Levélsűrítések küldése
A levelek összevonása egy népszerű módja annak, hogy egy dokumentumot/szerződést azonos elrendezésben, egy menetben küldjünk el nagyszámú címzettnek. Ebben a bemutatóban azt szeretnénk bemutatni, hogyan használhatja a sproof sign-t, hogy a generált formanyomtatványleveleket elküldje az egyes címzetteknek aláírásra.
Frissítve 22.05.2024
Az egyesített levelek különböző eszközökkel hozhatók létre. A legnépszerűbb program az egyesített levelek létrehozására a Microsoft Word. Eddig az volt a probléma, hogy az MS Worddel (vagy más eszközökkel) el lehet küldeni az egyesített leveleket, de aláírást nem lehet szerezni. Ezért a sproof sign bevezetett egy olyan funkciót, amellyel az egyesített leveleket a címzettek listájával együtt fel lehet tölteni, és az aláírásokat is be lehet szerezni.
Főbb jellemzők:
- Formanyomtatványlevél feltöltése + címzettek listája
- A sproof sign felismeri az egyesített leveleket.
- A címzetteket a sproof sign felismeri.
- Az egyesített levelek egyesített dokumentumokra bontása
- Minden címzett saját, különálló dokumentumot kap egy aláírásra való felszólítással.
- Az aláírt dokumentumok automatikusan visszakerülnek a feladóhoz.
A levélegyesítés funkció a sproof sign felhasználói felületén és az API-n keresztül is működik. A generált levelek összevonása, beleértve a jelöléseket is, feltölthető az alkalmazásban vagy egy API-kérelem részeként.
Korlátozások:
- A sproof levelek egyesítése funkció NEM arra szolgál, hogy másoljon vagy helyettesítsen egy teljes levelek egyesítése funkciót (pl. a Wordben).
Hivatkozások és további linkek:
- Oktatóanyag az aláírásgyűjtéshez (munkafolyamat nélkül)
- Oktatóanyag az aláírások gyűjtéséről (munkafolyamatokkal)
- A műszerfal bemutatása - a dokumentum nézet
Lépésről lépésre útmutató
Kezdje az egyesített levelek létrehozásával egy megfelelő eszközzel. Ebben a bemutatóban a Microsoft Word programot fogjuk használni. Itt lépésről lépésre megtudhatja, hogyan hozhat létre levelezési összevonást a Microsoft Word segítségével . Annak érdekében, hogy a sproof később be tudja olvasni a kontaktok/aláírások pozícióit, és helyesen tudja felosztani az egyesített levelet, az egyesített levélsablon létrehozásakor a következő jelöléseket kell beállítania:
- Az aláírás pozíciójának jelölője: Adja hozzá a következő jelölőt ahhoz a pozícióhoz, ahol az aláírás később elhelyezésre kerül. Itt fontos, hogy valódi kapcsolattartói adatok helyett helyőrzőket használjon (ebben a példában a FirstName, LastName és EmailAddress). A helyőrzőket később a listából származó kapcsolattartói adatok fogják helyettesíteni: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Jelölő a sablon végén: Az összevonási sablon végén egy jelölőre van szükség, hogy a sproof később felismerje azokat a helyeket, ahol az összevonást fel kell osztani. Ha például a sablon három oldalas, a jelölőt az utolsó oldal végére kell beilleszteni: {sproof{vég}sproof}
Tipp: Ha minden jelölőt helyesen helyezett el, változtassa a szöveg színét fehérre, hogy később ne jelenjenek meg a dokumentumban, de a sproof mégis el tudja olvasni őket. Ezután exportálja az összevont levelezést PDF formátumban.
Ismeri már a sproof sign integrációnkat MS Wordhöz? Tudjon meg róla többet itt .
Miután létrehozta az egyesített levelet és PDF-fájlként exportálta, töltse fel a sproof sign rendszerbe közvetlenül vagy az API-n keresztül.A sproof sign automatikusan felismeri a dokumentumot, mint egyesített levelet. Mostantól a következő lehetőségek állnak rendelkezésére:
- A tárolt címzettek listája: Kattintson az "Összes megjelenítése" gombra a címzettek teljes listájának megjelenítéséhez. A névjegyzékben szereplő hibás bejegyzések piros színnel vannak kiemelve. Szükség esetén javítsa ki a hibát, és töltse fel újra a dokumentumot.
- Alapértelmezés szerint a sproof sign az egyesített levelet különálló dokumentumokra bontja, amelyeket a rendszer elküld a megfelelő címzetteknek. Alternatív megoldásként az egyesített levelet felosztás nélkül is megnyithatja. Az első lehetőséget az alábbiakban részletesebben ismertetjük, mielőtt az alternatív lehetőséget bemutatnánk. Mindkét esetben kattintson a "Folytatás" gombra a következő lépéshez.
1. lehetőség: Egyesített levelek egyesített dokumentumokra bontása és elküldése (standard)
Miután a sproof sign egyesített levelét egyes dokumentumokra osztotta, a következő lépésben elvégezheti a meghívó opcionális beállításait:
- Adja meg az aláírás típusát a dokumentumhoz.
- Állítson be egy automatikus emlékeztető dátumot és az emlékeztetők gyakoriságát.
- Állítson be egy esedékességi dátumot a dokumentumhoz, hogy később már ne lehessen aláírni.
- Adjon hozzá egy személyes üzenetet, amelyet a meghívó e-mailben küld el. A korábbi üzenetek közül is választhat.
- Nyissa meg a "További beállítások " lapot a meghívó további beállítási lehetőségeiért.
- Kattintson a "Meghívók küldése" gombra, hogy minden egyes címzettnek egyedi dokumentumot küldjön aláírásra.
2. lehetőség: Ne ossza fel az összevont levelet különálló dokumentumokra, és ne töltse fel.
Ha a feltöltéskor azt választotta, hogy az egyesített levelet ne ossza fel különálló dokumentumokra, akkor az egybefüggő dokumentumként fog megnyílni a sproof signban. A tárolt címzettek elmentve maradnak. Most tovább szerkesztheti a dokumentumot, vagy közvetlenül elküldheti a tárolt kapcsolattartóknak:
- Szerkesztés folytatása: Az egyesített levélcsomag teljes egészében megnyílik. Most lehetősége van a dokumentum saját kezű aláírására, az űrlapmezők módosítására vagy a címzettek szerkesztésére. A dokumentumot már nem oszthatja fel különálló dokumentumokra. Amikor elküldi, minden címzett a teljes dokumentumot kapja meg.
- Mindenkit meghívhat: Egyetlen kattintással elküldheti a teljes összevont levelet a tárolt címzetteknek. Minden kapcsolat megkapja a teljes dokumentumot.
Miután elküldte az összevont levelet, az elmentésre kerül a műszerfalon, egyedi dokumentumként (az 1. lehetőségnél) vagy teljes dokumentumként (a 2. lehetőségnél). Most a címzetteken a sor, hogy aláírják a dokumentum(ok)at. Dőljön hátra, és figyelje a folyamatot.
