HOGAST е кооператив за покупки, който освен с цялостното снабдяване със стоки се занимава и с електричество, горива, телефония и много други теми и винаги гарантира, че компаниите, които членуват в него, се радват на най-добрите условия и оптимизирани процеси, както и че могат да очакват значителни предимства във всички съответни области на покупките и услугите.

HOGAST е създадена преди повече от 45 години с основната идея за създаване на ценови предимства чрез междуфирмено обединяване на количества и освобождаване на отделните компании от рутинни задачи.

Днес HOGAST е най-голямата компания в областта на хотелиерството и ресторантьорството в Австрия, в която членуват повече от 3200 компании с оборот от 415 милиона евро. Дъщерното дружество в Мюнхен отговаря за обслужването на региона на Южна Германия. Освен това групата HOGAST включва и HOTEL GASTRO POOL за по-малки хотели и ресторанти, както и HANDOVER за обекти в социалния сектор.

Име на компанията: HOGAST

Кратко описание на проекта:
“… поради краткия работен ден и домашния офис неизбежно трябваше да преосмислим, защото без нова цифрова система вече нямаше да можем да подписваме договори, фактури и поръчки.”

Защо sproof sign:
“Това, което особено много ни харесва в sproof sign, е лесната му употреба. Не само че можете бързо да намерите качените документи, но благодарение на новата функция можете също така да посочите къде трябва да бъде подписан документът. В резултат на това просто забелязваме, че в sproof sign винаги се случва нещо, т.е. работи се по разширения и актуализации, което е супер важно за нас.

Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?

Сигмонд: “За нас като компания два аспекта бяха решаващи при избора на решение за цифров подпис. Единият от тях беше пандемията от корона, тъй като работата на кратък работен ден и домашният офис ни принудиха да преосмислим ситуацията, защото без нова цифрова система вече нямаше да можем да подписваме договори, фактури и поръчки.

Вторият аспект, който със сигурност е бил тема на обсъждане с ръководството от известно време, е, че ние като компания сме се фокусирали върху цифровизацията и устойчивостта едновременно.

След като се фокусирахме върху това, накрая дойде моментът, в който решихме да подписваме всичко цифрово и да се откажем от всички фактури и договори на хартия.”

За кои случаи на употреба се използва цифровият подпис?

Сигмонд: “По принцип ние сме връзката между нашите доставчици и клиенти или членове. Това обаче също така означава, че всички фактури и поръчки минават през HOGAST и след това ние трябва да ги подписваме и преподписваме в някои случаи. Веригата от подписи може да се разглежда като триъгълник между доставчик, член и HOGAST.

Пример, в който цифровият подпис се използва и помага напълно, е при въвеждането на нови доставчици. Има и договори, които трябва да бъдат подписани по някакъв начин. Преди да решим да използваме решение за електронен подпис, първо трябваше да изпратим всичко на хартиен носител по пощата и да чакаме.
Поради факта, че цялата компания всъщност се състои от четири компании, в това приложение партньорът по доставката трябва да се подпише веднъж, а HOGAST – четири пъти. Можеше да отнеме две до три седмици, докато всичко пристигне обратно при нас. С цифровото решение от sproof sign всичко става много по-бързо.

Но ние използваме електронния подпис и при приемането на доставките. Това е така, защото всички потвърждения на поръчки над 7500 евро трябва да бъдат подписани от нас, след като клиентът и доставчикът вече са се подписали. Това е въпрос на отговорност! HOGAST също така носи отговорност за своите клиенти, ако те са в несъстоятелност или фалит. Тогава ние плащаме фактурите за нашите членове, но само ако потвърждението на поръчката или поръчката са били контраподписани от нас преди това. Това е наистина важен аспект за нашите членове и доставчици”.

На какви стандарти по отношение на сигурността на данните и съответствието трябва да отговаря едно софтуерно решение във вашата компания?

Сигмонд: “Защитата на данните е актуална тема в момента и вече е просто основно изискване. Всичко трябва да бъде наред. За нас обаче беше важно и удобството за потребителя, софтуерът да е лесен за използване и да може да се пести време. “

“Ето защо с чиста съвест препоръчваме sproof на нашите 7000 клиенти.”

Питър Сигмонд
Старши мениджър “Стоки

Какво особено ви харесва в знака sproof sign?

Сигмонд: Това, което особено много ни харесва в sproof sign, е неговата лесна употреба. Не само че можете бързо да намерите качените документи, но благодарение на новата функция можете също така да посочите къде трябва да бъде подписан документът. В резултат на това просто забелязваме, че в sproof sign винаги се случва нещо, т.е. работи се по разширения и актуализации, което е супер важно за нас. Но дори и да възникне въпрос от наша страна относно електронните подписи или нова функция, винаги имаме чудесна и бърза поддръжка, към която да се обърнем.”

Има ли някакви специални предимства на sproof sign, които са особено полезни във вашата индустрия?

Сигмонд: В бъдеще бихме искали sproof sign да бъде вграден в системи на трети страни. Разбира се, отделно приложение също би било вълнуващо. В момента това все още е уеб базирана платформа, при която качването на големи количества данни може да отнеме известно време.

Хубавото на sproof sign обаче е, че благодарение на близките ни контакти вече знаем, че сме на точното място в sproof. Защото дори нещо да не пасва, ние работим по по-нататъшното развитие и интегрираме новите функции в софтуера. Ето защо с чиста съвест препоръчваме sproof на нашите 7000 клиенти.”