Replanteamiento de los complejos flujos de trabajo de firma: automatizados, seguros y conformes con eIDAS

Las firmas electrónicas ofrecen, según el tipo de firma, un alto nivel de seguridad frente a la falsificación y la manipulación. Sobre todo en el caso de las firmas electrónicas avanzadas (FES) y las firmas electrónicas cualificadas (QES), los métodos criptográficos garantizan que se puedan detectar los cambios posteriores realizados en el documento firmado.

Con sproof, los procesos de firma se documentan además mediante un registro de auditoría a prueba de manipulaciones. De este modo, se puede registrar información importante sobre el proceso de firma de forma que sea trazable y verificable.

En cuanto se firma digitalmente un documento a través de sproof, se aplica un valor hash criptográfico al contenido.

• Modificaciones posteriores: si después de firmar se cambia aunque sea un solo carácter, un decimal o una imagen del PDF, el sello se rompe.
• Resultado: cualquier herramienta de comprobación habitual (por ejemplo, Adobe Acrobat o el validador gratuito sproof) te avisa al instante de que el documento se ha modificado y que la firma ya no es válida.

La Ley austriaca de firmas electrónicas (SigG) regulaba inicialmente el marco jurídico de las firmas electrónicas en Austria. Sin embargo, dejó de estar en vigor el 30 de junio de 2016. Desde el 1 de julio de 2016, las firmas electrónicas se rigen, sobre todo, por el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, que es de aplicación directa, y por la Ley austriaca de firmas y servicios de confianza (SVG). La SVG complementa las disposiciones europeas de eIDAS a nivel nacional y regula, entre otras cosas, las firmas electrónicas, los sellos electrónicos, los sellos de tiempo y los requisitos para los servicios de confianza y sus proveedores.

En el marco jurídico europeo, se distinguen diferentes niveles de firma electrónica: la firma electrónica simple (EES), la firma electrónica avanzada (FES) y la firma electrónica cualificada (QES). El tipo de firma que se necesita depende, sobre todo, del caso concreto y de los requisitos legales o contractuales.

En Austria, la ID Austria juega un papel fundamental, ya que permite la identificación digital segura y las firmas electrónicas cualificadas. sproof ha integrado directamente la ID Austria y, además, es compatible con muchas otras eID europeas para los procesos de identificación y firma digitales.

Una firma electrónica avanzada (FES) es ideal para documentos que requieren un mayor nivel de responsabilidad, prueba o seguridad. Se asocia de forma inequívoca a la persona que firma, permite identificarla y hace que se detecten las modificaciones posteriores en el documento. Algunos ejemplos típicos son contratos, autorizaciones, documentos de personal o acuerdos comerciales para los que la ley no exige una firma electrónica cualificada. Sin embargo, el tipo de firma adecuado siempre depende del documento concreto y de los requisitos formales vigentes. Para saber más sobre las diferencias entre EES, FES y QES, echa un vistazo a nuestro resumen de todos los estándares de firma electrónica.

Una firma electrónica simple (EES) es ideal para documentos y procesos con un riesgo jurídico o económico bajo, en los que no se exige la forma escrita por ley. Algunos ejemplos típicos son las autorizaciones internas, las confirmaciones, las actas, las ofertas o los acuerdos sencillos. Permite firmar de forma rápida y sin complicaciones, pero solo ofrece una seguridad limitada a la hora de identificar de forma inequívoca a la persona que firma. Por eso, siempre hay que valorar qué tipo de firma es la más adecuada en función del caso concreto. Encontrarás una visión general de la EES, la FES y la QES en nuestra comparativa de estándares de firma electrónica.

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Muchas empresas quieren asegurarse de que los datos personales se traten exclusivamente dentro de la Unión Europea y estén sujetos a la normativa europea de protección de datos. sproof trata los datos exclusivamente en la UE y utiliza infraestructura europea.

Para muchas empresas, la ley estadounidense CLOUD Act es un factor importante a la hora de elegir un proveedor de software. En determinadas circunstancias, esta ley puede obligar a las empresas estadounidenses o con vínculos con EE. UU. a entregar datos por orden de las autoridades, independientemente de si están almacenados en EE. UU. o en el extranjero. Por eso, hoy en día muchas organizaciones no solo comprueban dónde están almacenados sus datos, sino también la sede de la empresa, la infraestructura en la nube que se utiliza y el marco jurídico aplicable. sproof apuesta por una infraestructura exclusivamente europea. El tratamiento de los datos se lleva a cabo dentro de la Unión Europea y está sujeto a la legislación europea. Esto ayuda a las empresas a cumplir con los estrictos requisitos en materia de protección de datos, cumplimiento normativo y soberanía digital.

Sí. DocuSign admite firmas electrónicas conformes con el Reglamento eIDAS. Pero hay algo importante que debes tener en cuenta: la conformidad con el eIDAS no dice nada sobre dónde se procesan o almacenan los datos. Por eso, las empresas deberían comprobar además en qué jurisdicción se procesan sus datos, qué infraestructura en la nube se utiliza y qué requisitos de protección de datos y cumplimiento normativo se cumplen. sproof admite todos los tipos de firma que cumplen con el eIDAS y procesa los datos exclusivamente dentro de la Unión Europea, utilizando infraestructura europea.

Sí. Además de los proveedores internacionales, hay varias plataformas europeas de firma electrónica. Si te importa especialmente la protección de datos, la soberanía digital y el cumplimiento de la normativa eIDAS, deberías incluir soluciones europeas en tu comparación. sproof es un proveedor austriaco que ha desarrollado su plataforma específicamente para satisfacer las necesidades de las empresas europeas.

El registro de auditoría (Audit Trail) ofrece un historial completo y admisible ante los tribunales de todo el proceso de firma. Documenta cuándo y quién ha consultado, aprobado y firmado el documento, incluyendo el método de verificación utilizado (por ejemplo, autenticación de dos factores o identificación electrónica cualificada). Este registro sirve, en caso de auditorías o disputas legales, como prueba principal de que la firma se ha realizado correctamente.

Sí. Cuando varias personas firman un documento una tras otra (flujo de trabajo secuencial), el PDF incluye un historial de las llamadas «versiones de revisión». Una herramienta de verificación (por ejemplo, sproof Validate) comprueba cada firma por separado en función del estado del documento en el momento de la firma.

A menudo, las firmas estándar ya no se pueden validar sin errores una vez que caduca el certificado subyacente (normalmente al cabo de 2 o 3 años). Por eso, sproof sign utiliza sistemáticamente el estándar LTV (Long-Term Validation). De este modo, la información de revocación (como las listas CRL u OCSP) se integra directamente en el documento en el momento de la firma. Así, la validez de la firma se puede comprobar de forma fiable para una posible auditoría, incluso décadas después, y sin depender del emisor.