La ÖH FH Upper Austria representa a los estudiantes frente a la Universidad de Ciencias Aplicadas de Alta Austria. Además del mandato legal de representar a los estudiantes, la ÖH FH OÖ es una corporación de derecho público y está sujeta a numerosos reglamentos, leyes y un organismo de supervisión en el Ministerio Federal.
La Universidad de Ciencias Aplicadas de Alta Austria (FH OÖ) ofrece cursos de estudio orientados a la práctica en cuatro ubicaciones: Hagenberg (Ciencias de la Computación, Comunicación y Medios), Linz (Tecnología Médica y Ciencias Sociales), Steyr (Negocios y Administración) y Wels (Tecnología y Ciencias Naturales). Desde su fundación en 1993, la Universidad de Ciencias Aplicadas de Alta Austria se ha convertido en una institución educativa líder, con más de 5.000 estudiantes matriculados en el año académico 2023/2024.
Nombre de la organización:
ÖH FH Alta Austria
Breve descripción del proyecto:
Digitalización del Sindicato de Estudiantes: Introducción de la firma digital para aumentar la eficiencia de los procesos administrativos
Por qué signo de prueba:
Sproof Sign ofrece una ventaja significativa a través de la capacidad de invitar a personas externas a firmar por correo electrónico. Estas personas pueden firmar fácilmente documentos en toda la UE utilizando una amplia variedad de métodos de firma.
¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?
Hay diferentes niveles de representación y administración dentro de la Unión de Estudiantes. Esto requiere la liberación de varios documentos y aprobaciones de pago a diario. Para estos casos de uso, se requiere el uso de la firma cualificada o, alternativamente, firmas físicas y sus documentos originales. Es un proceso que requiere mucho tiempo. Para poder invertir más tiempo en nuestra tarea real, que es el trabajo de representación, hemos decidido digitalizar y modernizar nuestros procesos y tareas administrativas. Por esta razón, también hemos conectado sproof sign a nuestra herramienta interna de gestión presupuestaria para que los documentos estén firmados digitalmente por las 3 personas necesarias en el futuro, sin tener que intercambiarlos por correo electrónico y enviarlos.
¿Qué criterios fueron decisivos para usted en su búsqueda del proveedor de firma electrónica adecuado?
A la hora de buscar el proveedor de firma electrónica adecuado, varios criterios fueron decisivos para nosotros. Un aspecto clave fue la conexión API, ya que necesitamos construirla a partir de un sistema de terceros. Además, era importante que también se pudiera invitar fácilmente a personas externas a firmar por correo electrónico. Otro criterio era la facilidad de uso y la modernidad del software, que debía reflejarse en una interfaz de usuario intuitiva. Un proveedor que combina todos estos requisitos en un software asequible es una gran ventaja para nosotros y creo que es un gran punto a favor para el letrero a prueba. Por estas razones, también hemos decidido trabajar con sproof.
¿Para qué casos de uso se utiliza la firma digital?
Utilizamos la firma digital para diversas aplicaciones. Por un lado, los utilizamos para la aprobación de pagos, lo que permite autorizar transacciones financieras de forma rápida y segura. Por otro lado, los utilizamos para documentos internos para optimizar los procesos de trabajo y reducir el esfuerzo administrativo. Además, utilizamos la firma digital para documentos de estudiantes de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Alta Austria. Estos documentos confirman que los estudiantes de la Unión de Estudiantes de Austria (ÖH) desempeñan una determinada función. La firma digital nos permite crear y enviar estas confirmaciones de una manera sencilla y conforme a la ley. La amplia gama de usos de la firma digital nos permite trabajar de manera más eficiente al tiempo que garantizamos la seguridad de nuestros documentos.
¿Cómo funcionó la integración de la nube?
La integración de la nube fue implementada por un socio y se realizó sin problemas. La integración de la API funcionó bien y nos permitió vincular sin problemas nuestros sistemas existentes a la nueva solución de firma. Sin embargo, cambiar los procesos apropiados para los empleados e introducirlos en estas nuevas y modernas formas de trabajar es un proceso que lleva tiempo.
¿Qué estándares en términos de seguridad de datos y cumplimiento debe cumplir una solución de software en su organización?
Nosotros, como Unión de Estudiantes de Alta Austria, también estamos sujetos a las regulaciones y leyes habituales. Por lo tanto, la solución de software que utilizamos para las firmas digitales debe cumplir con varios estándares en términos de seguridad de datos y cumplimiento. Por un lado, es fundamental que la solución de firma cumpla con el Reglamento eIDAS de la UE, ya que este define el marco legal de la firma electrónica en la Unión Europea. Además, el software debe cumplir con las leyes y regulaciones nacionales vigentes para que estemos legalmente protegidos. Sin olvidar que debe cumplir con GDPR. Nuestra solución está diseñada básicamente para garantizar que toda la información y los documentos personales se procesen y almacenen de acuerdo con los estrictos requisitos del RGPD.
¿Qué te gusta especialmente del letrero a prueba?
Lo que me gusta especialmente del rótulo a prueba es la presentación clara y moderna de todas las aplicaciones, así como la práctica función de filtro para identificar rápidamente los documentos abiertos para su firma. Por supuesto, la función por lotes también es útil, ya que permite añadir QES de forma eficiente a grandes cantidades de documentos al mismo tiempo. Especialmente cuando se procesan hasta 400 documentos, esta función es un verdadero alivio en el trabajo diario.
Por supuesto, la función por lotes también es útil, ya que permite añadir QES de forma eficiente a grandes cantidades de documentos al mismo tiempo. Especialmente cuando se procesan hasta 400 documentos, esta función es un verdadero alivio en el trabajo diario.
Sascha Bauer
Presidente de la Unión de Estudiantes de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Alta Austria
¿Hay alguna ventaja especial del signo de prueba que sea particularmente ventajosa en su industria?
Sproof Sign nos ofrece una ventaja significativa en la capacidad de invitar a personas externas a firmar por correo electrónico. Estas personas pueden firmar fácilmente documentos en toda la UE utilizando una amplia variedad de métodos de firma.
