Цифрово подписване на мандати на SEPA

Най-важните факти накратко

• Правна сигурност: цифровите мандати на SEPA са напълно правно валидни в съответствие с Регламента eIDAS (FES или QES).
  
• Без повече писане: цифров трансфер на данни вместо ръчно въвеждане на нечетливи сканирания
  
• Бързина: Събирането и подписването отнема по-малко от 2 минути с sproof Fastlane
  
• Хибридна сила: sproof Fastlane преодолява пропастта между хартията и цифровите технологии – чрез просто сканиране на QR код върху физически документи
  
• Най-добра практика: Научете как доставчикът на енергийни и инфраструктурни услуги Salzburg AG е оптимизирал обслужването на клиентите си чрез тази цифрова трансформация

Защо конвенционалните процеси на SEPA забавят бизнеса ви?

Ръчното събиране на разрешения за директен дебит е огромна загуба на време и реликва от аналоговия свят. Традиционният процес – разпечатване, изпращане по пощата, подписване на ръка, сканиране и връщане по имейл – е не само досаден за клиентите ви, но и води до огромни режийни разходи в администрацията ви:

• Източник на грешка при прехвърляне на данни: IBAN, името и референцията на мандата трябва да се прехвърлят ръчно от (често нечетливи) сканирани документи в ERP или счетоводната система. Това е свързано с грешки и разходи.
  
  
• Високи нива на анулиране: Всяко прекъсване на медията – като например отиването до принтера или до пощенската кутия – е пречка, която кара клиентите да се откажат от процеса.
  
  
• Бюрократично претоварване: нечетливият почерк води до времеемки корекции и забавя процеса на плащане, което пряко натоварва ликвидността ви и ангажира ценни административни ресурси, които биха могли да се използват за по-продуктивни задачи.

Цифрови мандати на SEPA за модерни платежни процеси

Преминаването към частично или изцяло цифров процес предлага много повече предимства, отколкото просто премахването на хартията. Положителните ефекти се разпростират върху цялата верига на стойността.

Положителните ефекти оптимизират цялата ви администрация:

• Значително по-кратко време за обработка: Мандатите се финализират за минути вместо за дни.

• Намаляване на грешките чрез проверено въвеждане на данни: Тъй като клиентите въвеждат данните си цифрово в предварително определени полета на формуляра, при въвеждането им не се допускат грешки при предаването. Помощните средства за валидиране гарантират, че в системата ви влизат само пълни и правилно форматирани мандати.

• По-висока степен на завършване (конверсия): Колкото по-опростен е процесът на подписване, толкова по-нисък е процентът на анулиране.

• Значително намаляване на разходите: спестявате от пощенски разходи, разходи за отпечатване и архивиране, както и от ценно работно време за ръчно въвеждане на данни.

• Централизирано и надеждно за одит управление: Всички мандати се архивират в цифров вид, могат да бъдат намерени веднага и са документирани по законосъобразен начин благодарение на безпроблемна одитна пътека.

• Модерно преживяване за клиентите: Предлагате на клиентите си съвременни, удобни за ползване услуги без прекъсване на медийното съдържание.

Особена гъвкавост: този цифров процес може да се използва и в хибридна форма

Как се издава дигитален мандат за директен дебит в SEPA?

Ако използвате решение за цифров подпис, като например sproof, можете да автоматизирате целия процес на издаване на пълномощно с помощта на шаблон и да предложите на клиентите си хибридно решение.

При създаването на пълномощно за директен дебит в SEPA в документа трябва да бъде включена определена задължителна информация. Тя включва:

• Име на длъжника ( титуляр на сметката:в)
• Адрес на длъжник
• IBAN на длъжника
• Име на получателя на плащането ( кредитора)
• Идентификационен номер на кредитора ( ИД на кредитора)
• Референция за мандат ( уникална идентификация на мандата)
• Вид мандат ( еднократен директен дебит или периодичен директен дебит)
• Позоваване на правото на възстановяване на разходите ( напр. “Мога в рамките на 8 седмици…”)
• Дата на мандата
• Подпис на длъжник

Без тази информация мандатът може да не бъде обработен от банките.

sproof Fastlane позволява безпроблемното интегриране на тези процеси във вашия корпоративен дизайн. След подписването данните се прехвърлят директно в цифров вид, което прави ръчното въвеждане напълно излишно.

Принципът е прост:

1. Подгответе се: Подготвяте договор или формуляр в sproof sign и поставяте QR код върху документа.
   
2. Изпращане: Документът ще бъде изпратен на вашите клиенти чрез обичайната пощенска услуга.
   
3. Подпишете се цифрово: Клиентът сканира QR кода със смартфона си. Процесът на подписване започва веднага – без да е необходимо да се регистрира или влиза в системата.
   
4. Финализиране: Само с няколко кликвания договорът се подписва юридически и се връща сигурно във вашата компания.

Правното основание: валидно ли е?

Да, цифровият мандат за директен дебит в SEPA подлежи на Регламента eIDAS в ЕС. Въпреки че текстовата форма е достатъчна за много мандати, банките често изискват писмена форма, за да минимизират риска. Квалифицираният електронен подпис (QES) е 100% еквивалентен на саморъчния подпис и предлага най-висока доказателствена стойност в съда. На практика усъвършенстваният електронен подпис (УЕП) се е утвърдил като ефикасно междинно звено за стандартни платежни операции. Правната сигурност и бързината не са взаимно изключващи се неща.

Най-добра практика: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Често задавани въпроси по темата

1. Какво представлява пълномощното за директен дебит в SEPA?
   Мандатът за директен дебит в SEPA е юридическо разрешение, дадено от клиент на дружество да събира дължими суми директно от банковата му сметка. То служи и като инструкция към банката да извърши плащането.
   
2. Правно валиден ли е електронният мандат на SEPA?
   Да, електронният мандат на SEPA е напълно ефективен от правна гледна точка, стига да е в съответствие със стандартите на eIDAS. Благодарение на цифровите подписи (FES или QES) и протокола за проверка, защитен от фалшифициране, самоличността на подписващия се доказва дори по-лесно, отколкото на хартия. Банките приемат повсеместно тези електронни изисквания, тъй като те отговарят на изискванията на Европейския съвет по плащанията.
   
3. Приемат ли банките цифрови мандати?
   Да, при условие че стандартът за подписване (FES или QES) доказва по безспорен начин автентичността на подписващото лице.
   
4. Трябва ли клиентът да създаде акаунт в sproof за подписването?
   Не. Клиентите ви могат да подпишат мандата директно чрез връзката, която получават, или след сканиране на QR кода. Не се изисква регистрация или създаване на акаунт в sproof, което поддържа изключително нисък процент на откази.
   
5. Какво се случва с документа след подписването му?
   Веднага след като всички страни подпишат, вие и вашите клиенти автоматично получавате подписания документ в PDF формат по имейл. Данните могат да бъдат прехвърлени и директно към водещата ви система (напр. ERP или счетоводна) чрез интерфейс.
   
6. Архивира ли се цифровият мандат по начин, който позволява проверка?
   Да, всеки документ, подписан чрез sproof, съдържа одитна следа, защитена от фалшифициране. Заедно с цифровия сертификат това отговаря на всички изисквания за архивиране с доказан одит и осигурява безпроблемна верига от доказателства.
   
7. Могат ли корпоративните клиенти (B2B) също да се подписват?
   Да, абсолютно. sproof Fastlane е идеален за B2B процеси. Дори упълномощени представители или упълномощени лица на дружества могат да подписват дигитално бизнес мандати на SEPA по правно сигурен начин – ако желаете, също и с QES, който е правно равностоен на саморъчен подпис.

Допълнителни случаи на употреба: Поставете Fastlane там, където случаите на употреба го изискват →