Digitale Signatur - Banken und Finanzsektor · sproof

Wofür steht hobex als Unternehmen?

hobex ist ein führender Zahlungsdienstleister in der DACH-Region mit zusätzlicher Präsenz in Slowenien und Italien. Unser Kerngeschäft ist es, Unternehmen aus verschiedenen Branchen – insbesondere Handel, Gastronomie und Tourismus – dabei zu unterstützen, bargeldlose Zahlungen sicher und effizient abzuwickeln.

Wir ermöglichen Kartenzahlungen sowohl am Point-of-Sale als auch im E-Commerce und betreuen rund 44.000 Kunden. Dabei legen wir großen Wert auf exzellenten Kundenservice, hohe Flexibilität und individuelle Betreuung. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, sind moderne, leistungsfähige Tools wie sproof sign für die digitale Signatur ein zentraler Bestandteil unserer digitalen Infrastruktur.

Welche Rolle spielen Datenschutz, Compliance und Regulierung in Ihrem täglichen Geschäft und im digitalen Signaturprozess?

Als Zahlungsdienstleister unterliegt hobex der Aufsicht der österreichischen Finanzmarktaufsicht (FMA). Damit gelten für uns ähnliche regulatorische Anforderungen wie für klassische Banken – das betrifft insbesondere die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, IT-Sicherheit und umfassende Compliance-Prozesse.

Wir müssen jederzeit nachweisen können, dass unsere Prozesse rechtlich einwandfrei funktionieren und den aktuellen Vorgaben entsprechen. Gerade im Vertragswesen sind deshalb digitale, nachvollziehbare und auditierbare Prozesse essenziell. Eine Lösung wie sproof sign unterstützt uns dabei, diesen hohen Standards gerecht zu werden.

In welchen konkreten Anwendungsfällen setzen Sie die digitale Signatur aktuell ein?

Wir haben sproof sign vollständig in unser digitales Vertragsmanagement integriert. Sobald ein Vertrag finalisiert ist, kann der zuständige Vertragsverantwortliche direkt den Signaturprozess starten. Die Beteiligten werden automatisiert eingeladen, der aktuelle Status ist jederzeit ersichtlich – und nach erfolgter Unterzeichnung fließt das Dokument automatisch zurück ins System. Das alles funktioniert über eine API-Schnittstelle, die nahtlos in unsere bestehende IT-Landschaft eingebettet wurde. Der Prozess ist dadurch durchgängig, effizient und transparent.

Wie verlief die Einführung von sproof sign in Ihre bestehende IT Systemlandschaft?

Die technische Integration war reibungslos und innerhalb kurzer Zeit umgesetzt. Besonders hervorheben möchte ich den spürbaren Mehrwert: Der Signaturprozess ist durch sproof sign deutlich einfacher, schneller und sicherer geworden. Für uns war entscheidend, dass wir die Digitalisierung nicht isoliert denken, sondern in bestehende Workflows integrieren – genau das ermöglicht sproof mit seiner API-basierten Lösung.

Wie wurde die elektronische Signatur intern im Unternehmen eingeführt und angenommen? Gab es Schulungsmaßnahmen?

sproof sign wurde im Rahmen der Einführung unseres neuen Vertragsmanagementsystems direkt mit ausgerollt. Dadurch war es Teil eines größeren Veränderungsprozesses, in dem gezielte Schulungen stattfanden. Die Akzeptanz war von Anfang an hoch, insbesondere bei Kolleginnen und Kollegen, die regelmäßig mit Verträgen arbeiten. Sie schätzen die einfache Bedienung, die Transparenz im Prozess und die spürbare Zeitersparnis. Die digitale Signatur Lösung wird aktiv genutzt und sehr positiv bewertet.

Warum haben Sie sich bewusst für einen europäischen Anbieter von Software für elektronische Signaturen entschieden?

Unsere Kundinnen und Kunden sowie unsere Partnerunternehmen befinden sich großteils im europäischen Raum – mit Schwerpunkt auf Österreich, Deutschland und Italien. Entsprechend legen wir großen Wert darauf, auch im Bereich Datenschutz und IT-Infrastruktur auf europäische Anbieter zu setzen.

Wir bevorzugen Cloud-Lösungen mit Hosting in der EU und klarer DSGVO-Konformität. sproof erfüllt diese Anforderungen zu 100 %, zudem ist das Unternehmen selbst in Österreich ansässig – das passt hervorragend zu unserem eigenen Selbstverständnis als regional verankertes, aber international tätiges Unternehmen.

Wenn es eine europäische Lösung gibt, die technisch überzeugt und gleichzeitig unsere Werte in puncto Datenschutz teilt, ist das für uns die erste Wahl.

Warum nutzen Sie bei hobex die fortgeschrittene elektronische Signatur?

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet für uns den idealen Mix aus Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und rechtlicher Wirksamkeit. Sie lässt sich einfach einrichten, unkompliziert anwenden und wird auch von externen Partnern sehr gut angenommen.

Für Verträge im B2B-Umfeld erfüllt sie alle Anforderungen – sowohl im Hinblick auf die Rechtsgültigkeit als auch in Bezug auf Compliance. Gerade für einen regulierten Zahlungsdienstleister wie uns ist das ein entscheidender Faktor.

Warum haben Sie sich für eine API-Integration der elektronischen Signatur von sproof sign entschieden?

Für uns steht die durchgängige Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse im Vordergrund. Das bedeutet: keine Medienbrüche, keine Systemwechsel, kein manuelles Hin- und Herkopieren von Dokumenten.

Dank der API-Integration funktioniert der gesamte Signaturprozess direkt innerhalb unseres Vertragsmanagements. Ich starte die Signatur, das sproof-Fenster öffnet sich, ich unterzeichne – und sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Dokument automatisch zurückgespielt. So stellen wir sicher, dass unsere Prozesse nicht nur digital, sondern auch effizient und benutzerfreundlich sind.

Wie lief die Zusammenarbeit bei der technischen Integration der Signatur Software ab?

Die Implementierung erfolgte in enger Abstimmung zwischen unserem Vertragsmanagement-Anbieter und dem Team von sproof. Die Zusammenarbeit war durchgehend professionell und lösungsorientiert. Auch bei individuellen Anforderungen oder Support-Anfragen war sproof jederzeit schnell erreichbar und sehr hilfsbereit.

Aus unserer Sicht war es ein rundum gelungenes Projekt – sowohl technisch als auch organisatorisch.