Η LeasePlan είναι μια παγκόσμια εταιρεία που ειδικεύεται στην παροχή λύσεων χρηματοδοτικής μίσθωσης αυτοκινήτων και διαχείρισης στόλου. Η LeasePlan διαχειρίζεται έναν στόλο άνω των 1,9 εκατομμυρίων οχημάτων και προσφέρει σε εταιρείες κάθε μεγέθους ολοκληρωμένες υπηρεσίες για τα επαγγελματικά τους οχήματα. Κατά την επιλογή του κατάλληλου παρόχου για την ψηφιοποίηση των διαδικασιών υπογραφής, χρησιμοποιήθηκε η sproof sign για μια ειδική περίπτωση χρήσης.
Όνομα εταιρείας: LeasePlan
Σύντομη περιγραφή του έργου:
Μια ειδική περίπτωση μας ώθησε να ενσωματώσουμε μια πλατφόρμα ψηφιακής υπογραφής για την αλληλεπίδραση μεταξύ ορισμένων από τους σημαντικότερους πελάτες μας.”
Γιατί το sproof sign:
“Ένα από τα πλεονεκτήματα του sproof sign είναι ο πολύ εύκολος χειρισμός μεγάλου όγκου εγγράφων με υπογραφή
(μεταφόρτωση εγγράφων και μαζική υπογραφή).”
Roland Woerle, Εξωτερικός διαχειριστής έργων πληροφορικής
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Woerle: “Είχαμε ήδη μια πλατφόρμα υπογραφών σε χρήση για ηλεκτρονικές υπογραφές και ήμασταν βασικά ικανοποιημένοι με αυτήν. Για μια αναγκαία έκδοση συμβάσεων περίπου 4.000 συμβάσεων για 1.500 πελάτες B2B, έπρεπε να βρούμε μια νέα λύση ώστε να μπορούμε να συμπληρώνουμε τις συμβάσεις πλήρως ηλεκτρονικά, να τις αποστέλλουμε και να τις προωθούμε στους πελάτες μας στην κυκλοφορία υπογραφών.
Το καθήκον μας ήταν να βρούμε έναν πάροχο που θα μπορούσε να διαχειριστεί τεχνικά αυτούς τους όγκους, να επιτρέψει το τεχνικό επίπεδο των αναγνωρισμένων υπογραφών και να ανταποκριθεί με ευελιξία στις λεπτομερείς απαιτήσεις μας.
Απευθυνθήκαμε σε διάφορους προμηθευτές με αυτές τις απαιτήσεις, αλλά βρήκαμε την καλύτερη λύση στην sproof sign.
Γιατί η ειδική υπογραφή χρησιμοποιήθηκε αποκλειστικά για το έργο; Ποια κριτήρια ήταν καθοριστικά για εσάς κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικής υπογραφής;
Woerle: “Ορισμένοι από τους πελάτες ή τους προμηθευτές μας ήθελαν να υπογράψουν τις συμβάσεις μόνο με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, ενώ για άλλους αρκούσε μια προηγμένη υπογραφή. Για το λόγο αυτό, έπρεπε να αντιδράσουμε ευέλικτα στις απαιτήσεις”.
Μιλάνε για “πολύπλοκες διαδρομές υπογραφής”. Πώς περιγράφετε την περίπτωση χρήσης του sproof sign;
Woerle: “Στη LeasePlan, διατηρούμε μια προσέγγιση προσανατολισμένη στην εξυπηρέτηση των πελατών μας και, όπου είναι δυνατόν, ανταποκρινόμαστε πάντα με ευελιξία στις διαφορετικές ανάγκες των πελατών. Αυτό συνέβη και με τη συλλογή υπογραφών για τα έγγραφα της σύμβασης. Ο στόχος ήταν να προσυμπληρώσουμε τα περίπου 4000 συμβόλαια με όλα τα συμβατικά δεδομένα και να τα προετοιμάσουμε για τους εξουσιοδοτημένους υπογράφοντες με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν μόνο να ελεγχθούν, να υπογραφούν απλά και να επιστραφούν χωρίς ιδιαίτερη προσπάθεια.”
Άρα η υπογραφή της στοίβας χρησιμοποιήθηκε πολύ εντατικά;
Woerle: “Η υπογραφή παρτίδας χρησιμοποιήθηκε κυρίως από τους προμηθευτές μας, οι οποίοι έπρεπε να προσυπογράφουν τις συμβάσεις με τους πελάτες. Το εκτιμούσαν αν μπορούσατε να προσυπογράφετε όλες τις συμβάσεις που είχαν συναφθεί μέχρι τότε με ειδική υπογραφή μόνο μία φορά την εβδομάδα.
Δοκιμάσαμε αυτή τη λειτουργία εντατικά εκ των προτέρων και εφόσον ο όγκος δεδομένων των μεμονωμένων εγγράφων δεν ήταν πολύ μεγάλος, η διαδικασία αυτή λειτούργησε ομαλά.”
“Ένα από τα πλεονεκτήματα του sproof sign είναι ο πολύ απλός χειρισμός μεγάλου όγκου εγγράφων προς υπογραφή (μεταφόρτωση εγγράφων και μαζική υπογραφή)”
Roland Woerle
Διευθυντής έργων πληροφορικής
Ποια ήταν η ανταπόκριση από την πλευρά των πελατών – αναγνωρίστηκε η ψηφιακή υπογραφή;
Woerle: “ Η πελατειακή μας βάση κυμαίνεται από μικρομεσαίες και μεσαίες επιχειρήσεις έως τις μεγαλύτερες εθνικές και διεθνείς εταιρείες. Ωστόσο, η αποδοχή των ψηφιακών υπογραφών ποικίλλει ευρέως. Ενώ ορισμένες εταιρείες γοητεύτηκαν από τον ομαλό χειρισμό των υπογραφών χωρίς χαρτί, υπήρχαν άλλες εταιρείες που είτε δεν ήθελαν να υπογράφουν ψηφιακά τις συμβάσεις είτε οι εσωτερικές τους πολιτικές δεν το επέτρεπαν. Εδώ, οι πελάτες μπορούσαν να κατεβάζουν τις συμβάσεις σε μορφή PDF, να τις υπογράφουν χειρόγραφα και στη συνέχεια να τις επεξεργάζονται ξανά μέσω της Sproof για να τις αντιγράψουν.
Βλέπω ότι η Αυστρία έχει ακόμη να καλύψει κάποια απόσταση και ελπίζω ότι εταιρείες όπως η sproof με μια εγχώρια λύση θα δημιουργήσουν την απαραίτητη εμπιστοσύνη και θα επιτρέψουν στις εταιρείες μας με μια ασφαλή, αξιόπιστη και πλήρως ψηφιοποιημένη λύση να επιτύχουν πολλές αποδοτικότερες διαδικασίες, εξοικονόμηση χρόνου και κόστους
Ποια πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση πρέπει να πληροί μια λύση λογισμικού στην εταιρεία σας;
Woerle: “Φυσικά, ήταν σημαντικό η λύση υπογραφής να πληροί όλες τις απαιτήσεις προστασίας δεδομένων. Ως λύση cloud, δεν χρειαζόταν να ανησυχούμε ούτε για τη φιλοξενία των εγγράφων”.
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Woerle: “Εκτός από τα τεχνικά χαρακτηριστικά, η γρήγορη αντίδραση και υλοποίηση των απαιτήσεών μας και η καλή συνεργασία με την ομάδα της sproof ήταν καθοριστικά για εμάς.
Η sproof ήταν πολύ δυναμική και επαγγελματική στο χειρισμό, κάτι που εκτιμήσαμε πραγματικά για το έργο. Στο τέλος, όλα κύλησαν πολύ ομαλά και μείναμε πολύ ικανοποιημένοι. “
