La Asociación para la Promoción de los Servicios Sociales Voluntarios ha estado organizando el Año Social Voluntario (FSJ) en Austria durante más de 56 años. La asociación hace esto para brindar a los adultos jóvenes información sobre el sector social; y esto está bien acompañado pedagógicamente por empleados de FSJ que se preocupan por el bienestar de los participantes de FSJ. La asociación sin ánimo de lucro coopera con numerosas organizaciones sociales importantes, como Cáritas, Lebenshilfe o clínicas estatales, pero también con muchas instituciones más pequeñas, como grupos infantiles privados.
Los participantes de la FSJ trabajan 34 horas a la semana en una institución social en Austria, adquieren experiencia, pueden orientarse profesionalmente y desarrollarse personalmente. La asociación garantiza condiciones propicias y justas en las instituciones sociales con mentores obligatorios y reuniones de reflexión para garantizar la calidad. Dependiendo del área de aplicación y la ubicación, se requieren diferentes actividades. El objetivo principal de cada asignación de FSJ es apoyar al equipo respectivo y a los clientes a los que se va a atender.
Nombre de la organización:
Asociación para la Promoción de los Servicios Sociales Voluntarios – Año Social Voluntario
Breve descripción del proyecto:
Digitalización de los procesos de firma para reducir significativamente el esfuerzo administrativo y optimizar el procesamiento de contratos.
Por qué signo de prueba:
“Era importante para nosotros encontrar una solución que fuera practicable y asequible. Había que cumplir con la protección de datos. La herramienta utilizada para procesar la firma tenía que funcionar de manera competente, confiable, profesional y, sobre todo, “escuchar” lo que necesitamos. Encontramos todo esto a prueba de pruebas”.
¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?
Cuando asumí la dirección hace tres años, la asociación, que existía desde hacía más de 50 años, estaba en pañales en términos de digitalización. Hasta entonces, todos los contratos con las instituciones sociales y los participantes de la FSJ se redactaban mediante una carta modelo, se imprimían, se firmaban, se sellaban, se metían en un sobre y se llevaban a la oficina de correos. Y firmado por correo. Si era necesario un cambio, todo comenzaba de nuevo. Esto todavía era factible con un número menor de participantes, pero cuantos más adultos jóvenes hacen una FSJ, más imposible se vuelve la empresa. Sin mencionar la probabilidad de errores de las distintas listas de Excel. Por lo tanto, se necesitaban soluciones digitalizadas apropiadas para el siglo XXI.
En el primer paso, se encontró una empresa de TI que llevó todos nuestros procesos a un proceso digital. Por lo tanto, ya no podíamos recibir las solicitudes como un archivo adjunto en un correo electrónico (cuya información luego tenía que insertarse en listas de Excel), como era común y necesario en el pasado, sino a través de una herramienta de registro. Los datos podrían utilizarse directamente para crear automáticamente los contratos necesarios tras la fijación de una asignación FSJ. Esto aclaró la creación del contrato, pero aún faltaba la opción de firma digital. Después de investigar un poco y principalmente gracias a la recomendación de un amigo, finalmente encontré a prueba.
¿Qué importancia tiene la transformación digital para la FSJ?
No se puede subestimar la importancia de la transformación digital para la FSJ. Un año FSJ siempre comienza con el otoño. Por lo tanto, el verano es la fase pico de la mediación y también la fase pico de los contratos. Son necesarios dos contratos con nuestra asociación por cada persona colocada: con la institución social y con el participante de la FSJ. Tenemos que firmar estos contratos y, por supuesto, también la otra parte. ¡Sproof nos ofreció y nos sigue ofreciendo la solución ideal hoy! Este año esperamos alrededor de 700 asignaciones de FSJ y, por lo tanto, alrededor de 1400 contratos que deben firmarse.
¿Qué criterios fueron decisivos para usted en su búsqueda del proveedor de firma electrónica adecuado?
Para nosotros era importante encontrar una solución que fuera practicable y asequible. Había que cumplir con la protección de datos. La herramienta utilizada para procesar la firma tenía que funcionar de manera competente, confiable, profesional y, sobre todo, “escuchar” lo que necesitamos. Encontramos todo esto a prueba.
¿Para qué casos de uso se utiliza la firma digital?
Para las suscripciones de nuestros acuerdos FSJ con las instituciones sociales y con los participantes de la FSJ y también para contratos con patrocinadores, contratos de servicios, etc. Simplemente para todos los documentos que requieren una firma oficialmente válida. Y así, la prueba no solo nos ayuda con los contratos en torno a las asignaciones de la FSJ, sino también con los documentos que deben ser firmados por la presidenta de la asociación y el director general, ya que no nos vemos tan a menudo, lo que dificulta la firma a mano, sino que estamos principalmente en contacto por correo electrónico y teléfono.
Desde que tenemos sproof, que también permite hacer dibujos a través de ID-Austria, ya no hay necesidad de reuniones, que solían consistir principalmente en obtener una firma para un documento importante. También celebramos la solución sin papel. Esto nos permite ahorrar valiosos recursos. Hoy en día, no imprimimos casi nada en absoluto.
Hasta entonces, todos los contratos con las instituciones sociales y los participantes de la FSJ se redactaban por carta, se imprimían, se firmaban, se sellaban, se metían en un sobre y se llevaban a la oficina de correos. Y firmado por correo. Si era necesario un cambio, todo comenzaba de nuevo. Esto todavía era factible con un número menor de participantes, pero cuantos más adultos jóvenes hacen una FSJ, más imposible se vuelve la empresa.
MMag. Elisabeth Marcus
Director General de la Asociación del Año Social Voluntario
¿Cómo funcionó la integración de la nube?
La empresa de TI que hizo la digitalización por nosotros y sproof se encargó de eso directamente. De experto en experto, por así decirlo. Para nosotros, como clientes, esto fue ideal.
¿Qué exigencias tiene una organización como la FSJ en materia de seguridad, cumplimiento y protección de datos?
Por supuesto, tenemos estándares extremadamente altos aquí. La pregunta sobre privacidad y seguridad fue una de las primeras que hicimos cuando nos encontramos con Sproof.
¿Qué te gusta especialmente del letrero a prueba?
Todos los empleados de sproof son increíblemente competentes, amables, profesionales y siempre están ansiosos por encontrar la mejor solución para nosotros. Están ahí y disponibles para preguntas y problemas y hacen todo lo posible para garantizar que nosotros, como clientes, logremos el resultado que necesitamos y queremos. sproof es lo mejor que nos pudo haber pasado, al lado de la gran empresa de TI con la que abordamos la digitalización.
¿Se utilizan flujos de trabajo de firma para su caso de uso?
Sí. Especialmente cuando firmo documentos digitalmente con nuestro presidente, entra en juego el flujo de trabajo de firma. Pero también en los contratos con los sitios de asignación y los participantes de FSJ. Al pasar de las firmas manuales a los acuerdos enviados por correo postal y a las firmas digitales por correo electrónico, también hemos asegurado la digitalización en las más de 700 instituciones sociales, porque los responsables de las instituciones sociales también tenían que lidiar con la firma digital.
Ahora ya estamos en el tercer año de uso y en todas partes funciona de maravilla. Sproof tiene experiencia como un socio confiable y sin complicaciones. Por cierto, el dibujo digital nunca fue un desafío para los participantes de FSJ. Desde el principio, los jóvenes lo hicieron en un abrir y cerrar de ojos con sus teléfonos móviles, como si nunca lo hubieran hecho de otra manera. Esto también habla de la facilidad de uso fácil y comprensible de la prueba. ¡Decimos un sincero GRACIAS por la gran cooperación!
