Η neunerhaus βοηθά άστεγους, άστεγους και ανασφάλιστους ανθρώπους να βρουν το δρόμο τους πίσω σε μια αυτοπροσδιοριζόμενη ζωή – ανεξάρτητα από το πόσο κακοτράχαλος μπορεί να είναι ο δρόμος και πόσα βήματα χρειάζονται. Σε τρία κτίρια κατοικιών της neunerhaus, καθώς και στην υποστηριζόμενη διαβίωση με Housing First και Mobil, φροντίζονται και συμβουλεύονται κάθε χρόνο περισσότεροι από 1.000 πρώην άστεγοι και άστεγοι. Περίπου 6.000 άτομα περιθάλπονται κάθε χρόνο στο κέντρο υγείας του neunerhaus.
Όνομα οργανισμού:
Neunerhaus
Σύντομη περιγραφή του έργου:
Ψηφιακός μετασχηματισμός των διαδικασιών υπογραφής και, ως εκ τούτου, σημαντική μείωση της διοικητικής προσπάθειας. Αυτό επιτρέπει στον οργανισμό να καταστήσει τις εσωτερικές του διαδικασίες πιο αποτελεσματικές και να απελευθερώσει περισσότερο χρόνο για άμεση κοινωνική εργασία με άστεγους και ανθρώπους που βρίσκονται σε κίνδυνο φτώχειας.
Γιατί η sprooof sign:
“Πρέπει να χρησιμοποιούμε ιδιαίτερα συνειδητά τους λιγοστούς πόρους χρόνου μας στη διοίκηση – η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί εδώ μεγάλη βελτίωση.”
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Λόγω της οργανωτικής μας δομής, τα περισσότερα έγγραφα που υπογράφουμε απαιτούν υπογραφές από δύο άτομα. Μέχρι το 2023, υπήρχαν φάκελοι υπογραφών που μεταφέρονταν από το Α στο Β – και μεγάλη διοικητική προσπάθεια: Έπρεπε να προγραμματιστεί χρόνος για την υπογραφή και υπήρχαν τακτικές ερωτήσεις από συναδέλφους σχετικά με τα έγγραφα και την κατάστασή τους στη διαδικασία υπογραφής. Στη συνέχεια, όλα έπρεπε να σαρωθούν με το χέρι και επιπλέον να αρχειοθετηθούν σε έντυπη μορφή. Πρέπει να χρησιμοποιούμε τους λιγοστούς πόρους χρόνου στη διοίκηση ιδιαίτερα συνειδητά – εδώ ήταν προφανές ότι υπήρχαν περιθώρια βελτίωσης. Εκτός από τον ανεξάρτητο από την τοποθεσία χαρακτήρα της υπογραφής, ο αποφασιστικός παράγοντας ήταν πάνω απ’ όλα αυτή η εξοικονόμηση χρόνου και οικολογικών πόρων για την εκτύπωση, την εσωτερική αλληλογραφία, τη λήψη υπογραφών και τη σάρωση εγγράφων σε χαρτί. Ένα άλλο κίνητρο ήταν η ευκολότερη υπογραφή και διαχείριση των εγγράφων που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό για τους υπαλλήλους μας.
Πόσο σημαντικός είναι ο ψηφιακός μετασχηματισμός για τη neunerhaus;
Οι περισσότεροι εργαζόμενοι στο neunerhaus εργάζονται άμεσα με ανθρώπους, π.χ. στην κοινωνική εργασία ή στον τομέα της υγείας. Σε σχέση με τον ψηφιακό μετασχηματισμό, μας απασχολεί πρωτίστως το θέμα της ψηφιακής ένταξης – πρωτίστως η ένταξη των χρηστών μας, ως εργοδότης, αλλά και οι δεξιότητες των υπαλλήλων μας, ώστε να συμβαδίζουν με την ψηφιοποίηση και να μπορούν να χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές – αυτό απαιτείται από όλο και περισσότερους φορείς ή διευκολύνει τους επίσημους διαύλους.
Τα τελευταία χρόνια έχουμε ψηφιοποιήσει πολλές διαδικασίες στις διαδικασίες υποστήριξης, όπως στη διαχείριση, στους ανθρώπινους πόρους και στον έλεγχο. Βασική κινητήρια δύναμη εδώ ήταν η πανδημία του κοροναϊού, η οποία επιτάχυνε περαιτέρω αυτή την αλλαγή. Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας είναι η αξίωσή μας να χειριζόμαστε το ανθρώπινο δυναμικό μας με ιδιαίτερη προσοχή και να το αξιοποιούμε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Η ψηφιοποίηση μας υποστηρίζει, ιδίως στις εργασίες ανθρώπινου δυναμικού, προωθώντας τόσο την αύξηση της αποδοτικότητας όσο και τις καινοτομίες. Τα ψηφιακά εργαλεία και η προσωπική επαφή αλληλοσυμπληρώνονται άριστα. Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα από την εργασία ανθρώπινου δυναμικού: Η ψηφιακή υπογραφή μιας νέας σύμβασης παροχής υπηρεσιών συνδυάζεται πάντα με ένα προσωπικό ραντεβού για την υπογραφή της σύμβασης.
Πρέπει να χρησιμοποιούμε τους περιορισμένους πόρους χρόνου μας στη διοίκηση ιδιαίτερα συνειδητά – η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί εδώ μεγάλη βελτίωση.
Dr. Stephan Gremmel, Διευθύνων Σύμβουλος
Ποια κριτήρια ήταν καθοριστικά για εσάς κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών;
Κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών, διάφορα κεντρικά κριτήρια ήταν καθοριστικά για εμάς. Το κόστος ήταν το πρώτο, καθώς πρέπει να χρησιμοποιούμε τον προϋπολογισμό μας αποτελεσματικά ως μη κερδοσκοπικός οργανισμός. Εξίσου σημαντική ήταν και η ευκολία χρήσης: η λύση έπρεπε όχι μόνο να είναι διαισθητική στη χρήση, αλλά και να προσφέρει δυνατότητες όπως οι ομαδικές υπογραφές και ένας σαφής πίνακας οργάνων για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας μας. Επιπλέον, βασικές λειτουργίες όπως η προσθήκη σχολίων, η τοποθέτηση υπογραφών σε πολλαπλά σημεία του εγγράφου και ο καθορισμός ακολουθιών υπογραφών ήταν απαραίτητες. Αναζητούσαμε επίσης μια λύση βασισμένη στο διαδίκτυο, η οποία θα ήταν εύκολο να ενσωματωθεί και θα εξασφάλιζε πλήρη νομική εγκυρότητα.
Μια άλλη απαραίτητη προϋπόθεση ήταν η προστασία των δεδομένων και η αυστηρή συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ. Η sproof εγγυάται ότι όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ευρωπαϊκούς διακομιστές, γεγονός που μας παρέχει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας. Η προστασία από την παραποίηση ήταν επίσης καθοριστικός παράγοντας για τον αξιόπιστο αποκλεισμό της χειραγώγησης. Επιπλέον, η υποστήριξη πελατών θα πρέπει να είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή, χωρίς να επιβαρύνεται με πρόσθετο κόστος για κάθε επαφή. Είδαμε ότι όλες αυτές οι απαιτήσεις πληρούνται πλήρως από την sproof.
Για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή;
Η ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται στη neunerhaus σε διάφορες περιπτώσεις χρήσης, ιδίως για συμβάσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα που απαιτούν γρήγορη και νομικά ασφαλή υπογραφή. Αυτό περιλαμβάνει συμβάσεις με εξωτερικούς συνεργάτες, αιτήματα πληρωμής, εγκρίσεις προϋπολογισμού και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την επιχείρηση και πρέπει να υπογραφούν από την ανώτερη διοίκηση. Από τον Ιούνιο του 2024, η ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται επίσης για έγγραφα που σχετίζονται με το προσωπικό, όπως συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, συμπληρωματικές συμφωνίες, επιβεβαιώσεις απασχόλησης και πιστοποιητικά για υπαλλήλους.
Πώς λειτούργησε η ενσωμάτωση του νέφους;
Η ενσωμάτωση της λύσης cloud έγινε ομαλά και αποτελεσματικά. Για να κάνουμε τη μετάβαση όσο το δυνατόν πιο εύκολη για όλους τους υπαλλήλους, δημιουργήσαμε εσωτερικές οδηγίες που εξηγούν βήμα προς βήμα πώς να υπογράφουν έγγραφα μέσω του sproof. Εμείς στη διοίκηση ασχοληθήκαμε επίσης εντατικά με τη διαδικασία στην αρχή, αλλά εν τω μεταξύ οι νέες διαδικασίες έχουν καθιερωθεί πολύ καλά. Χάρη στη σαφή διάρθρωση του sproof και τη διαισθητική διεπαφή χρήστη, μπορέσαμε να ενσωματώσουμε εύκολα την ψηφιακή υπογραφή στις υπάρχουσες ροές εργασίας μας.
Τι πρότυπα έχει ένας οργανισμός όπως η neunerhaus όσον αφορά την ασφάλεια, τη συμμόρφωση και την προστασία των δεδομένων;
Ως κοινωνικός οργανισμός που εργάζεται με ευαίσθητα δεδομένα πολλών ανθρώπων, η neunerhaus εφαρμόζει τα υψηλότερα πρότυπα ασφάλειας, προστασίας δεδομένων και νομικής συμμόρφωσης. Ειδικότερα, η προστασία των προσωπικών δεδομένων είναι υψίστης σημασίας, καθώς πρέπει να διατηρηθεί η βάση της εμπιστοσύνης με τους υπαλλήλους και τους συνεργάτες μας.
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Εκτιμούμε ιδιαίτερα την εξαιρετική υποστήριξη πελατών της sproof. Τα αιτήματα διεκπεραιώνονται γρήγορα και με γνώμονα τη λύση, ενώ το σύστημα αναπτύσσεται συνεχώς με βάση τα σχόλια των χρηστών. Το φιλικό προς το χρήστη και διαισθητικό περιβάλλον εργασίας διευκολύνει πολύ τη χρήση του σε καθημερινή βάση. Η “Ακαδημία”, στην οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση απευθείας στον λογαριασμό, προσφέρει επίσης χρήσιμη υποστήριξη για να εξοικειωθείτε γρήγορα με τις λειτουργίες. Συνολικά, το sproof sign συμβάλλει σημαντικά στην αύξηση της αποδοτικότητας και στην απλούστευση των διαδικασιών εργασίας μας.
Χρησιμοποιούνται ροές εργασίας υπογραφής για την περίπτωσή σας;
Ναι, σε ορισμένους τομείς, όπως η ανώτερη διοίκηση και οι ανθρώπινοι πόροι, χρησιμοποιούμε ήδη ροές εργασίας υπογραφής σε μεμονωμένες περιπτώσεις. Αυτές οι ροές εργασίας έχουν αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμες για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, όπως η υπογραφή συμβάσεων παροχής υπηρεσιών ή επιχειρηματικών εγγράφων. Ωστόσο, λόγω του μεγέθους μας και της σχετικά νέας μας εφαρμογής, βρισκόμαστε ακόμη στην αρχή της πλήρους ενσωμάτωσης αυτών των ροών εργασίας στις διαδικασίες εργασίας μας.
