“Ο κλάδος μας αφορά τη δέσμευση και την εμπιστοσύνη. Η ψηφιακή υπογραφή, στην υψηλότερη κατηγορία ποιότητας, έχει γίνει πλέον μια κοινή μορφή για να λαμβάνουμε δεσμευτικές αποφάσεις ή να τις λαμβάνουμε ψηφιακά”.

Dr. Christian Zwick | Συνεργάτης

Η Binder Grösswang είναι μία από τις κορυφαίες δικηγορικές εταιρείες της Αυστρίας εδώ και 60 χρόνια και εδρεύει στη Βιέννη και το Ίνσμπρουκ. Περισσότεροι από 100 δικηγόροι και ένας όγκος συναλλαγών 50 δισεκατομμυρίων ευρώ μιλούν από μόνα τους. Αφού αποφασίστηκε η ενσωμάτωση μιας πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής, μετά από μια αυστηρή φάση αξιολόγησης, η sproof αναδείχθηκε ως το φαβορί.

“Αποτελεί ιδιαίτερη τιμή το γεγονός ότι καταφέραμε να πείσουμε την Binder Grösswang, ως καθιερωμένο αλλά κυρίως καινοτόμο δικηγορικό γραφείο, για την sproof και να κερδίσουμε την εμπιστοσύνη της”, λέει ο Dr. Fabian Knirsch, ιδρυτής και CTO της εταιρείας.

Η Binder Grösswang – ιδίως η ομάδα γύρω από τον Dr. Christian Zwick – υπογράφει ψηφιακά όταν αυτό είναι νομικά εφικτό. “Κατ’ αρχήν, υπογράφουμε πάντα όταν το στυλό πρέπει να αντικατασταθεί. Αυτά είναι σχεδόν όλα τα έγγραφα στην Αυστρία, καθώς ισχύει η αρχή της ελευθερίας του τύπου σύμφωνα με το αστικό δίκαιο”, λέει ο Dr. Zwick.

Για τα έγγραφα αυτά χρησιμοποιείται, μεταξύ άλλων, η ψηφιακή υπογραφή:

• Δυνάμεις
• Συμβάσεις αγοράς
• Συμφωνίες μη εμπιστευτικότητας
• Αποφάσεις

2 πειστικοί λόγοι για τους οποίους οι δικηγόροι βασίζονται στην ψηφιακή υπογραφή

Το επάγγελμα του δικηγόρου αποτελούσε ανέκαθεν σταθερό μέρος κάθε λειτουργούσας κοινωνίας. Η εμπιστοσύνη και η καλή επικοινωνία μεταξύ δικηγόρων και πελατών αποτελούν το θεμέλιο αυτού. Μπορεί να ακούγεται λίγο δογματικό, αλλά..: Όσον αφορά την προϊούσα ψηφιοποίηση, ο νομικός κλάδος σίγουρα δεν είναι πρωτοπόρος. Αυτό οφείλεται πιθανώς στο γεγονός ότι οι παραδοσιακές τεχνικές και ροές εργασίας που έχουν καθιερωθεί και δοκιμαστεί εδώ και αιώνες δεν θέλουν να αντικατασταθούν.

Αλλά και το “νομικό επάγγελμα” έχει πλέον αναγνωρίσει τα πλεονεκτήματα της ουσιαστικής ψηφιοποίησης για διάφορους λόγους. Είτε πρόκειται για την ψηφιακή πράξη, αντί για πληθωρικά αρχεία, είτε ακόμη και για τον πειραματισμό με διάφορες ψηφιακές εφαρμογές “ομιλίας σε κείμενο” που θα μπορούσαν να ανακουφίσουν τη γραμματεία σε ορισμένα μέρη ή ακόμη και να την αντικαταστήσουν στο μέλλον, για την πολλή γραφειοκρατία.

Ειδικότερα, μια ευκαιρία της ψηφιοποίησης, η οποία ενέχει επίσης μεγάλες δυνατότητες για τον νομικό κλάδο, βρίσκεται σε έξαρση: η ψηφιακή υπογραφή!

Δηλώσεις, ψηφίσματα και συμβάσεις – όλα αυτά είναι έγγραφα που πρέπει να υπογραφούν από ένα ή περισσότερα άτομα. Ακόμη και ένα έγγραφο για το οποίο πρέπει να υπογράψουν τρία άτομα αναλογικά σημαίνει συνολικά περίπου 45 λεπτά: Αυτό περιλαμβάνει την εκτύπωση εις τριπλούν, την αποστολή εγγράφων με το ταχυδρομείο ή τον συντονισμό ενός κοινού ραντεβού για την υπογραφή. Αυτή η σπατάλη πόρων είναι περιττή.

Στον ιδιωτικό τομέα, η ψηφιακή υπογραφή έχει ήδη καθιερωθεί στην Αυστρία με τη μορφή της “υπογραφής κινητού τηλεφώνου”. Εδώ και αρκετά χρόνια, πολλοί Αυστριακοί πολίτες χρησιμοποιούν αυτή τη δωρεάν κρατική υπηρεσία.

Ωστόσο, “μόνο” η ψηφιακή υπογραφή από μόνη της είναι συνήθως ανεπαρκής στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Υπάρχει έλλειψη τεχνικών δυνατοτήτων, ενός εργαλείου ή μιας πλατφόρμας που να μπορεί να χαρτογραφήσει τις περιπτώσεις χρήσης και τα “τρεξίματα υπογραφής” ειδικά για έναν κλάδο ή μια εταιρεία. Ένα σχετικό κοινόχρηστο “ταμπλό” παρέχει μια καλή επισκόπηση των σημαντικών εγγράφων. Αυτό απαιτεί κεντρική διαχείριση όλων των χρηστών και διαχείριση δικαιωμάτων και ρόλων. Αυτό έχει επίσης πολλά πλεονεκτήματα.

Σε πολλές εταιρείες, ανεξαρτήτως μεγέθους ή κλάδου, μια πλατφόρμα ψηφιακής υπογραφής αποτελεί αναπόσπαστο μέρος πολλών τυποποιημένων ροών εργασίας. Η νομικά αναγνωρισμένη τεχνολογία χρησιμοποιείται ήδη στον νομικό τομέα, στο φορολογικό σύστημα, στον χρηματοπιστωτικό τομέα, αλλά και από μεγάλες διεθνώς δραστηριοποιούμενες κορυφαίες εταιρείες με αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές πληροφορικής, καθώς και στον δημόσιο τομέα.

Αντί για μελάνι και χαρτί: κρυπτογραφική κρυπτογράφηση και ψηφιακή απόδειξη ταυτότητας

Η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί απαραίτητο δομικό στοιχείο του ψηφιακού μετασχηματισμού. Ωστόσο, πολλοί αμφιβάλλουν για το κατά πόσον η ψηφιακή υπογραφή είναι νομικά έγκυρη και συνεπώς νομικά συμβατή. Ωστόσο, οι ψηφιακές υπογραφές και ο δεσμευτικός τους χαρακτήρας ορίζονται και ρυθμίζονται επακριβώς στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Το 2006, ο κανονισμός eIDAS (ΕΕ) 910/2014 (Υπηρεσίες ηλεκτρονικής ταυτοποίησης και πιστοποίησης ταυτότητας) θέσπισε τους κανονισμούς για την Ευρώπη όσον αφορά την ύψιστη ασφάλεια και συμμόρφωση της ψηφιακής υπογραφής. Ο κανονισμός ρυθμίζει τη νομική αναγνώριση των υπηρεσιών ηλεκτρονικής απόδειξης ταυτότητας και αυθεντικοποίησης, ενισχύοντας έτσι την εμπιστοσύνη στην ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ επιχειρήσεων και πολιτών και διευκολύνοντας σημαντικά τις διασυνοριακές υπηρεσίες και επιχειρηματικές διαδικασίες κάθε είδους.

Υπάρχουν τρία πρότυπα ψηφιακής υπογραφής που έχουν καθοριστεί επακριβώς από άποψη νομικής ισχύος στον κανονισμό eIDAS: απλό, προηγμένο και αναγνωρισμένο.

Οι υπογραφές φαίνονται σχεδόν ίδιες επιφανειακά, αλλά το καθεστώς της υπογραφής και ο δεσμευτικός της χαρακτήρας είναι πολύ διαφορετικά. Μόνο η “ειδική ηλεκτρονική υπογραφή”, γνωστή και ως QES, είναι νομικά συγκρίσιμη με μια υπογραφή (βλ. άρθρο 4 παράγραφος 1 του αυστριακού νόμου περί υπογραφών και υπηρεσιών εμπιστοσύνης (SVG)).

Λόγω του υψηλότερου επιπέδου συμμόρφωσης και ασφάλειας, πολλά δικηγορικά γραφεία εξετάζουν μόνο την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Μια ψηφιακή υπογραφή που είναι ισοδύναμη με μια παραδοσιακή υπογραφή σε χαρτί.

Πώς όμως επιτυγχάνεται το υψηλό επίπεδο ασφάλειας από τεχνική άποψη; Ποια είναι η υψηλή αποδεικτική αξία της αναγνωρισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής;

4 Η ειδική υπογραφή: Δεν είναι μυστήριο

Παρόλο που τα σχετικά εμπορικά μέσα ενημέρωσης προσπαθούν πάντα να παρουσιάζουν την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή με τον πιο περίπλοκο και τεχνικό τρόπο, εμείς στην sproof έχουμε θέσει ως αποστολή μας να ξεδιαλύνουμε το υποτιθέμενο “μυστήριο” – με λίγα λόγια.

Όπως και σε πολλές άλλες ηλεκτρονικές νομικές ή τραπεζικές συναλλαγές, πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε την ταυτότητά σας με 100% ασφάλεια. Αυτό γίνεται αρχικά μέσω μιας σύντομης (περίπου 10λεπτης διαδικασίας αναγνώρισης μέσω βίντεο), κατά την οποία τα προσωπικά σας δεδομένα, καθώς και βιομετρικά δεδομένα, ελέγχονται από μια αναγνωρισμένη από το κράτος υπηρεσία (Πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης).

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για κινητά τηλέφωνα για να επαληθεύετε επιπλέον κάθε ψηφιακή υπογραφή που κάνετε. Το κινητό τηλέφωνο είναι επομένως ο δεύτερος παράγοντας ασφαλείας σας εκτός από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, την οποία χρειάζεστε ούτως ή άλλως για να υπογράφετε και να λαμβάνετε υπογραφές.

Τα ίδια τα υπογεγραμμένα έγγραφα κρυπτογραφούνται ψηφιακά με τη χρήση κρυπτογραφικών μεθόδων. Μόνο οι ιδιοκτήτες ενός εγγράφου ή όσοι έχουν προσκληθεί να υπογράψουν, μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο ή απλώς να το υπογράψουν. Κάθε έγγραφο εφοδιάζεται ανά πάσα στιγμή με ένα μοναδικό κρυπτογραφικό κλειδί, το οποίο είναι αδύνατο να δει οποιοδήποτε άτομο και οποιοσδήποτε υπολογιστής. Η εγκυρότητα και η αποδεικτική αξία του εγγράφου είναι επίσης ανεξάρτητη από την πλατφόρμα υπογραφής που χρησιμοποιείται, καθώς το κρυπτογραφικό κλειδί (ή η “τιμή κατακερματισμού”) είναι αποτυπωμένο στο ίδιο το αρχείο pdf. Κατά συνέπεια, τυχόν εκτύπωση και φυσική αρχειοθέτηση του εγγράφου δεν είναι επίσης ο σκοπός του θέματος, καθώς η ιχνηλασιμότητα λήγει όταν εκτυπώνεται το έγγραφο.

Για την επαλήθευση της εγκυρότητας μιας ηλεκτρονικής υπογραφής και της συμμόρφωσης όπως περιγράφεται ανωτέρω, το υπογεγραμμένο (ψηφιακό!) έγγραφο πρέπει να ελεγχθεί με τις εθνικές υπηρεσίες επαλήθευσης υπογραφής, π.χ. μέσω της Αυστριακής Αρχής Επικοινωνιών:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
πλατφόρμες όπως η sproof προσφέρουν μια ολοκληρωμένη υπηρεσία ελέγχου ως ίδια η πλατφόρμα.

Εν ολίγοις: Η ειδική ψηφιακή υπογραφή είναι 100% ασφαλής κατά της πλαστογραφίας και νομικά έγκυρη. Μια υπογραφή που γίνεται με το χέρι είναι επίσης 100% νομικά έγκυρη, αλλά ποτέ 100% ασφαλής κατά της πλαστογραφίας.

5 Δεν χρειάζονται πολλά για να ξεκινήσετε με την ειδική ψηφιακή υπογραφή

Αν και οι ψηφιακές υπογραφές είναι τεχνικά απαιτητικές και απαιτούν ιδιαίτερο βαθμό ευθύνης από την πλευρά του κατασκευαστή, οι υπογραφές που παράγονται με αυτές προσφέρουν υψηλό βαθμό δέσμευσης. Ωστόσο, ένα ευρύ φάσμα χρηστών, από δικηγόρους έως γραμματείς και πελάτες, πρέπει να είναι σε θέση να εργάζονται εύκολα, γρήγορα και διαισθητικά.

Η τεχνική πολυπλοκότητα αποκρύπτεται πλήρως με το sproof και δημιουργείται απλή και χαμηλού κατωφλιού πρόσβαση. Ο Philipp Gernerth είναι υπεύθυνος για το UI και το UX (User Interface και User Experience) στην sproof.

“Αναπτύσσουμε ένα σύγχρονο, τεχνικά εξαιρετικά εξελιγμένο προϊόν που προσφέρει τις υψηλότερες εγγυήσεις ασφάλειας και δέσμευσης. Παρ’ όλα αυτά, πρέπει να είναι εύκολο και διαισθητικό στη χρήση. Διαφορετικά, θα χάσουμε το στόχο”, εξηγεί ο Philipp Gernerth, ο οποίος είναι υπεύθυνος για το UX (εμπειρία χρήστη) και το UI (χρηστικότητα) στην sproof, μεταξύ άλλων.

Από τη σκοπιά του χρήστη, η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή σημαίνει ουσιαστικά τα εξής:

• Έχετε ένα έγγραφο προς υπογραφή, το οποίο είναι έγγραφο Word ή PDF. Το φορτώνετε στο λογισμικό υπογραφής για να το υπογράψετε. Το λογισμικό υπογραφής βρίσκεται στη διεύθυνση https://sign .sproof.com . Μπορείτε να ξεκινήσετε οποιαδήποτε στιγμή δωρεάν.
• Για μια αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή απαιτείται ταυτοποίηση μίας χρήσης. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ταυτοποιηθείτε σε μια σύντομη βιντεοκλήση (“Video-Ident-Procedure”) και να επιδείξετε το (έγκυρο) διαβατήριο ή την ταυτότητά σας. Αυτή η ταυτοποίηση απαιτείται μόνο μία φορά και ισχύει στη συνέχεια για πέντε χρόνια ή (εάν αυτό συμβεί νωρίτερα) μέχρι τη λήξη της ισχύος του εγγράφου ταυτότητάς σας.
• Κατά τη διάρκεια της ταυτοποίησης, εγκαθιστάτε μια εφαρμογή στο κινητό σας τηλέφωνο ή εναλλακτικά – εάν δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να εγκαταστήσετε την εφαρμογή – θα λάβετε αργότερα έναν κωδικό μιας χρήσης μέσω SMS.
• Για να υπογράψετε ένα έγγραφο, επιλέξτε τη θέση της ψηφιακής σας υπογραφής και προαιρετικά μεταφορτώστε μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας. Τώρα εξουσιοδοτήστε την υπογραφή στο κινητό σας τηλέφωνο μέσω της εφαρμογής ή πληκτρολογήστε τον κωδικό μιας χρήσης που λάβατε μέσω SMS. Η εικόνα της υπογραφής σας δεν έχει καμία νομική σημασία εδώ, αλλά επιτρέπει μια κοινή και οικεία αναπαράσταση της υπογραφής. Η νομικά δεσμευτική υπογραφή εφαρμόζεται στο παρασκήνιο “αόρατα” αμιγώς ψηφιακά.
  Το έγγραφο είναι πλέον νομικά ψηφιακά υπογεγραμμένο. Με το sproof πραγματοποιείται επίσης μετατροπή σε μορφή PDF/A που συνηθίζεται ή απαιτείται από τους δικηγόρους. Εσείς, οι πελάτες σας ή το δικαστήριο μπορείτε να ελέγξετε τη συμμόρφωση του εγγράφου και της ηλεκτρονικής υπογραφής ανά πάσα στιγμή, μεταξύ άλλων στην υπηρεσία κρατικού ελέγχου της RTR.

6 Ευαίσθητα δεδομένα σε ασφαλή χέρια

Κατά τη χρήση υπηρεσιών ψηφιακής υπογραφής, η προστασία των δεδομένων διαδραματίζει ιδιαίτερο ρόλο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για το λεγόμενο “λογισμικό νέφους” (δηλ. λογισμικό που δεν χρειάζεται να εγκατασταθεί, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί απευθείας μέσω του προγράμματος περιήγησης ιστού και του Διαδικτύου). Αυτό προσφέρει το πλεονέκτημα ότι είναι έτοιμο για άμεση χρήση χωρίς δικό σας υλικό ή έργο πληροφορικής. Επιπλέον, η πρόσβαση στο λογισμικό είναι δυνατή από οπουδήποτε, συμπεριλαμβανομένων των κινητών τηλεφώνων. Η μετάδοση δεδομένων είναι πάντα τελευταίας τεχνολογίας και κρυπτογραφημένη στο υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας.

“Το σύννεφο λειτουργεί από την πρώτη ημέρα. Τα πάντα εξυπηρετούνται από την sproof, συμμορφώνονται με την ευρωπαϊκή προστασία δεδομένων και επομένως είναι επίσης ιδανικά για εμάς τους δικηγόρους

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Όσον αφορά την προστασία των δεδομένων, αφενός, πρέπει να πληρούνται οι νομικές απαιτήσεις κατά την έννοια του ΓΚΠΔ και, αφετέρου, πρέπει να διασφαλίζεται το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας από την άποψη της ασφάλειας ΤΠ. Ο πάροχος λογισμικού υπογραφών sproof εγγυάται και τα δύο, αποθηκεύοντας και επεξεργαζόμενος τα δεδομένα αποκλειστικά σε κέντρα δεδομένων εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και αποφεύγοντας οποιαδήποτε αναφορά στις ΗΠΑ. Μια έννοια διαγραφής, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της λύσης, καθώς και μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων που βασίζεται στο υπόδειγμα της ΕΕ, εγγυώνται επίσης το υψηλότερο επίπεδο προστασίας των δεδομένων από νομικής άποψης.

Αποτέλεσμα

Τα πλεονεκτήματα της ψηφιακής υπογραφής είναι προφανή: είναι γρήγορη, εύκολη και, πάνω απ’ όλα, 100% ασφαλής. Όλο και περισσότεροι δικηγόροι το αναγνωρίζουν αυτό και επωφελούνται από την ψηφιακή υπογραφή στην εργασία τους. Μια σαφής τάση που θα συνεχιστεί και τα επόμενα χρόνια.