Opret og administrer kontakter
I denne vejledning viser vi dig, hvordan du tilføjer og administrerer kontakter. I sproof sign kan du oprette kontakter manuelt eller importere og eksportere dem som CSV-filer. Som planadministrator kan du også tilføje plankontakter, som er tilgængelige for hele dit team.
Opdateret den 02.12.2024
Referencer og relaterede links:
- Vejledning om oprettelse og administration af grupper
- Vejledning i at oprette og bruge workflows
- Vejledning i at tilføje og administrere teammedlemmer
- Vejledning om planstyring
Trin for trin-introduktion
Kontaktlisten
Kontakterne er opdelt i personlige kontakter og plankontakter. Dine personlige kontakter er dem, du selv tilføjer eller uploader, og som kun du kan se. Plan-kontakter administreres derimod af plan-administratoren og er synlige for alle plan-medlemmer. De kan ikke redigeres eller slettes af planens medlemmer.
- For at få adgang til dine kontakter skal du klikke på "Kontakter og workflows" i sidepanelet til venstre.
- Der vil du se flere faner: "Kontakter", "Grupper " og "Workflows". Plan-administratorer har også en fjerde fane "Plan-kontakter". Som planmedlem kan du se dine personlige kontakter og planens kontakter på en fælles liste under fanen "Kontakter". Plan-kontakter er markeret med et gruppeikon.
- Klik på ikonet med de tre prikker yderst til højre for en listepost for at slette eller redigere en kontakt eller for at få vist kontaktoplysningerne. Plan-kontakter kan kun redigeres eller slettes af administratorer.
- Klik på filterikonet** til højre for at vise og skjule yderligere kolonner (f.eks. oprettelsesdato, firma, adresse, ...) på kontaktlisten.
- Du kan søge efter eksisterende kontakter i søgefeltet øverst til højre.
- Klik på knappen "Administrer kontakter " til venstre for søgefeltet for at oprette en ny kontakt, importere en kontaktliste eller eksportere dine kontakter. Disse funktioner beskrives mere detaljeret nedenfor.
Administrer kontakter
Opret ny kontakt
Hvis du vil tilføje en ny kontakt til din kontaktliste, skal du vælge " Opret ny kontakt" under "Administrer kontakter". Et overlay åbnes.
- Indtast fornavn, efternavn og primær e-mailadresse på den person, du ønsker at gemme som kontakt. Disse tre felter er obligatoriske.
- Du kan eventuelt åbne fanen " Yderligere kontaktoplysninger" for at indtaste yderligere kontaktoplysninger som f.eks. firma, jobtitel eller adresse.
- Klik derefter på den grønne knap "Opret kontakt " for at gemme indtastningen. Kontakten bør nu vises på listen.
Import af kontakter
En hurtig måde at oprette alle dine kontakter på én gang i sproof sign er at importere dem som en CSV-fil. For at gøre dette skal du vælge "Importer kontakter som CSV" under "Administrer kontakter". Din filbrowser åbnes, og du kan nu vælge og uploade en forberedt CSV-fil. Du kan f.eks. oprette en CSV-fil ved hjælp af Microsoft Excel eller Google Spreadsheets.
Det er vigtigt, at kolonnerne i din tabel har samme navn som dem i sproof-databasen, så systemet genkender dem og kan tildele dem korrekt. Brug følgende kolonnenavne til din CSV-tabel:
- fornavn
- efternavn
- gade
- postnummer
- by
- land
- arbejdeTelefon
- virksomhed
- jobTitel
- afdeling
- primaryEmail
Kolonnerne "firstName", "lastName " og "primaryEmail" skal udfyldes (det er obligatoriske felter). De resterende kolonner er valgfrie. Følgende eksempel viser et eksempel på en CSV-tabel.
Eksportér kontakter
Du kan enten downloade en komplet liste over alle kontakter eller vælge enkelte kontakter, som du gerne vil downloade:
- Hvis du vil downloade en komplet liste over alle kontakter, skal du vælge "Eksporter kontakter som CSV" under "Administrer kontakter". Din kontaktliste vil blive downloadet som en CSV-fil og gemt lokalt på din enhed.
- For at downloade individuelle kontakter skal du vælge dem på kontaktlisten ved at markere afkrydsningsfeltet
- og klik derefter på knappen "Download" til højre.
