eMoveUs предлага решения за електрически и електромеханични системи за преобразуване на енергия в задвижването на ниво електронен хардуер, софтуер, електромагнетика и механика с цел осигуряване на ефективна и устойчива мобилност за всички. С интегрирането на sproof sign, компанията дигитализира и ускорява вътрешните процеси на договорите.
Име на компанията:
eMoveUs GmbH
Кратко описание на проекта:
Дигитализиране на обработката на договори и на вътрешните процеси на договорите с цел по-ефективно използване на ресурсите и увеличаване на скоростта на обработката.
Защо sproof sign:
“Забелязахме, че традиционният хартиен път, особено във времената на дистанционна работа, отнема много време и е склонен към грешки, особено при обработката на договори, споразумения с доставчици, споразумения за неразкриване на информация и вътрешни одобрения. Това водеше до забавяния и допълнителна административна тежест, поради което искахме да оптимизираме документооборота и да модернизираме бизнес процесите.”
Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?
Като малка, средно голяма стартираща компания в автомобилната индустрия бяхме изправени пред предизвикателството да направим вътрешните си процеси по-ефективни и да съкратим времето за обработка. Особено когато ставаше въпрос за обработване на договори, споразумения с доставчици, NDA и вътрешни одобрения, забелязахме, че традиционният хартиен път отнема време и е склонен към грешки, особено във времена на дистанционна работа. Това често водеше до забавяния, допълнителни разходи и увеличаване на административната работа, поради което искахме да оптимизираме документооборота и да модернизираме бизнес процесите.
Колко важна е цифровата трансформация за вашата компания? Как е била подписана преди?
Цифровата трансформация играе централна роля в нашата компания, тъй като тя ни дава възможност да реагираме по-ефективно и гъвкаво на предизвикателствата в автомобилната индустрия. За нас като стартиращо предприятие цифровизацията е решаващ лост за осигуряване на нашата конкурентоспособност и превръщане на бизнеса ни в устойчив на бъдещето. Чрез използването на цифрови технологии можем да оптимизираме процесите, да подобрим сътрудничеството както вътрешно, така и с външни партньори, като същевременно намалим разходите.
Преди да въведем цифровия подпис, всички подписи се полагаха по традиционния начин: договорите и важните документи се разпечатваха, подписваха се ръчно и след това се изпращаха по пощата, по куриер или по имейл, за да се съберат още подписи. Този процес отнемаше много време, беше неефективен и предразполагаше към закъснения, особено когато се изискваха множество подписи или трябваше да се обменят документи между различни места. Освен това хартиеният подход увеличаваше рисковете от грешки, загуби и непълни архиви.
Кои критерии бяха решаващи за вас в търсенето на подходящия доставчик на електронни подписи?
При избора на правилния доставчик на електронни подписи няколко критерия бяха решаващи за нас. Първоначално сигурността беше приоритет, тъй като електронният подпис се използва за важни договори и документи, които съдържат поверителна информация. Следователно доставчик с високи стандарти за сигурност, като например технологии за криптиране и спазване на разпоредбите за защита на данните, като например GDPR, беше задължителен.
Освен това лесното използване е от голямо значение. Доставчикът трябва да предлага интуитивна и лесна за използване платформа, така че служителите ни да могат да започнат работа веднага, без да се нуждаят от много обучение. Съвместимостта със съществуващите ни системи и безпроблемното интегриране в работните ни процеси също бяха важен фактор.
Не на последно място, цената и гъвкавостта на офертата също изиграха роля. Умишлено търсехме европейски доставчик, който предлага прозрачни структури на разходите и предоставя мащабируеми решения, които могат да растат заедно с нашата компания. Поддръжката и обслужването на клиентите също бяха важни критерии, за да сме сигурни, че ще получим бързо подкрепа в случай на въпроси или проблеми.
Забелязахме, че традиционният хартиен път отнема много време и е склонен към грешки, особено във времена на дистанционна работа, особено когато става дума за договори, споразумения с доставчици, споразумения за неразкриване на информация и вътрешни одобрения. Това често водеше до забавяния, допълнителни разходи и увеличаване на административната работа, поради което искахме да оптимизираме документооборота и да модернизираме бизнес процесите.
Кристофър Пизаро
Бизнес развитие и управление на проекти
За кои случаи на употреба се използва цифровият подпис?
Основната област на приложение е обработката на договори, особено за договори с доставчици и за услуги, договори за продажба, споразумения за неразкриване на информация и рамкови споразумения, които често изискват няколко подписа.
На какви стандарти по отношение на сигурността на данните и съответствието трябва да отговаря едно софтуерно решение във вашата компания?
В нашата компания едно софтуерно решение трябва да отговаря на строги стандарти по отношение на сигурността на данните и съответствието, за да се гарантира защитата на чувствителната информация. На първо място, това включва спазване на Общия регламент за защита на данните (GDPR), за да се гарантира, че личните данни се обработват сигурно и отговорно. Технологиите за криптиране, както за предаването, така и за съхранението на данни, са от съществено значение за предотвратяване на неоторизиран достъп. Също така даваме приоритет на многофакторното удостоверяване (MFA) и управлението на достъпа, за да гарантираме, че само упълномощени лица имат достъп до нашите системи и данни.
Какво особено ви харесва в знака sproof sign?
Това, което особено ни харесва в sproof sign, е комбинацията от висока сигурност и лесна употреба, както и интуитивният потребителски интерфейс, който позволява на нашите служители да използват платформата бързо и без много обучение. Интеграцията със съществуващите ни системи премина гладко, а гъвкавите възможности за персонализация на sproof sign се адаптират перфектно към нашите специфични изисквания и работни процеси.
