Energie AG Oberösterreich е водеща група в областта на енергетиката и услугите, която от 1892 г. насам играе ключова роля в оформянето на регионалните енергийни доставки. С широкото си портфолио от електроенергия, газ, топлоенергия, вода, както и услуги за обезвреждане на отпадъци и ИКТ, компанията е символ на качество и надеждност за клиентите, доставчиците, служителите и обществеността. Чрез широка мрежа и собствени електроцентрали Energie AG осигурява устойчиво и надеждно електроснабдяване за повече от 450 000 клиенти. Като партньор на повече от 1000 общини, тя е активна и в областта на водоснабдяването. Всичко това винаги при най-високи екологични стандарти.

Име на компанията: Energie AG Oberösterreich

Кратко описание на проекта:
Внедряване на решение за цифров подпис в подкрепа на ефективни и гъвкави бизнес процеси и спазване на изискванията за защита на данните.

Защо sproof sign:
“Вече разполагаме с няколко различни вътрешни решения, което ни научи кои функции са най-важни за нас и кои не могат да ни осигурят необходимата гъвкавост. Затова при оценката на потенциалните доставчици определихме конкретни изисквания (…) sproof sign успя да ни ги предостави.”

Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?

Бъргър: “Решихме да приложим решение за цифров подпис, за да отговорим на две основни предизвикателства. Първо, забелязахме, че често се сблъскваме с прекъсване на медиите в процесите ни с крайните клиенти. Голяма част от информацията се подаваше на хартиен носител, което водеше до отнемащи време ръчни процеси на улавяне, архивиране и по-нататъшна обработка. Това медийно прекъсване забавяше значително процесите ни. Чрез цифровизацията на тези процеси и въвеждането на цифровия подпис успяхме да премахнем това затруднение и да повишим ефективността.

Освен това пандемията COVID-19 ни принуди да адаптираме вътрешните си процеси. Традиционният метод на физическо подписване на документи вече не беше практичен поради ограниченията за пътуване и работата от дома. Необходимостта от внедряване на цифрово решение стана очевидна, за да се поддържат бизнес операциите. В този контекст търсехме решение, което да ни осигури необходимата гъвкавост.”

За кои случаи на употреба се използва цифровият подпис?

Бургер: “Използваме цифровия подпис за различни приложения. От една страна, го използваме при контакт с клиенти, например когато клиентът иска да сключи договор или трябва да потвърди предоставена услуга. Друг случай на употреба е вътрешната употреба, особено в ситуации като бързото прилагане на нови разпоредби, например наредбата за домашния офис. В такъв случай трябваше бързо да обработваме документи за 1500 служители, което не би било възможно с традиционните процеси на хартиен носител. За да се справим с този процес, използвахме вътрешни решения, които са интегрирани чрез специално разработено приложение. Беше приложен процес на освобождаване, при който документите първо се одобряваха от преките ръководители, преди да бъдат изпратени на служителите с предварително определени места за подпис.”

Защо избрахте европейско решение за подписване и каква е ролята на GDPR?

Бъргър: “Ние работим като доставчик на енергия с критична инфраструктура в силно регулирана област. Поверителността на личните данни е от изключителна важност за нас, тъй като постоянно работим с лични данни. Ето защо беше изключително важно да намерим доставчик в непосредствена близост, за предпочитане в Австрия или поне в Европа. Американски доставчик щеше да бъде свързан с твърде много несигурности и предизвикателства, тъй като не можем да поемаме никакви рискове. Ето защо нашата политика поставя ясен акцент върху европейските доставчици, за да гарантираме, че отговаряме на изискванията на GDPR и свеждаме до минимум рисковете за защита на данните.”

На какви стандарти по отношение на сигурността на данните и съответствието трябва да отговаря едно софтуерно решение във вашата компания?

Бъргър: “В допълнение към GDPR, други стандарти са от голямо значение за нас, като например ISO 271001. Това е особено важно за нас, тъй като ние самите сме сертифицирани и очакваме нашите доставчици да могат да покрият същия стандарт за безопасност като нас. Освен това провеждаме редовни одити на сигурността, за да гарантираме, че нашата инфраструктура е винаги защитена. Тези прегледи се провеждат ежегодно, за да се идентифицират и отстранят своевременно потенциалните уязвимости, преди да възникнат инциденти със сигурността, които могат да бъдат скъпоструващи.”

“Голяма част от информацията се подаваше на хартиен носител, което водеше до времеемки ръчни процеси […] Водещ. Това медийно прекъсване забави значително процесите ни. Чрез цифровизацията на тези процеси и въвеждането на цифровия подпис успяхме да премахнем това тясно място и да повишим ефективността.”

Д-р Франц Бургер
Консултант Управление на съдържанието и сътрудничество

Какъв е процесът на оценяване на решенията за цифров подпис в компания от вашия мащаб?

Бъргър: “Вече разполагаме с няколко различни вътрешни решения, което ни научи кои функции са най-важни за нас и кои не могат да ни осигурят необходимата гъвкавост. Затова при оценката на потенциалните доставчици определихме конкретни изисквания, включително възможността да преместваме мястото на подписа по желание и да регулираме мащаба, както и възможността потребителите да конфигурират гъвкаво ролята на подписа си. Не навсякъде открихме това. Също така поставихме акцент върху възможността за интегриране със съществуващите процеси, особено чрез REST API, за да осигурим безпроблемна интеграция в нашите работни процеси. “

Какво особено ви харесва в знака sproof sign?

Бургер: “След проучване сред нашите ключови потребители, които често използват продукта, особено положително беше подчертана точката на използваемост. Потребителският интерфейс е интуитивно проектиран, което опростява процеса на подписване за потребителите. Освен това той работи безпроблемно в движение, което се оценява много високо от нашите служители. Освен това те се нуждаеха от малко или никакво обучение, за да използват продукта. Това значително сведе до минимум усилията за обучение и беше голямо предимство за нас. Друг положителен аспект е възможността за свободно конфигуриране на печатите за подпис. Това ни позволява да покрием различни изисквания и да поддържаме индивидуални процеси. Други решения за подписване просто не успяваха да се справят с това предизвикателство”.

Имате ли идеи за бъдещи случаи на използване на sproof sign?

Бъргър: “ В момента сме във фазата на тестване на интеграцията със SAP за процеса на изготвяне на оферти. Тук се създават, одобряват и подписват оферти, преди да бъдат изпратени на клиента. Тази интеграция вече е създадена и ще бъде въведена постепенно от лятото. Нещо, което вероятно също би имало потенциал, е нашият вътрешен отдел за човешки ресурси. Имаме около 4500 служители, за които трябва да се грижим. Разбира се, всичко, което работи в цифров формат и се отказва от хартията, е огромен лост”.