Крайно време е! Време е да адаптирате бизнес процесите, за да работят по-ефективно и по-сигурно. В света на бизнеса за това спомагат непрекъснато усъвършенстващите се цифрови работни процеси. Съществуват все повече платформи и решения, които осигуряват средство за защита на абсолютно стандартни процеси до нишови специални приложения. Един от тези стандартни процеси, който може да бъде значително подобрен благодарение на цифровите решения, е събирането на подписи.

В тази статия обясняваме какво представлява цифровият “работен процес на подписване” и как можете да помогнете на себе си, на компанията си или на мрежата си, ако разчитате на значима цифровизация за този случай на употреба.

Аналогов и цифров: Как се събират подписи?

Разбира се, има и “старомоден” вариант: подписване с химикалка върху хартия. Погледнато изолирано, това също не струва много – особено ако самият вие сте лицето, което се подписва – и понякога изглежда по-“шик” или дори по-официално. Особено в комбинация с физическа среща. Ръкописният подпис така или иначе е правно валиден.

Вторият поглед разкрива “опашката на плъха”: много сложен, трудоемък и ресурсоемък процес (отпечатване, сканиране, подпечатване, изпращане, изчакване на връщане и т.н.). Това също така означава: прекъсвания на носителите, които размиват доказателствената стойност, трудоемко архивиране и, не на последно място, получаването или чакането на готов за подписване и върнат договор отнема много време.

Добре познатата вече алтернатива: цифровият или електронният подпис
Технически погледнато, това е криптографски метод, основан на асиметрични алгоритми за криптиране. Това дава възможност да се провери автентичността на документа и самоличността на подписалия го.

Това, което е технически сложно и изключително сигурно във фонов режим, е скрито на преден план чрез лесен за използване потребителски интерфейс. В крайна сметка правно валидното цифрово подписване е толкова лесно, колкото и извършването на онлайн превод.

По принцип има различни начини за цифрово подписване: прост, усъвършенстван и квалифициран. Въпреки повърхностно еднаквия вид на цифровите подписи върху крайния документ, статутът на всеки вид цифров подпис и неговият задължителен характер са различни.”

Д-р Фабиан Книрш (главен изпълнителен директор и съосновател, sproof GmbH)

В случай на обикновен електронен подпис или подпис не е възможно да се открие манипулация.

Накратко, само подпис, който може да бъде проверен от публично одобрена услуга за проверка, може да бъде класифициран като законосъобразен. Платформи като sproof sign са специализирани в създаването на подписи по най-висок стандарт, както и в интегрираната проверка на всеки документ.

Без граници, прост, цифров. Получаване на подписи с платформа за електронен подпис (в корпоративен контекст).

Платформите за подписване позволяват в по-голяма или по-малка степен да се картографират процесите на цифрово подписване, известни също като работни потоци за подписване. Значението е особено важно при получаването на подписи. sproof sign е 100% специализирана в издаването и получаването на подписи и убеждава с посочените работни процеси.

Но какво представлява работният процес в контекста на подписването на документи?

Като цяло работният процес се счита за структурирана последователност от работни стъпки за постигане на конкретна цел или резултат. Отделните работни стъпки, тяхната последователност, отговорности и зависимости се определят с цел ефикасно и ефективно извършване на работата.

Същото се отнася и за събирането на подписи. Добрият инструмент за електронен подпис дава възможност да се набележат всички възможни процеси на одобрение, за да се спестят време и човешки ресурси. Всичко това се извършва при гарантирано спазване на най-високите стандарти за сигурност и съответствие в компаниите.

Силата на работния процес: Получаване на външни цифрови подписи само в 5 стъпки

Добавяне на бизнес контакти

Естествено! Ако искам да издам документ за подпис, първата стъпка е да науча данните за контакт. В повечето случаи исканията за подпис се обработват чрез имейл адреса, тъй като имейл адресът вече е добра основа за удостоверяване на другото лице. В случай на усъвършенствани електронни подписи (УЕП) доказването на самоличността е пряко свързано с личния имейл адрес. В съответствие с това другото лице издава електронен подпис със същия имейл адрес, който е използван за искането за подпис.

Едно от предимствата на платформата за електронен подпис е лесното управление на данните за контакт още в началото на искането за подпис. По правило често използваните контакти се предлагат автоматично по време на процесите на събиране и всички данни за контакт се въвеждат автоматично в опростена система за управление на контактите, където могат да се преглеждат и редактират.

Определяне на стандарт за подпис

Както вече беше подробно описано, стандартът за подписване е от съществено значение по отношение на желаната доказателствена стойност на искания подпис. Важно е да се знае, че можете да определите стандарта за подпис за подписващия контрагент, но не е задължително. Ако например договорът е с голямо формално значение, може да се изисква квалифициран електронен подпис или други видове подписи да бъдат технически изключени. Ако другото лице няма възможност да се подпише по квалифициран начин, инструментът за електронен подпис автоматично ще ви преведе през процеса на идентификация

Определяне на последователности и роли

Съществуват различни случаи на употреба, при които искате да избегнете едновременното получаване на документ за подпис от няколко контакта. Един от случаите на употреба може да бъде, че ръководството трябва да подпише след представители на два други отдела и накрая секретариатът получава документа за преглед или за окончателно изтегляне.

Определяне на позицията на подписа

Една от най-важните функции на всяка платформа за подписи е “Дефиниране на символи за подписи”. Можете да посочите точно от коя страна, кой къде трябва да се подпише. С помощта на sproof sign може да се регулира и размерът на картата за подпис.

Задайте краен срок за подписване и изпращайте напомняния

В последната стъпка от работния процес най-всеобхватните решения за подписване “всичко в едно” ви позволяват да зададете краен срок, да напишете приятелски (до конкретен) текст на поканата и, най-важното, автоматично да напомните на получателя за този краен срок. По този начин процентът на успеваемост за своевременно получаване на подписания документ се увеличава значително. Да не говорим, че този работен процес така или иначе значително минимизира “времето за вземане на решение”.

(По избор:) Проверете получените подписи директно в sproof sign

Както беше споменато, важно е да се създаде разбиране, че квалифицираният и усъвършенстван електронен подпис гарантира най-високо ниво на сигурност, тъй като валидността му може да бъде потвърдена много лесно. Пряко интегрираният механизъм за проверка – какъвто е наличен в sproof sign – дава възможност за пълна проследимост и сигурност на важни процеси на одобрение.

Цифровият подпис от гледна точка на поканения

От съществено значение за лицето, което отправя поканата, е всички подписи да бъдат върнати навреме. От решаващо значение е ниският праг за влизане в платформата за подписване. sproof sign оптимизира този процес:

• Както е описано, лицето, което отправя поканата, изпраща документа за подпис по електронна поща.
  
• Поканеното лице получава имейла, кликва върху връзката и може да подпише документа директно, без да се регистрира (!).
  
• Ако се изисква квалифициран подпис, а поканеният все още няма съществуваща идентификация на QES (способност за квалифициран подпис), поканеният ще премине директно през процеса на идентификация след регистрацията.
  
• За поканения никога (!) няма разходи.
  
• Ако вече сте потребител на sproof sign, можете, разбира се, да съхраните документа или, ако желаете, да го препратите за друг подпис, да го поставите в стека, да делегирате заявки за подпис и т.н.

Искате да започнете? Регистрирайте се сега безплатно и получете първия си подпис

Можете да го намерите само на sproof sign. Постарахме се да дадем на нашите потребители възможно най-лесния старт в света на цифровите подписи. С безплатен личен акаунт можете да започнете да използвате платформата веднага и сами да създадете първите си цифрови подписи или да ги получите без бариери в цяла Европа.