof sign и с нашия вътрешен инструмент за управление на бюджета, за да може в бъдеще документите да бъдат цифрово подписани от 3-те необходими лица, без да се налага да ги разменяме по електронна поща и да ги изпращаме.
Кои критерии бяха решаващи за вас в търсенето на подходящия доставчик на електронни подписи?
Когато търсехме подходящия доставчик на електронни подписи, няколко критерия бяха решаващи за нас. Ключов аспект беше връзката с API, тъй като трябва да я изградим от система на трета страна. Освен това беше важно външните лица също да могат лесно да бъдат поканени да подпишат по електронна поща. Друг критерий беше удобството и модерността на софтуера, които трябваше да се отразят в интуитивен потребителски интерфейс. Доставчик, който съчетава всички тези изисквания в един достъпен софтуер, е голямо предимство за нас и мисля, че това е много голям плюс за sproof sign. Поради тези причини ние също решихме да работим със sproof.
За кои случаи на употреба се използва цифровият подпис?
Използваме цифровия подпис за различни приложения. От една страна, ги използваме за одобряване на плащания, което позволява бързо и сигурно оторизиране на финансови транзакции. От друга страна, ги използваме за вътрешни документи, за да оптимизираме работните процеси и да намалим административните усилия. Освен това използваме цифровия подпис за документи на студенти от Университета за приложни науки в Горна Австрия. Тези документи потвърждават, че студентите в Австрийския студентски съюз (ÖH) изпълняват определена функция. Цифровият подпис ни позволява да създаваме и изпращаме тези потвърждения по неусложнен и законосъобразен начин. Широкият спектър от приложения на цифровите подписи ни позволява да работим по-ефективно, като същевременно гарантираме сигурността на нашите документи.
Как работи интеграцията на облака?
Интеграцията на облака беше осъществена от партньор и премина гладко. Интеграцията на API работи добре и ни позволи безпроблемно да свържем съществуващите си системи с новото решение за подписване. Промяната на съответните процеси за служителите и въвеждането им в тези нови, модерни начини на работа обаче е процес, който изисква време.
На какви стандарти по отношение на сигурността на данните и съответствието трябва да отговаря едно софтуерно решение във вашата организация?
Ние, като Съюз на студентите от Горна Австрия, също се подчиняваме на обичайните разпоредби и закони. Поради това софтуерното решение, което използваме за цифрови подписи, трябва да отговаря на няколко стандарта по отношение на сигурността на данните и съответствието. От една страна, важно е решението за подписване да отговаря на Регламента на ЕС eIDAS, тъй като той определя правната рамка за електронните подписи в Европейския съюз. Освен това софтуерът трябва да отговаря на действащите национални закони и разпоредби, така че да сме правно защитени. Да не забравяме, че той трябва да е съвместим с GDPR. Нашето решение по принцип е проектирано така, че да гарантира, че всички лични данни и документи се обработват и съхраняват в съответствие със строгите изисквания на GDPR.
Какво особено ви харесва в знака sproof sign?
Това, което особено ми харесва в sproof sign, е ясното и модерно представяне на всички приложения, както и практичната функция за филтриране, която бързо идентифицира отворените документи за подписване. Разбира се, функцията за партиди също е полезна, тъй като дава възможност за ефективно добавяне на QES към голямо количество документи едновременно. Особено при обработката на до 400 документа тази функция е истинско облекчение в ежедневната работа.
Разбира се, функцията за партиди също е полезна, тъй като дава възможност за ефективно добавяне на QES към големи количества документи едновременно. Особено при обработка на до 400 документа тази функция е истинско облекчение в ежедневната работа.
Саша Бауер
Председател на Студентския съюз на Университета за приложни науки в Горна Австрия
Има ли някакви специални предимства на sproof sign, които са особено полезни във вашата индустрия?
sproof sign ни предлага значително предимство във възможността да поканим външни лица да се подпишат чрез имейл. След това тези хора могат лесно да подписват документи в целия ЕС, като използват голямо разнообразие от методи за подписване.
