Καιρός ήταν! Ήρθε η ώρα να προσαρμόσουμε τις επιχειρηματικές διαδικασίες ώστε να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά και πιο ασφαλώς. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, οι συνεχώς βελτιούμενες ψηφιακές ροές εργασίας συμβάλλουν στην επίτευξη αυτού του στόχου. Υπάρχουν όλο και περισσότερες πλατφόρμες και λύσεις που παρέχουν μια θεραπεία για απολύτως τυπικές διαδικασίες μέχρι εξειδικευμένες ειδικές εφαρμογές. Μία από αυτές τις τυποποιημένες διαδικασίες, η οποία μπορεί να βελτιωθεί σημαντικά χάρη στις ψηφιακές λύσεις, είναι η συλλογή υπογραφών.

Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε τι είναι μια ψηφιακή “ροή εργασιών υπογραφής” και πώς μπορείτε να βοηθηθείτε εσείς, η εταιρεία σας ή το δίκτυό σας αν βασιστείτε στην ουσιαστική ψηφιοποίηση για αυτή την περίπτωση χρήσης.

Αναλογικό έναντι ψηφιακού: Πώς συλλέγετε υπογραφές;

Φυσικά, υπάρχει και η παραλλαγή της “παλιάς σχολής”: υπογραφή με στυλό σε χαρτί. Εξεταζόμενη μεμονωμένα, ούτε αυτή κοστίζει πολύ -ιδιαίτερα αν είστε ο ίδιος ο υπογράφων- και μερικές φορές φαίνεται πιο “κομψή” ή και πιο επίσημη. Ειδικά σε συνδυασμό με μια φυσική συνάντηση. Η χειρόγραφη υπογραφή είναι ούτως ή άλλως νομικά έγκυρη.

Μια δεύτερη ματιά αποκαλύπτει την “ουρά του αρουραίου”: μια πολύ σύνθετη, επίπονη και απαιτητική σε πόρους διαδικασία (εκτύπωση, σάρωση, σφράγιση, αποστολή, αναμονή επιστροφής κ.λπ.). Αυτό σημαίνει επίσης: σπασίματα μέσων που αποδυναμώνουν την αποδεικτική αξία, χρονοβόρα αρχειοθέτηση και, τέλος, η απόκτηση ή η αναμονή μιας έτοιμης προς υπογραφή και επιστροφή σύμβασης είναι πολύ χρονοβόρα.

Η πλέον γνωστή εναλλακτική λύση: η ψηφιακή ή ηλεκτρονική υπογραφή
Τεχνικά, πρόκειται για μια κρυπτογραφική μέθοδο που βασίζεται σε αλγόριθμους ασύμμετρης κρυπτογράφησης. Αυτό καθιστά δυνατή την επαλήθευση της γνησιότητας του εγγράφου και της ταυτότητας του υπογράφοντος.

Αυτό που είναι τεχνικά πολύπλοκο και εξαιρετικά ασφαλές στο παρασκήνιο κρύβεται στο προσκήνιο από μια εύχρηστη διεπαφή χρήστη. Τελικά, η νομικά έγκυρη ψηφιακή υπογραφή είναι τόσο εύκολη όσο και η πραγματοποίηση μιας ηλεκτρονικής μεταφοράς.

Βασικά, υπάρχουν διάφοροι τρόποι ψηφιακής υπογραφής: απλοί, προηγμένοι και εξειδικευμένοι. Παρά την επιφανειακά πανομοιότυπη εμφάνιση των ψηφιακών υπογραφών στο τελικό έγγραφο, το καθεστώς κάθε τύπου ψηφιακής υπογραφής και ο δεσμευτικός χαρακτήρας της είναι διαφορετικός.”

Dr. Fabian Knirsch (CEO & συνιδρυτής, sproof GmbH)

Στην περίπτωση μιας απλής ηλεκτρονικής υπογραφής ή λεζάντας, δεν είναι δυνατόν να εντοπιστεί χειραγώγηση.

Εν ολίγοις, μόνο μια υπογραφή που είναι επαληθεύσιμη από μια δημόσια εγκεκριμένη υπηρεσία επαλήθευσης μπορεί να χαρακτηριστεί ως νομικά συμβατή. Πλατφόρμες όπως η sproof sign ειδικεύονται στη δημιουργία υπογραφών με τα υψηλότερα πρότυπα καθώς και στην ολοκληρωμένη επαλήθευση οποιουδήποτε εγγράφου.

Χωρίς σύνορα, απλό, ψηφιακό. Λήψη υπογραφών με μια πλατφόρμα ηλεκτρονικής υπογραφής (στο εταιρικό πλαίσιο).

Οι πλατφόρμες υπογραφών καθιστούν δυνατή τη χαρτογράφηση των διαδικασιών ψηφιακής υπογραφής, γνωστές και ως ροές εργασίας υπογραφής, σε μεγαλύτερο ή μικρότερο βαθμό. Η σημασία είναι ιδιαίτερα σημαντική κατά την απόκτηση υπογραφών. Η sproof sign εξειδικεύεται 100% στην έκδοση και τη λήψη υπογραφών και πείθει με τις προαναφερθείσες ροές εργασίας.

Τι είναι όμως η ροή εργασιών στο πλαίσιο της υπογραφής εγγράφων;

Γενικά, μια ροή εργασιών θεωρείται μια δομημένη ακολουθία βημάτων εργασίας για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου ή αποτελέσματος. Τα επιμέρους βήματα εργασίας, η σειρά τους, οι αρμοδιότητες και οι εξαρτήσεις καθορίζονται προκειμένου να εκτελεστεί η εργασία αποτελεσματικά και αποδοτικά.

Το ίδιο ισχύει και για τη συλλογή υπογραφών. Ένα καλό εργαλείο ηλεκτρονικών υπογραφών καθιστά δυνατή τη χαρτογράφηση όλων των πιθανών διαδικασιών έγκρισης, προκειμένου να εξοικονομηθεί χρόνος και ανθρώπινοι πόροι. Το όλο θέμα γίνεται με εγγυημένη συμμόρφωση με τα υψηλότερα πρότυπα ασφάλειας και συμμόρφωσης των εταιρειών.

Η δύναμη της ροής εργασιών: Λήψη εξωτερικών ψηφιακών υπογραφών σε μόλις 5 βήματα

Προσθήκη επαγγελματικών επαφών

Φυσικά! Αν θέλω να δώσω ένα έγγραφο προς υπογραφή, το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζω τα στοιχεία επικοινωνίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα αιτήματα υπογραφής διεκπεραιώνονται μέσω της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί ήδη μια καλή βάση για την πιστοποίηση της ταυτότητας του άλλου προσώπου. Στην περίπτωση των προηγμένων ηλεκτρονικών υπογραφών (FES), η απόδειξη της ταυτότητας συνδέεται άμεσα με την προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σύμφωνα με αυτό, το άλλο πρόσωπο εκδίδει ψηφιακή υπογραφή με την ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήθηκε για το αίτημα υπογραφής.

Ένα πλεονέκτημα μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικών υπογραφών είναι η απλή διαχείριση των δεδομένων επικοινωνίας από την αρχή της αίτησης υπογραφής. Κατά κανόνα, οι συχνά χρησιμοποιούμενες επαφές προτείνονται αυτόματα κατά τη διάρκεια των διαδικασιών συλλογής και όλα τα στοιχεία επαφής εισάγονται αυτόματα σε ένα απλουστευμένο σύστημα διαχείρισης επαφών, όπου μπορούν να προβληθούν και να επεξεργαστούν.

Καθορισμός προτύπου υπογραφής

Όπως έχει ήδη περιγραφεί λεπτομερώς, το πρότυπο υπογραφής είναι ουσιώδες όσον αφορά την επιθυμητή αποδεικτική αξία μιας ζητούμενης υπογραφής. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι μπορείτε να ορίσετε το πρότυπο υπογραφής για το υπογράφον αντίγραφο, αλλά δεν είστε υποχρεωμένοι να το ορίσετε. Εάν, για παράδειγμα, η σύμβαση έχει μεγάλη τυπική σημασία, μπορεί να απαιτείται η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή ή να αποκλείονται τεχνικά άλλοι τύποι υπογραφών. Εάν το άλλο πρόσωπο δεν έχει τη δυνατότητα να υπογράψει με αναγνωρισμένο τρόπο, ένα εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής θα σας καθοδηγήσει αυτόματα στη διαδικασία αναγνώρισης

Καθορισμός ακολουθιών & ρόλων

Υπάρχουν διάφορες περιπτώσεις χρήσης στις οποίες θέλετε να αποφύγετε την ταυτόχρονη παραλαβή ενός εγγράφου προς υπογραφή από πολλές επαφές. Μια περίπτωση χρήσης μπορεί να είναι ότι η διεύθυνση θα πρέπει να υπογράψει μετά από εκπροσώπους δύο άλλων τμημάτων και τέλος η γραμματεία λαμβάνει το έγγραφο για προβολή ή για τελική λήψη.

Ορισμός θέσης υπογραφής

Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά κάθε πλατφόρμας υπογραφών είναι ο “Καθορισμός θέσεων για υπογραφές”. Μπορείτε να καθορίσετε ακριβώς σε ποια πλευρά, ποιος πρέπει να υπογράψει πού. Με το sproof sign, το μέγεθος της κάρτας υπογραφής μπορεί επίσης να ρυθμιστεί.

Ορίστε μια προθεσμία για την υπογραφή & στείλτε υπενθυμίσεις

Στο τελευταίο βήμα της ροής εργασίας, οι περισσότερες ολοκληρωμένες λύσεις υπογραφής “όλα σε ένα” σας επιτρέπουν να ορίσετε μια προθεσμία, να γράψετε ένα φιλικό (έως συγκεκριμένο) κείμενο πρόσκλησης και, το σημαντικότερο, να υπενθυμίζετε αυτόματα στον παραλήπτη αυτή την προθεσμία. Το ποσοστό επιτυχίας για την έγκαιρη παραλαβή του προσυπογεγραμμένου εγγράφου αυξάνεται έτσι σημαντικά. Για να μην αναφέρουμε ότι αυτή η ροή εργασίας ελαχιστοποιεί ούτως ή άλλως σημαντικά τον “χρόνο μέχρι την απόφαση”.

(Προαιρετικά:) Ελέγξτε τις ληφθείσες υπογραφές απευθείας στο sproof sign

Όπως αναφέρθηκε, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι η ειδική και προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή εγγυάται το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, επειδή η εγκυρότητά της μπορεί να επικυρωθεί πολύ εύκολα. Ένας άμεσα ενσωματωμένος μηχανισμός επαλήθευσης – όπως είναι διαθέσιμος στο sproof sign – επιτρέπει την πλήρη ιχνηλασιμότητα και ασφάλεια για σημαντικές διαδικασίες έγκρισης.

Η ψηφιακή υπογραφή από τη σκοπιά του προσκεκλημένου

Είναι σημαντικό για τον προσκαλούντα να επιστραφούν όλες οι υπογραφές εγκαίρως. Η είσοδος με χαμηλό κατώφλι στην πλατφόρμα υπογραφών είναι ζωτικής σημασίας. η sproof sign έχει βελτιώσει αυτή τη διαδικασία:

• Όπως περιγράφεται, ο προσκαλών αποστέλλει το έγγραφο για υπογραφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  
• Το προσκεκλημένο άτομο λαμβάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνει κλικ στο σύνδεσμο και μπορεί να υπογράψει το έγγραφο απευθείας χωρίς εγγραφή (!).
  
• Εάν απαιτείται ειδική υπογραφή και ο προσκεκλημένος δεν έχει ακόμη υφιστάμενη ταυτοποίηση QES (ικανότητα υπογραφής με ειδική υπογραφή), ο προσκεκλημένος θα περάσει απευθείας από τη διαδικασία ταυτοποίησης μετά την εγγραφή.
  
• Για τον προσκεκλημένο, δεν υπάρχει ποτέ (!) Κόστος.
  
• Αν είστε ήδη χρήστης του sproof sign, μπορείτε φυσικά να αποθηκεύσετε το έγγραφο ή, αν θέλετε, να το προωθήσετε για άλλη υπογραφή, να το τοποθετήσετε στη στοίβα, να αναθέσετε αιτήσεις υπογραφής κ.λπ.

Θέλετε να ξεκινήσετε; Εγγραφείτε τώρα δωρεάν και αποκτήστε την πρώτη σας υπογραφή

Μπορείτε να το βρείτε μόνο στο sproof sign. Προσπαθήσαμε να δώσουμε στους χρήστες μας το ευκολότερο δυνατό ξεκίνημα στον κόσμο των ψηφιακών υπογραφών. Με έναν δωρεάν ιδιωτικό λογαριασμό, μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα αμέσως και να δημιουργήσετε μόνοι σας τις πρώτες ψηφιακές υπογραφές σας ή να τις αποκτήσετε χωρίς εμπόδια σε όλη την Ευρώπη.