Ψηφιακή υπογραφή εντολών SEPA

Τα πιο σημαντικά γεγονότα εν συντομία

• Ασφάλεια δικαίου: Οι ψηφιακές εντολές SEPA είναι πλήρως νομικά έγκυρες σύμφωνα με τον κανονισμό eIDAS (FES ή QES).
  
• Τέρμα η πληκτρολόγηση: ψηφιακή μεταφορά δεδομένων αντί για χειροκίνητη εισαγωγή δυσανάγνωστων σαρώσεων
  
• Ταχύτητα: Η συλλογή και η υπογραφή διαρκεί λιγότερο από 2 λεπτά με το sproof Fastlane
  
• Υβριδική ισχύς: το sproof Fastlane γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ χαρτιού και ψηφιακής τεχνολογίας – με απλή σάρωση ενός κωδικού QR σε φυσικά έγγραφα.
  
• Βέλτιστη πρακτική: Μάθετε πώς ο πάροχος υπηρεσιών ενέργειας και υποδομών Salzburg AG βελτιστοποίησε την εξυπηρέτηση των πελατών του μέσω αυτού του ψηφιακού μετασχηματισμού.

Γιατί οι συμβατικές διαδικασίες SEPA επιβραδύνουν την επιχείρησή σας

Η χειροκίνητη συλλογή εξουσιοδοτήσεων άμεσης χρέωσης είναι μια τεράστια απώλεια χρόνου και ένα κατάλοιπο από τον αναλογικό κόσμο. Η παραδοσιακή διαδικασία – εκτύπωση, αποστολή με το ταχυδρομείο, υπογραφή με το χέρι, σάρωση και επιστροφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – δεν είναι μόνο κουραστική για τους πελάτες σας, αλλά προκαλεί επίσης τεράστια γενικά έξοδα στη διοίκησή σας:

• Πηγή σφάλματος στη μεταφορά δεδομένων: IBAN, όνομα και αναφορά εντολής πρέπει να μεταφερθούν χειροκίνητα από (συχνά δυσανάγνωστες) σαρώσεις στο σύστημα ERP ή στο λογιστικό σύστημα. Αυτό είναι επιρρεπές σε σφάλματα και δαπανηρό.
  
  
• Υψηλά ποσοστά ακύρωσης: Είναι ένα εμπόδιο που κάνει τους πελάτες να εγκαταλείπουν τη διαδικασία.
  
  
• Γραφειοκρατική συμφόρηση: ο δυσανάγνωστος γραφικός χαρακτήρας οδηγεί σε χρονοβόρους κύκλους διόρθωσης και καθυστερεί τη διαδικασία πληρωμής, γεγονός που επιβαρύνει άμεσα τη ρευστότητά σας και δεσμεύει πολύτιμους διοικητικούς πόρους που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για πιο παραγωγικές εργασίες.

Ψηφιακές εντολές SEPA για σύγχρονες διαδικασίες πληρωμών

Η μετάβαση σε μια εν μέρει ή πλήρως ψηφιακή διαδικασία προσφέρει πολύ περισσότερα πλεονεκτήματα από την εξάλειψη του χαρτιού. Τα θετικά αποτελέσματα επεκτείνονται σε ολόκληρη την αλυσίδα αξίας.

Τα θετικά αποτελέσματα βελτιστοποιούν ολόκληρη τη διαχείρισή σας:

• Σημαντικά μικρότεροι χρόνοι επεξεργασίας: Οι εντολές οριστικοποιούνται σε λίγα λεπτά αντί για ημέρες.

• Μείωση των σφαλμάτων μέσω επαληθευμένης καταχώρησης δεδομένων: Καθώς οι πελάτες εισάγουν τα δεδομένα τους ψηφιακά σε προκαθορισμένα πεδία φόρμας, δεν υπάρχουν σφάλματα μετάδοσης κατά την πληκτρολόγηση. Τα βοηθήματα επικύρωσης διασφαλίζουν ότι μόνο πλήρεις και σωστά διαμορφωμένες εντολές εισέρχονται στο σύστημά σας.

• Υψηλότερο ποσοστό ολοκλήρωσης (ποσοστό μετατροπής): Όσο απλούστερη είναι η διαδικασία υπογραφής, τόσο χαμηλότερο είναι το ποσοστό ακύρωσης.

• Σημαντική μείωση του κόστους: Εξοικονομείτε ταχυδρομικά τέλη, κόστος εκτύπωσης και αρχειοθέτησης, καθώς και πολύτιμο χρόνο εργασίας για τη χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων.

• Κεντρική και αδιάβλητη διαχείριση: Όλες οι εντολές αρχειοθετούνται ψηφιακά, μπορούν να βρεθούν αμέσως και τεκμηριώνονται με νομικά συμβατό τρόπο χάρη σε μια αδιάλειπτη διαδρομή ελέγχου.

• Σύγχρονη εμπειρία πελάτη: Προσφέρετε στους πελάτες σας μια σύγχρονη, φιλική προς το χρήστη υπηρεσία χωρίς ασυνέχεια στα μέσα ενημέρωσης.

Ιδιαίτερα ευέλικτη: αυτή η ψηφιακή διαδικασία μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί σε υβριδική μορφή.

Πώς εκδίδεται ψηφιακά μια εντολή άμεσης χρέωσης SEPA;

Εάν χρησιμοποιείτε μια λύση ψηφιακής υπογραφής όπως η sproof, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία έκδοσης εντολής χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο και να προσφέρετε στους πελάτες σας μια υβριδική λύση.

Κατά τη δημιουργία μιας εντολής άμεσης χρέωσης SEPA, το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει ορισμένες υποχρεωτικές πληροφορίες. Αυτές περιλαμβάνουν:

• Ονοματεπώνυμο του οφειλέτη ( κάτοχος λογαριασμού:σε)
• Διεύθυνση του οφειλέτης
• IBAN του οφειλέτη
• Όνομα του δικαιούχου ( πιστωτή)
• Αριθμός αναγνώρισης πιστωτή ( Creditor ID)
• Αναφορά εντολής ( μοναδικός προσδιορισμός της εντολής)
• Τύπος εντολής ( εφάπαξ άμεση χρέωση ή επαναλαμβανόμενη άμεση χρέωση)
• Αναφορά στο δικαίωμα επιστροφής χρημάτων ( π.χ. “Μπορώ εντός 8 εβδομάδων…”)
• Ημερομηνία της εντολής
• Υπογραφή του οφειλέτη

Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, η εντολή μπορεί να μην διεκπεραιωθεί από τις τράπεζες.

Η sproof Fastlane επιτρέπει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση αυτών των διαδικασιών στον εταιρικό σας σχεδιασμό. Μετά την υπογραφή, τα δεδομένα μεταφέρονται απευθείας ψηφιακά, καθιστώντας τη χειροκίνητη πληκτρολόγηση εντελώς περιττή.

Η αρχή είναι απλή:

1. Προετοιμαστείτε: Προετοιμάζετε μια σύμβαση ή ένα έντυπο στο sproof sign και τοποθετείτε έναν κωδικό QR στο έγγραφο.
   
2. Αποστολή: Το έγγραφο θα αποσταλεί στους πελάτες σας με τη συνήθη ταχυδρομική υπηρεσία.
   
3. Υπογράψτε ψηφιακά: Ο πελάτης σαρώνει τον κωδικό QR με το smartphone του. Η διαδικασία υπογραφής ξεκινά αμέσως – χωρίς να χρειάζεται εγγραφή ή σύνδεση.
   
4. Οριστικοποιήστε: Με λίγα μόνο κλικ, η σύμβαση υπογράφεται νόμιμα και επιστρέφεται με ασφάλεια στην εταιρεία σας.

Η νομική βάση: Είναι έγκυρη;

Ναι, η ψηφιακή εντολή άμεσης χρέωσης SEPA υπόκειται στον κανονισμό eIDAS στην ΕΕ. Ενώ η μορφή κειμένου είναι επαρκής για πολλές εντολές, οι τράπεζες συχνά απαιτούν τη γραπτή μορφή για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου. Η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES) είναι 100% ισοδύναμη με τη χειρόγραφη υπογραφή και προσφέρει τη μεγαλύτερη αποδεικτική αξία στο δικαστήριο. Στην πράξη, η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) έχει καθιερωθεί ως μια αποτελεσματική μέση λύση για τις συνήθεις συναλλαγές πληρωμών. Η ασφάλεια δικαίου και η ταχύτητα δεν αποκλείουν η μία την άλλη.

Βέλτιστη πρακτική: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα

1. Τι είναι η εντολή άμεσης χρέωσης SEPA;
   Η εντολή άμεσης χρέωσης SEPA είναι η νόμιμη εξουσιοδότηση που δίνει ένας πελάτης σε μια εταιρεία για την είσπραξη οφειλόμενων ποσών απευθείας από τον τραπεζικό του λογαριασμό. Χρησιμεύει επίσης ως εντολή προς την τράπεζα να εκτελέσει την πληρωμή.
   
2. Είναι νομικά έγκυρη μια ηλεκτρονική εντολή SEPA;
   Ναι, μια ηλεκτρονική εντολή SEPA είναι νομικά πλήρως αποτελεσματική εφόσον συμμορφώνεται με τα πρότυπα eIDAS. Χάρη στις ψηφιακές υπογραφές (FES ή QES) και σε ένα πρωτόκολλο επαλήθευσης που δεν επιδέχεται πλαστογράφηση, η ταυτότητα του υπογράφοντος αποδεικνύεται ακόμη ευκολότερα από ό,τι σε χαρτί. Οι τράπεζες αποδέχονται αυτές τις ηλεκτρονικές εντολές οριζόντια, καθώς πληρούν τις απαιτήσεις του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Πληρωμών.
   
3. Δέχονται οι τράπεζες ψηφιακές εντολές;
   Ναι, εφόσον το πρότυπο υπογραφής (FES ή QES) αποδεικνύει τη γνησιότητα του υπογράφοντος πέραν πάσης αμφιβολίας.
   
4. Πρέπει ο πελάτης να δημιουργήσει λογαριασμό sproof για την υπογραφή;
   Όχι. Οι πελάτες σας μπορούν να υπογράψουν την εντολή απευθείας μέσω του συνδέσμου που λαμβάνουν ή αφού σαρώσουν τον κωδικό QR. Δεν απαιτείται εγγραφή ή δημιουργία λογαριασμού στη sproof, γεγονός που διατηρεί το ποσοστό ακύρωσης εξαιρετικά χαμηλό.
   
5. Τι συμβαίνει με το έγγραφο μετά την υπογραφή του;
   Μόλις υπογράψουν όλα τα μέρη, τόσο εσείς όσο και οι πελάτες σας λαμβάνουν αυτόματα το υπογεγραμμένο έγγραφο σε μορφή PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα δεδομένα μπορούν επίσης να μεταφερθούν απευθείας στο κορυφαίο σύστημά σας (π.χ. ERP ή λογιστήριο) μέσω μιας διεπαφής.
   
6. Αρχειοθετείται η ψηφιακή εντολή με τρόπο που να επιτρέπει τον έλεγχο;
   Ναι, κάθε έγγραφο που υπογράφεται μέσω του sproof περιέχει μια διαδρομή ελέγχου με προστασία από παραποίηση. Μαζί με το ψηφιακό πιστοποιητικό, αυτό πληροί όλες τις απαιτήσεις για την αδιάβλητη αρχειοθέτηση και παρέχει μια αδιάλειπτη αλυσίδα αποδείξεων.
   
7. Μπορούν επίσης να υπογράψουν οι εταιρικοί πελάτες (B2B);
   Ναι, απολύτως. Η sproof Fastlane είναι ιδανική για διαδικασίες B2B. Ακόμα και εξουσιοδοτημένοι εκπρόσωποι ή εξουσιοδοτημένοι υπογράφοντες εταιρειών μπορούν να υπογράφουν ψηφιακά τις επιχειρηματικές εντολές SEPA με νομικά ασφαλή τρόπο – εάν το επιθυμείτε, επίσης με την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES), η οποία είναι νομικά ισοδύναμη με μια χειρόγραφη υπογραφή.

Περαιτέρω περιπτώσεις χρήσης: Τοποθετήστε το Fastlane όπου το απαιτούν οι περιπτώσεις χρήσης σας →