Οι κουραστικές διαδικασίες σύναψης συμβάσεων ανήκουν στο παρελθόν – αλλά πώς λειτουργεί η εύκολη και ασφαλής ηλεκτρονική υπογραφή συμβάσεων; Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να υπογράφετε συμβάσεις στο διαδίκτυο ή πώς να λαμβάνετε υπογραφές στο διαδίκτυο. Τι είναι σημαντικό, ποια είναι τα κριτήρια ποιότητας; Αλλά ένα “spoiler” εκ των προτέρων: Το απλό και το ασφαλές μπορούν να λειτουργήσουν, αλλά δεν χρειάζεται να λειτουργούν μαζί.
Η ηλεκτρονική υπογραφή ήρθε για να μείνει
Είναι θέμα συμπεριφοράς. Η υπογραφή ενός εγγράφου έχει ένα συγκεκριμένο αισθητικό στοιχείο. Σφραγίζετε μια απόφαση με κάτι πολύ προσωπικό: τη δική σας χειρόγραφη υπογραφή. Αυτή η υπογραφή συχνά προβάλλεται και τελειοποιείται με την πάροδο των ετών και στις περισσότερες περιπτώσεις παραμένει αμετάβλητη καθ’ όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής ζωής. Συχνά η αναλογική υπογραφή ενός εγγράφου συνδέεται με μια συνάντηση, υπάρχουν πολλά συμβαλλόμενα μέρη και συχνά έχει κάτι το κοινωνικό. Συναντιέστε, δίνετε τα χέρια, υπογράφετε ένα έγγραφο και στη συνέχεια το αποθηκεύετε σε ένα λιγότερο ή περισσότερο ασφαλές αρχείο. Τις περισσότερες φορές οι άνθρωποι είναι ικανοποιημένοι και παίρνουν και πάλι τον δρόμο τους.
Η άλλη πλευρά του νομίσματος είναι προφανής. Ανεξάρτητα από το αν θέλετε να χαρτογραφήσετε εσωτερικές διαδικασίες υπογραφής ή εξωτερικές. Απαιτείται πολύ υψηλό επίπεδο πόρων, το οποίο μπορεί να σπαταληθεί με τη βοήθεια της ψηφιακής υπογραφής.
Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων έχει ήδη φτάσει ακόμη και σε πολύ “παλιούς” κλάδους και επιχειρηματικούς τομείς. Στο ιδιωτικό πλαίσιο, η ηλεκτρονική υπογραφή συμβάσεων είναι ούτως ή άλλως ευρέως διαδεδομένη εδώ και αρκετό καιρό και υποστηρίζεται από κρατικούς παρόχους ηλεκτρονικής ταυτότητας σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες.
Σύμφωνα με τη μελέτη, η ενσωμάτωση λύσεων υπογραφής στο εταιρικό πλαίσιο προέρχεται πολύ συχνά από μεμονωμένες φωνές στην εταιρεία που έχουν από καιρό εξοικειωθεί με τα πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών υπογραφών στον ιδιωτικό τομέα. Πολλές κυβερνητικές διαδικτυακές υπηρεσίες επιτρέπουν στους πολίτες να υπογράφουν συμβάσεις ψηφιακά. Τελικά, αυτό σημαίνει ότι και οι επιχειρηματίες επιθυμούν τα οφέλη αυτών των λύσεων ηλεκτρονικής υπογραφής για την επεξεργασία συμβάσεων στις δικές τους εταιρείες.
Πώς λειτουργεί η ψηφιακή υπογραφή;
Υπάρχουν όλο και περισσότερα νέα, συχνά μικρά και δωρεάν εργαλεία υπογραφής freeware που κυκλοφορούν στο Διαδίκτυο και συχνά διατηρούν την εγγραφή και τη χρήση πολύ χαμηλού κατωφλίου. Λειτουργεί όπως τα μεγαλύτερα εργαλεία: Έχετε αποθηκεύσει ένα ψηφιακό έγγραφο τοπικά, το μεταφορτώνετε σε ένα εργαλείο περιήγησης στο διαδίκτυο και το υπογράφετε. Με ορισμένα εργαλεία, το έγγραφο μπορεί επίσης να μεταφορτωθεί για να αποσταλεί στη συνέχεια. Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν σύνθετες πλατφόρμες υπογραφής που συχνά ενσωματώνονται σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή σε ένα σύστημα CRM ή ERP. Αυτό καθιστά επίσης δυνατή την πολύ πιο σύνθετη υπογραφή από τρίτους ή την απομακρυσμένη υπογραφή. Αυτό σημαίνει ότι μπορώ επίσης να αποδεσμεύσω ένα αυτοσυνυπογεγραμμένο έγγραφο για υπογραφή, να ορίσω σύνθετες ακολουθίες υπογραφών και ροές εργασίας κ.λπ.
Ειδικά στο επαγγελματικό περιβάλλον, οι λύσεις που ειδικεύονται ειδικά στην ολοκληρωμένη υπογραφή εγγράφων PDF και επιτρέπουν τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας και, κυρίως, την πολύ απλή καθοδήγηση του χρήστη γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς. Η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων PDF μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού μπορεί βασικά να χωριστεί σε τρία βασικά στοιχεία.
Διαχείριση συμβάσεων
Όπως αναφέρθηκε, το χάσμα είναι μεγάλο εδώ. Το ελάχιστο κριτήριο για ένα διαδικτυακό εργαλείο είναι η δυνατότητα μεταφόρτωσης εγγράφων (στις περισσότερες εφαρμογές, τα αρχεία μετατρέπονται αυτόματα στο κοινό μορφότυπο PDF) και η εκ νέου μεταφόρτωσή τους μετά την υπογραφή ή η όσο το δυνατόν ασφαλέστερη αποθήκευσή τους. Τα ολοκληρωμένα εργαλεία επιτρέπουν επίσης την έξυπνη διαχείριση και επισκόπηση όλων των σημαντικών εγγράφων σε μια κεντρική τοποθεσία.
Η ψηφιακή υπογραφή εγγράφων
Το βασικό στοιχείο όλων των εργαλείων ηλεκτρονικής υπογραφής είναι η εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο σύμβασης. Η εφαρμογή μιας έγκυρης ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο PDF είναι μια τεχνική διαδικασία που πρέπει να διακρίνεται σαφώς από την απλή εισαγωγή μιας εικόνας χειρόγραφης υπογραφής χωρίς περαιτέρω τεχνικά μέτρα!
Μια έγκυρη ψηφιακή υπογραφή επιτρέπει ιδίως την ανίχνευση μεταγενέστερων αλλαγών στο έγγραφο. Αυτό δεν συμβαίνει με την απλή εισαγωγή εικόνων.
Τεχνικά, για μια ψηφιακή υπογραφή, το περιεχόμενο του εγγράφου συνδέεται σταθερά με την επισυναπτόμενη υπογραφή. Σε αυτή την περίπτωση, η οπτική εμφάνιση της υπογραφής στο έγγραφο είναι κυρίως πληροφοριακή και δεν έχει σημασία για την (τεχνική) εγκυρότητα. Η sproof sign, για παράδειγμα, υποστηρίζει την εισαγωγή εικόνων μιας υπογραφής ή της χειρόγραφης υπογραφής στην οθόνη, αλλά δημιουργεί επίσης μια πλήρη ψηφιακή υπογραφή στο παρασκήνιο.
Ένα άλλο στάδιο των ψηφιακών υπογραφών είναι οι αναγνωρισμένες ψηφιακές υπογραφές. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο υπογράφων επαληθεύεται από έναν πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης. Πρόκειται για οργανισμούς που πραγματοποιούν εκτεταμένη επαλήθευση της ταυτότητας ενός προσώπου ή ενός οργανισμού και συνδέουν την ταυτότητα με την υπογραφή κατά τη διάρκεια της ψηφιακής υπογραφής. Αυτό σημαίνει ότι οι αναγνωρισμένες ψηφιακές υπογραφές έχουν ειδικό νομικό καθεστώς που είναι ισοδύναμο με μια χειρόγραφη υπογραφή.
Διαχείριση υπογραφών & ροές εργασίας
Οι πλήρεις δυνατότητες των πλατφορμών υπογραφής είναι εμφανείς όταν πρόκειται για την αποστολή ασφαλών και συμβατών αιτημάτων υπογραφής σε άλλους. Για παράδειγμα, το sproof sign καθιστά δυνατή την ανάθεση διαφορετικών καθηκόντων (π.χ. υπογραφή εγγράφων, προβολή εγγράφων, προώθηση εγγράφων) σε διαφορετικά άτομα. Η επικοινωνία λαμβάνει χώρα αφενός εντός της εφαρμογής WebApp και αφετέρου επίσης μέσω επικοινωνίας μέσω κίνησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, δεν μπορεί να χαθεί τίποτα. Η αυτοματοποιημένη ανάθεση διευκολύνει επίσης τη διαχείριση των διαδικασιών υπογραφής και την τήρηση των προθεσμιών και των προθεσμιών. Επιπλέον, είναι δυνατό να οριστούν εκπρόσωποι, να οριστούν μηνύματα εκτός γραφείου, να καθοριστούν ακολουθίες υπογραφών και να οριστεί το πρότυπο με το οποίο πρέπει να γίνονται οι υπογραφές.
Πρώτα η ποιότητα. – Τα κριτήρια ποιότητας των διαδικτυακών εργαλείων υπογραφής
Τα οφέλη της ψηφιακής υπογραφής είναι ποικίλα. Ακολουθεί ένας κατάλογος με τα βασικά ποιοτικά χαρακτηριστικά των προηγμένων εργαλείων ηλεκτρονικής υπογραφής:
Διαθεσιμότητα και ασφάλεια cloud
Οι ηλεκτρονικές συμβάσεις είναι διαθέσιμες ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε, εφόσον έχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο. Η διαθεσιμότητα 24/7 είναι το μεγάλο πλεονέκτημα των ασφαλών λύσεων cloud. Ωστόσο, θα πρέπει να δοθεί μεγάλη προσοχή ώστε να διασφαλιστεί ότι στηρίζεται σε ένα ασφαλές και ασφαλές περιβάλλον αποθήκευσης, το οποίο προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια και κακή χρήση. Για τις εφαρμογές νέφους, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να διασφαλιστεί ότι το εργαλείο φιλοξενείται 100% σε ευρωπαϊκούς διακομιστές.
Δεσμευτικός χαρακτήρας των ψηφιακών υπογραφών
Επιπλέον, θα πρέπει να δοθεί προσοχή στον τρόπο με τον οποίο μπορεί ή πρέπει να αποδείξει κανείς την ταυτότητά του. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή (EES) δεν προσφέρει καμία νομική προστασία και δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείται για υπογραφές σε εταιρικό πλαίσιο. Για το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, θα πρέπει να χρησιμοποιείται η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES), η οποία αποτελεί το μέτρο όλων των πραγμάτων στην Ευρώπη σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS. Στην πραγματικότητα, η επιλογή του παρόχου υπογραφών έχει ιδιαίτερη σημασία και απαιτείται μια ορισμένη βασική γνώση των τριών διαφορετικών προτύπων υπογραφών, προκειμένου να μπορέσετε να χαρτογραφήσετε τις περιπτώσεις χρήσης στη δική σας εταιρεία με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Επαλήθευση συνημμένων ηλεκτρονικών υπογραφών
Ένα άλλο σπουδαίο στοιχείο είναι ότι οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι επαληθεύσιμες για πάντα και ανά πάσα στιγμή. Οι πληροφορίες σχετικά με κάθε βήμα της διαδικασίας υπογραφής – από την αρχή έως το τέλος – συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων υπογραφών και της μοναδικής ταυτότητας των υπογραφόντων είναι αδιαχώριστες στο έγγραφο pdf για πάντα. Οι ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικών υπογραφών (όπως η sproof sign) επιτρέπουν την επαλήθευση απευθείας στην πλατφόρμα.
Συνεργασία
Η υπογραφή είναι θέμα της ομάδας. Υπογράψτε εσωτερικά ή λάβετε εγκρίσεις από εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Το σημαντικό είναι η δυνατότητα να διαχειρίζεστε την ομάδα σας πολύ εύκολα με έναν λογαριασμό διαχειριστή. Θα πρέπει να είναι πολύ εύκολη η προσθήκη νέων χρηστών και η αύξηση της δεξαμενής των διαθέσιμων μονάδων υπογραφής θα πρέπει να είναι πολύ εύκολη.
Συμμόρφωση
Αποτελεί υποχρέωση των εταιρειών να συμμορφώνονται με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς, ιδίως όσον αφορά την ασφαλή και νομικά συμβατή αποθήκευση εγγράφων και δεδομένων στον ευρωπαϊκό χώρο. Ορισμένα εργαλεία (π.χ. sproof sign) βασίζονται στο πολύ υψηλό πρότυπο εγγράφων PDF/A.
Αποτέλεσμα
Ήρθε η ώρα να υπογράψετε. Οι διαδικτυακές υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής αποτελούν έναν ενδιαφέροντα και χρήσιμο τρόπο για την απλούστευση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και την εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας. Σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο, είναι σημαντικό να πληροί όλες τις σχετικές απαιτήσεις για την εκάστοτε περίπτωση χρήσης.
