Η ψηφιοποίηση εξελίσσεται σε όλους τους τομείς της καθημερινής ζωής. Ωστόσο, πολλές δημόσιες επιχειρήσεις εξακολουθούν να βρίσκονται σε μεγάλο βαθμό στον αναλογικό κόσμο.
Η κατάσταση είναι διαφορετική με την Ομοσπονδιακή Λογιστική Υπηρεσία! Η εταιρεία, η οποία απασχολεί 500 υπαλλήλους, λειτουργεί σε 7 τοποθεσίες σε όλη την Αυστρία και βασίζεται σε μια συνειδητή και μακροπρόθεσμα προγραμματισμένη στρατηγική ψηφιοποίησης.
“Είμαστε σχεδόν υποχρεωμένοι να εφαρμόσουμε τις διαδικασίες ψηφιοποίησης πολύ γρήγορα”, λέει ο Mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT Manager της Ομοσπονδιακής Λογιστικής Υπηρεσίας.
Η συνέπεια: η εισαγωγή μιας πλατφόρμας ψηφιακών υπογραφών ως ένα περαιτέρω βήμα προς τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών. Έτσι, μία από τις πιο κρίσιμες επιχειρησιακές διαδικασίες – η ασφαλής και νομικά έγκυρη υπογραφή εγγράφων – γίνεται πολύ πιο εύκολη.
Κατάσταση εκκίνησης
Η ψηφιοποίηση είναι στα χείλη όλων μας και το ίδιο ισχύει και για τους υπεύθυνους των δημόσιων επιχειρήσεων. Όλο και περισσότερες εταιρείες βασίζονται ήδη στο γραφείο χωρίς χαρτί, δικτυώνουν τις τοποθεσίες τους ή προσφέρουν νέες υπηρεσίες μέσω διαδικτύου. Με τον τρόπο αυτό, βελτιώνουν την εμπειρία των πελατών, αλλά και τη συνεργασία με τους συνεργάτες, τους προμηθευτές και όλους τους άλλους ενδιαφερόμενους.
Κατά την αξιολόγηση περαιτέρω μέτρων ψηφιοποίησης για τη δική τους εταιρεία, η ανώτατη διοίκηση της ομοσπονδιακής λογιστικής υπηρεσίας συνειδητοποίησε γρήγορα ότι η εισαγωγή μιας πλατφόρμας ψηφιακής υπογραφής θα μπορούσε να προσφέρει τεράστια πλεονεκτήματα. Αυτή η μορφή υπογραφής είναι 100% ισοδύναμη με τις χειρόγραφες υπογραφές σε όλη την Ευρώπη και υπόκειται στις αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές του κανονισμού (ΕΕ) 910/2014 για την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και την πιστοποίηση ταυτότητας (eIDAS).
Ωστόσο, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν γνωρίζουν τα οφέλη μιας εταιρικής πλατφόρμας για την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων. Ένα πολύ σταθερό “πιστεύω” εξακολουθεί να είναι αντίθετο με την εισαγωγή μιας πλατφόρμας υπογραφών: “Έχω την υπογραφή μέσω κινητού τηλεφώνου και μπορώ ήδη να υπογράψω ψηφιακά”.
Στην πραγματικότητα, σχεδόν οι μισοί Αυστριακοί πολίτες χρησιμοποιούν ήδη την υπογραφή μέσω κινητού τηλεφώνου ως δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
Ωστόσο, η ψηφιακή υπογραφή από μόνη της είναι συνήθως εντελώς ανεπαρκής στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό που λείπει είναι οι διαδικασίες, οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας. Ένα κοινό “ταμπλό” για να έχετε μια τέλεια επισκόπηση των σημαντικών εγγράφων στην εταιρεία και πολλά άλλα.
Εν τω μεταξύ, ορισμένες διεθνώς δραστηριοποιούμενες εταιρείες έχουν ήδη επιλέξει μια ψηφιακή πλατφόρμα που μπορεί να χαρτογραφήσει ψηφιακά όλες τις ροές εργασίας υπογραφής και τις περιπτώσεις χρήσης στην εταιρεία.
Η BHAG βασίζεται σε λογισμικό από την Αυστρία.
Στο πρώτο βήμα, η ομάδα έργου BHAG με επικεφαλής τον Sellner αξιολόγησε ποιοι ευρωπαίοι και αυστριακοί πάροχοι έχουν ήδη καθιερωθεί και έχουν φέρει ισχυρά εργαλεία στην αγορά.
“Δεν θέλουμε να συμβιβαστούμε με την αποθήκευση ευαίσθητων εγγράφων. Τα δεδομένα αυτά πρέπει να αποθηκεύονται 100% στην Ευρώπη. Κατά την άποψή μας, η sproof ανταποκρίνεται σε αυτά τα κριτήρια επιλέγοντας ρητά κέντρα δεδομένων που είναι ανεξάρτητα από τις αμερικανικές εταιρείες
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Ομοσπονδιακή Λογιστική Υπηρεσία
Εκτός από την ασφάλεια και τη συμμόρφωση της αποθήκευσης δεδομένων, μια πλατφόρμα υπογραφών πρέπει να υποστηρίζει διάφορες διαδικασίες υπογραφής που αποτελούν μέρος της καθημερινής εργασίας της Ομοσπονδιακής Λογιστικής Υπηρεσίας.
Έτσι, η προσοχή έπεσε γρήγορα στο sproof. Μετά από μια εντατική φάση δοκιμών και ελέγχων, επιλέχθηκε τελικά η νεαρή εταιρεία με πιστοποίηση IÖB. Η λύση cloud μπόρεσε να παρουσιαστεί πολύ καλά ως μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα με τα υψηλότερα πρότυπα ασφάλειας και προστασίας δεδομένων. “Ήταν πραγματικά ιδιαίτερη τιμή για εμάς που μας επέλεξαν και που τελικά μπορέσαμε να ανταποκριθούμε στα πολύ υψηλά πρότυπα της ομοσπονδιακής λογιστικής υπηρεσίας”, λέει ο Dr. Fabian Knirsch, συνιδρυτής και CTO της sproof GmbH.
Η ψηφιακή υπογραφή εξοικονομεί αισθητά πόρους από τη στιγμή που εισάγεται.
Τα σχόλια μέχρι στιγμής είναι πολύ καλά. Πολλοί από τους εργαζόμενους, ιδίως στη διοίκηση, χρησιμοποιούν την πλατφόρμα για διάφορες διαδικασίες υπογραφής και έχουν εξοικονομήσει μετρήσιμα χρόνο και πόρους. Τα έγγραφα δεν χρειάζεται πλέον να εκτυπώνονται, να υπογράφονται με το χέρι, να σαρώνονται και να αποστέλλονται ταχυδρομικώς, αλλά μπορούν να υπογράφονται ψηφιακά με λίγα μόνο κλικ.
Έτσι, το περιβάλλον είναι επίσης ευτυχισμένο! 500 φύλλα χαρτιού καταναλώνουν 7,5 κιλά ξύλου, 130 λίτρα νερού και 26,8 κιλοβατώρες ενέργειας. Μια θετική παρενέργεια που ωθεί όλο και περισσότερους επιχειρηματίες να εισάγουν μια πλατφόρμα υπογραφής.
Στο πρώτο βήμα μετά την εισαγωγή, η ομαλή ενσωμάτωση της πλατφόρμας στο τοπίο πληροφορικής της εταιρείας ήταν ιδιαίτερα εντυπωσιακή. Χάρη στο σύννεφο, το onboarding διήρκεσε μόνο λίγες ώρες και συνοδεύτηκε από sproof καθ’ όλη τη διάρκεια.
Η ομαλή επικοινωνία και η ευελιξία έπεισαν τον Alexander Sellner. Η sproof είναι ανοιχτή στα σχόλια και τα αιτήματα των πελατών και έτσι ακολουθεί την προσέγγιση της συνεχούς βελτίωσης της πλατφόρμας”, εξηγεί ο Sellner.
