Η HOGAST είναι ένας αγοραστικός συνεταιρισμός που, εκτός από το σύνολο των προμηθειών αγαθών, ασχολείται επίσης με τους τομείς της ηλεκτρικής ενέργειας, των καυσίμων, της τηλεφωνίας και πολλών άλλων θεμάτων και φροντίζει πάντα ώστε οι εταιρείες-μέλη της να απολαμβάνουν τις καλύτερες συνθήκες και βελτιστοποιημένες διαδικασίες, καθώς και να μπορούν να αναμένουν σημαντικά πλεονεκτήματα σε όλους τους σχετικούς τομείς αγορών και υπηρεσιών.
Η HOGAST ιδρύθηκε πριν από περισσότερα από 45 χρόνια με τη βασική ιδέα της δημιουργίας πλεονεκτημάτων στις τιμές μέσω της διεπιχειρησιακής ομαδοποίησης των ποσοτήτων και της απαλλαγής των μεμονωμένων εταιρειών από καθήκοντα ρουτίνας.
Σήμερα, η HOGAST είναι η μεγαλύτερη εταιρεία για τον κλάδο των ξενοδοχείων και της εστίασης στην Αυστρία και αριθμεί περισσότερες από 3.200 εταιρείες-μέλη με κύκλο εργασιών 415 εκατομμυρίων ευρώ. Η θυγατρική στο Μόναχο είναι υπεύθυνη για την εξυπηρέτηση της περιοχής της νότιας Γερμανίας. Επιπλέον, ο όμιλος HOGAST περιλαμβάνει επίσης την HOTEL GASTRO POOL για μικρότερα ξενοδοχεία και εστιατόρια, καθώς και την HANDOVER για εγκαταστάσεις στον κοινωνικό τομέα.
Όνομα εταιρείας: HOGAST
Σύντομη περιγραφή του έργου:
“… λόγω της εργασίας βραχυχρόνιας απασχόλησης και του home office, αναγκαστήκαμε αναπόφευκτα να αναθεωρήσουμε, διότι χωρίς ένα νέο ψηφιακό σύστημα, δεν θα μπορούσαμε πλέον να υπογράφουμε συμβάσεις, τιμολόγια και παραγγελίες.”
Γιατί το sproof sign:
“Αυτό που μας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign είναι η ευκολία χρήσης του. Όχι μόνο μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα τα ανεβασμένα έγγραφα, αλλά χάρη στη νέα λειτουργία, μπορείτε επίσης να καθορίσετε πού πρέπει να υπογραφεί το έγγραφο. Ως αποτέλεσμα, απλά παρατηρούμε ότι κάτι συμβαίνει πάντα στο sproof sign, δηλαδή εργαζόμαστε πάνω σε επεκτάσεις και ενημερώσεις, κάτι που είναι εξαιρετικά σημαντικό για εμάς.
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Sigmond: “Για εμάς ως εταιρεία, δύο πτυχές ήταν καθοριστικές για την επιλογή μιας λύσης ψηφιακής υπογραφής. Η μία από αυτές ήταν η πανδημία Corona, διότι η εργασία βραχείας απασχόλησης και το home office μας ανάγκασαν να αναθεωρήσουμε, διότι χωρίς ένα νέο ψηφιακό σύστημα δεν θα μπορούσαμε πλέον να υπογράφουμε συμβάσεις, τιμολόγια και παραγγελίες.
Η δεύτερη πτυχή, η οποία σίγουρα αποτελεί θέμα συζήτησης με τη διοίκηση εδώ και αρκετό καιρό, είναι ότι ως εταιρεία έχουμε επικεντρωθεί στην ψηφιοποίηση και τη βιωσιμότητα ταυτόχρονα.
Με την εστίαση σε αυτό, ήρθε τελικά το σημείο όπου αποφασίσαμε να υπογράφουμε πλέον τα πάντα ψηφιακά και όπου είναι δυνατόν να κάνουμε χωρίς όλα τα χάρτινα τιμολόγια και συμβάσεις.”
Για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή;
Sigmond: “Βασικά, είμαστε ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των προμηθευτών μας και των πελατών ή των μελών μας. Ωστόσο, αυτό σημαίνει επίσης ότι όλα τα τιμολόγια και οι παραγγελίες περνούν από τη HOGAST και στη συνέχεια πρέπει να τα υπογράψουμε και να τα προσυπογράψουμε σε ορισμένες περιπτώσεις. Η αλυσίδα υπογραφών μπορεί να θεωρηθεί ως ένα τρίγωνο μεταξύ προμηθευτή, μέλους και HOGAST.
Ένα παράδειγμα όπου η ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται και βοηθάει απόλυτα είναι κατά την εγγραφή νέων προμηθευτών. Υπάρχουν επίσης συμβάσεις που πρέπει να υπογραφούν με κάποιο τρόπο. Πριν αποφασίσουμε για μια λύση ηλεκτρονικής υπογραφής, έπρεπε πρώτα να τα στείλουμε όλα σε έντυπη μορφή ταχυδρομικώς και να περιμένουμε.
Λόγω του γεγονότος ότι ολόκληρη η εταιρεία αποτελείται στην πραγματικότητα από τέσσερις εταιρείες, σε αυτή την εφαρμογή ο συνεργάτης παράδοσης πρέπει να υπογράψει μία φορά και η HOGAST τέσσερις φορές. Μπορεί να χρειαστούν δύο έως τρεις εβδομάδες μέχρι να φτάσουν όλα πίσω στο χώρο μας. Με την ψηφιακή λύση της sproof sign, όλα γίνονται πολύ πιο γρήγορα.
Αλλά χρησιμοποιούμε επίσης την ηλεκτρονική υπογραφή όταν αναλαμβάνουμε παραδόσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή όλες οι επιβεβαιώσεις παραγγελιών άνω των 7.500 ευρώ πρέπει να προσυπογράφονται από εμάς, αφού ο πελάτης και ο προμηθευτής έχουν ήδη υπογράψει. Αυτό είναι θέμα ευθύνης! Η HOGAST ευθύνεται επίσης έναντι των πελατών της σε περίπτωση πτώχευσης ή αφερεγγυότητας. Τότε πληρώνουμε τα τιμολόγια για τα μέλη μας, αλλά μόνο εάν η επιβεβαίωση παραγγελίας ή η παραγγελία έχει προηγουμένως προσυπογραφεί από εμάς. Αυτή είναι μια πραγματικά σημαντική πτυχή για τα μέλη και τους προμηθευτές μας”.
Ποια πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση πρέπει να πληροί μια λύση λογισμικού στην εταιρεία σας;
Sigmond: “Η προστασία των δεδομένων είναι ένα επίκαιρο θέμα αυτή τη στιγμή και αποτελεί πλέον απλά μια βασική απαίτηση. Όλα πρέπει να είναι σωστά. Για εμάς, ωστόσο, ήταν επίσης σημαντική η φιλικότητα προς τον χρήστη, το ότι το λογισμικό είναι εύκολο στη χρήση και ότι μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο. “
Γι’ αυτό συνιστούμε το sproof στους 7.000 πελάτες μας με καθαρή συνείδηση
Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Sigmond: Αυτό που μας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign είναι η ευκολία χρήσης του. Όχι μόνο μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα τα ανεβασμένα έγγραφα, αλλά χάρη στη νέα λειτουργία, μπορείτε επίσης να καθορίσετε πού πρέπει να υπογραφεί το έγγραφο. Ως αποτέλεσμα, απλά παρατηρούμε ότι πάντα κάτι συμβαίνει στο sproof sign, δηλαδή δουλεύονται επεκτάσεις και ενημερώσεις, κάτι που είναι εξαιρετικά σημαντικό για εμάς. Αλλά ακόμη και αν προκύψει κάποια ερώτηση από την πλευρά μας σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές ή μια νέα λειτουργία, έχουμε πάντα εξαιρετική και γρήγορη υποστήριξη στην οποία μπορούμε να απευθυνθούμε”.
Υπάρχουν ειδικά πλεονεκτήματα της sproof sign που είναι ιδιαίτερα πλεονεκτικά στον κλάδο σας;
Sigmond: Στο μέλλον, θα θέλαμε να δούμε το sproof sign ενσωματωμένο σε συστήματα τρίτων. Φυσικά, μια ξεχωριστή εφαρμογή θα ήταν επίσης συναρπαστική. Προς το παρόν, πρόκειται ακόμα για μια διαδικτυακή πλατφόρμα, όπου μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να φορτώσετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων.
Το ωραίο με το sproof sign, ωστόσο, είναι ότι, χάρη στη στενή μας επαφή, γνωρίζουμε ήδη ότι βρισκόμαστε ακριβώς στο σωστό μέρος της sproof. Διότι, ακόμη και αν κάτι δεν ταιριάζει, εργαζόμαστε για την περαιτέρω ανάπτυξη και ενσωματώνουμε τα νέα χαρακτηριστικά στο λογισμικό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο προτείνουμε το sproof στους 7.000 πελάτες μας με καθαρή συνείδηση
