Afsendelse af mailfletninger
Mailfletning er en populær måde at sende et dokument/en kontrakt med samme layout til et stort antal modtagere på én gang. I denne vejledning vil vi gerne vise dig, hvordan du kan bruge sproof sign til at sende genererede formularbreve til de enkelte modtagere til underskrift.
Opdateret den 22.05.2024
Flettebreve kan oprettes ved hjælp af forskellige værktøjer. Det mest populære program til at lave flettebreve er Microsoft Word. Problemet har hidtil været, at man kan sende flettebreve med MS Word (eller andre værktøjer), men man kan ikke få underskrifter. Derfor har sproof sign implementeret en funktion, der gør det muligt at uploade flettebreve inklusive listen over modtagere og indhente deres underskrifter.
Vigtige funktioner:
- Upload formularbrev + liste over modtagere
- Mailfletning genkendes af sproof sign
- Modtagere genkendes af sproof sign
- Brevfletning opdeles i individuelle dokumenter
- Hver modtager modtager sit eget, separate dokument med en anmodning om at underskrive det
- Underskrevne dokumenter returneres automatisk til afsenderen
Postfletningsfunktionen fungerer både via sproof sign-brugergrænsefladen og via **API'**en. Den genererede mailmerge, inklusive markeringer, kan derefter uploades i applikationen eller som en del af en API-anmodning.
Begrænsninger:
- Det er IKKE meningen, at sproofs mailmerge-funktion skal kopiere eller erstatte en fuld mailmerge-funktion (f.eks. i Word).
Referencer og yderligere links:
- Vejledning i at indsamle underskrifter ( uden workflow)
- Vejledning i at indsamle underskrifter ( med work flow)
- Vejledning om dashboardet - dokumentvisningen
Trin for trin-vejledning
Start med at oprette din mailmerge med et passende værktøj. I denne vejledning bruger vi Microsoft Word. Her kan du se, hvordan du opretter en flettepost med Microsoft Word trin for trin. For at sproof senere kan læse kontaktpersonernes/underskrifternes position og opdele flettemailen korrekt, skal du sætte følgende markører, når du opretter flettemail-skabelonen:
- Markør for underskriftsposition: Tilføj følgende markør på den position, hvor underskriften senere skal placeres. Her er det vigtigt, at du bruger pladsholdere i stedet for rigtige kontaktdata (i dette eksempel FirstName, LastName og EmailAddress). Pladsholderne vil senere blive erstattet af kontaktdata fra din liste: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Markør i slutningen af skabelonen: Det er nødvendigt med en markør i slutningen af mailmerge-skabelonen, så sproof senere kan genkende de steder, hvor mailmergen skal opdeles. Hvis din skabelon f.eks. er tre sider lang, skal du indsætte markøren i slutningen af den sidste side: {sproof{slut}sproof}
Tip: Når du har placeret alle markørerne korrekt, skal du ændre tekstfarven til hvid, så de ikke vises i dokumentet senere, men sproof kan stadig læse dem. Eksporter derefter din mailmerge som en PDF.
Kender du allerede vores sproof sign-integration til MS Word? Find ud af mere om den her .
Når du har oprettet mailmergen og eksporteret den som PDF-fil, skal du uploade den til sproof sign direkte eller via API'en. sproof sign genkender automatisk dit dokument som en mailmerge. Du har nu følgende muligheder:
- Liste over gemte modtagere: Klik på knappen "Vis alle" for at få vist den komplette liste over modtagere. Forkerte poster i din kontaktliste er fremhævet med rødt. Ret om nødvendigt fejlen, og upload dokumentet igen.
- Som standard opdeler sproof sign mail merge i individuelle dokumenter, som sendes til de respektive modtagere. Alternativt kan du åbne flettemailen uden at opdele den. Den første mulighed forklares mere detaljeret nedenfor, før den alternative mulighed vises. I begge tilfælde skal du klikke på "Fortsæt" for at gå videre til næste trin.
Mulighed 1: Opdel mailmerge i individuelle dokumenter og send ud (standard)
Når sproof sign har opdelt din mailmerge i individuelle dokumenter, kan du foretage valgfrie indstillinger for din invitation i næste trin:
- Angiv en signaturtype for dokumentet.
- Indstil en automatisk påmindelsesdato og hyppigheden af påmindelserne.
- Indstil en forfaldsdato for dokumentet, så det ikke længere kan underskrives på et senere tidspunkt.
- Tilføj en personlig besked, som sendes sammen med invitationsmailen. Du kan også vælge mellem tidligere beskeder.
- Åbn fanen " Yderligere indstillinger " for at få flere muligheder for at konfigurere din invitation.
- Klik på "Send invitationer" for at sende hver modtager et individuelt dokument til underskrift.
Mulighed 2: Opdel ikke flettemailen i individuelle dokumenter og upload den
Hvis du har valgt ikke at opdele fletteposten i individuelle dokumenter, når du uploader den, vil den blive åbnet som et sammenhængende dokument i sproof sign. Gemte modtagere forbliver gemt. Du kan nu redigere dokumentet yderligere eller sende det direkte til de gemte kontakter:
- Fortsæt med at redigere: Mailfusionen åbnes i sin helhed. Du har nu mulighed for selv at underskrive dokumentet, justere formularfelter eller redigere modtagerne. Du kan ikke længere opdele dokumentet i individuelle dokumenter. Når du sender det, vil alle modtagere modtage hele dokumentet.
- Inviter alle: Send den komplette mailmerge til de gemte modtagere med et enkelt klik. Alle kontakter vil modtage hele dokumentet.
Når du har sendt flettemailen, bliver den gemt i dit dashboard som individuelle dokumenter (for mulighed 1) eller som et komplet dokument (for mulighed 2). Nu er det modtagernes tur til at underskrive dokumentet/dokumenterne. Læn dig tilbage og hold øje med udviklingen.
