Energie AG Oberösterreich е водеща група в областта на енергетиката и услугите, която от 1892 г. играе ключова роля в оформянето на регионалните енергийни доставки. С широкото си портфолио от електроенергия, газ, топлинна енергия, вода, изхвърляне на отпадъци и ИКТ услуги, компанията е символ на качество и надеждност за клиентите, доставчиците, служителите и обществеността. С обширна мрежа и собствени електроцентрали Energie AG гарантира устойчиви и надеждни доставки на електроенергия за повече от 450 000 клиенти. Като партньор на повече от 1000 общини, тя е активна и във водния сектор. Всичко това винаги се извършва в съответствие с най-високите екологични стандарти.
Наименование на фирмата: Energie AG Oberösterreich
Кратко описание на проекта:
Внедряване на решение за цифров подпис в подкрепа на ефективни и гъвкави бизнес процеси и изпълнение на изискванията за защита на данните.
Защо sprooof sign:
“Вече разполагаме с няколко различни вътрешни решения, което ни научи кои функции са особено важни за нас и кои не могат да ни предложат необходимата гъвкавост. Затова при оценката на потенциалните доставчици определихме конкретни изисквания (…) sproof sign успя да ни ги предостави.”
Как се стигна до решението за въвеждане на цифров подпис?
Бъргър: “Решихме да приложим решение за цифров подпис, за да се справим с две основни предизвикателства. Първо, осъзнахме, че често се сблъскваме с медийна прекъснатост в процесите ни с крайните клиенти. Голяма част от информацията се подаваше на хартиен носител, което водеше до отнемащи време ръчни процеси за записване, архивиране и по-нататъшна обработка. Това прекъсване на медията забавяше значително процесите ни. Чрез цифровизацията на тези процеси и въвеждането на цифрови подписи успяхме да премахнем това затруднение и да повишим ефективността.
Освен това пандемията COVID-19 ни принуди да адаптираме вътрешните си процеси. Традиционният метод на физическо подписване на документи вече не беше приложим поради ограниченията за пътуване и разпоредбите на домашния офис. Необходимостта от внедряване на цифрово решение стана очевидна, за да се запазят бизнес операциите. В този контекст търсехме решение, което да ни осигури необходимата гъвкавост.”
За кои приложения се използва цифровият подпис?
Бъргър: “Използваме цифрови подписи за различни приложения. От една страна, го използваме при контакт с клиенти, например когато клиентът иска да сключи договор или трябва да потвърди предоставена услуга. Друг случай на употреба е вътрешната употреба, особено в ситуации като бързото прилагане на нови разпоредби, например наредбата за домашния офис. В един такъв случай трябваше бързо да обработим документи за 1500 служители, което не би било възможно с конвенционални процеси на хартиен носител. За да се справим с този процес, използвахме вътрешни решения, които са интегрирани чрез специално разработено приложение. Беше реализиран процес на одобрение, при който документите първо се одобряваха от преките ръководители, преди да бъдат изпратени на служителите, като се използваха предварително зададените места за подпис.”
Защо решихте да изберете решение за европейски подпис и каква е ролята на GDPR?
Бъргър: “Като доставчик на енергия с критична инфраструктура, ние работим в силно регулирана област. Защитата на данните е от изключителна важност за нас, тъй като постоянно работим с лични данни. Ето защо беше от решаващо значение да намерим доставчик в местния район, за предпочитане в Австрия или поне в Европа. Американски доставчик щеше да бъде свързан с твърде много несигурности и предизвикателства, а ние не можем да поемаме никакви рискове. Ето защо нашата политика поставя ясен акцент върху европейските доставчици, за да гарантираме, че отговаряме на изискванията на GDPR и свеждаме до минимум рисковете за защита на данните.”
На какви стандарти за сигурност на данните и съответствие трябва да отговаря едно софтуерно решение във вашата компания?
Бъргър: “В допълнение към GDPR, други стандарти са от голямо значение за нас, като например ISO 271001, който е особено важен за нас, тъй като ние самите сме сертифицирани и очакваме нашите доставчици да могат да изпълняват същите стандарти за сигурност като нас. Освен това извършваме редовни одити на сигурността, за да гарантираме, че нашата инфраструктура е винаги защитена. Тези одити се провеждат ежегодно, за да се идентифицират своевременно потенциалните уязвимости и да се отстранят преди възникването на инциденти със сигурността, които могат да бъдат много скъпи.”
“Голяма част от информацията се подаваше на хартиен носител, което водеше до времеемки ръчни процеси […]. Това медийно прекъсване забави значително процесите ни. Чрез цифровизацията на тези процеси и въвеждането на цифрови подписи успяхме да премахнем това тясно място и да повишим ефективността.”
Д-р Франц Бургер
Консултант Управление на съдържанието и сътрудничество
Как е организиран процесът на оценка на решенията за цифров подпис в компания от вашия мащаб?
Бъргър: “Вече разполагаме с няколко различни вътрешни решения, което ни научи кои функции са особено важни за нас и кои не могат да ни предложат необходимата гъвкавост. Ето защо при оценката на потенциалните доставчици определихме конкретни изисквания, включително възможността да преместваме мястото на подписа според нуждите и да регулираме мащаба, както и възможността потребителите да конфигурират гъвкаво ролята на подписа си. Не навсякъде открихме това. Също така дадохме приоритет на възможността за интегриране в съществуващите процеси, особено чрез REST API, за да осигурим безпроблемна интеграция в нашите работни процеси. “
Какво особено ви харесва в знака sproof sign?
Бъргър: “След проучване сред нашите ключови потребители, които често използват продукта, аспектът на ползваемост беше подчертан особено положително. Потребителският интерфейс е интуитивно проектиран, което опростява процеса на подписване за потребителите. Той работи безпроблемно и на мобилни устройства, което се оценява високо от нашите служители. Освен това те се нуждаеха от малко или никакво обучение, за да използват продукта. Това значително намали усилията за обучение и беше голямо предимство за нас. Друг положителен аспект е възможността за свободно конфигуриране на печатите за подпис. Това ни позволява да покрием различни изисквания и да поддържаме индивидуални процеси. Други решения за подписване просто не успяха да се справят с това предизвикателство.”
Има ли вече идеи за бъдещи приложения на sproof sign?
Бъргър: “ В момента сме във фазата на тестване на интеграцията със SAP за процеса на изготвяне на оферти. Тук се създават, одобряват и подписват оферти, преди да бъдат изпратени на клиента. Тази интеграция вече е създадена и ще бъде въведена постепенно от лятото. Нещо, което вероятно също би имало потенциал, е нашата вътрешна област на човешките ресурси. Имаме около 4500 служители, които трябва да бъдат обслужвани. Разбира се, всичко, което работи в цифров формат и се отдалечава от хартията, е огромен лост”.
