HOGAST es una cooperativa de compras que, además de toda la adquisición de bienes, también se ocupa de las áreas de electricidad, combustible, telefonía y muchos otros temas y siempre se asegura de que sus empresas miembros disfruten de las mejores condiciones y procesos optimizados, así como de que puedan esperar ventajas significativas en todas las áreas relevantes de compras y servicios.

HOGAST se fundó hace más de 45 años con la idea básica de crear ventajas de precio a través de la agrupación de cantidades entre empresas y aliviar a las empresas individuales de las tareas rutinarias.

Hoy en día, HOGAST es la mayor empresa de hostelería de Austria y cuenta con más de 3.200 empresas asociadas con una facturación de 415 millones de euros. La filial de Múnich es responsable de servir a la región del sur de Alemania. Además, el Grupo HOGAST también incluye HOTEL GASTRO POOL para hoteles y restaurantes más pequeños, así como HANDOVER para instalaciones en el sector social.

Nombre de la empresa: HOGAST

Breve descripción del proyecto:
“… Debido a la reducción del tiempo de trabajo y la oficina en casa, inevitablemente tuvimos que repensarlo, porque sin un nuevo sistema digital, ya no habríamos podido firmar contratos, facturas y pedidos”.

Por qué signo de prueba:
“Lo que nos gusta especialmente de los letreros a prueba es su facilidad de uso. No solo puede encontrar los documentos cargados rápidamente, sino que gracias a la nueva función, también puede especificar dónde debe firmarse el documento. Como resultado, simplemente notamos que siempre está sucediendo algo en el signo de prueba, es decir, estamos trabajando en extensiones y actualizaciones, lo cual es muy importante para nosotros”.

¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?

Sigmond: “Para nosotros como empresa, dos aspectos fueron decisivos a la hora de elegir una solución de firma digital. Uno de ellos fue la pandemia de Corona, porque la reducción del tiempo de trabajo y el teletrabajo nos obligaron a repensar, porque sin un nuevo sistema digital, ya no habríamos podido firmar contratos, facturas y pedidos.

El segundo aspecto, que sin duda ha sido un tema de discusión con la gerencia durante algún tiempo, es que nosotros, como empresa, nos hemos centrado en la digitalización y la sostenibilidad al mismo tiempo.

Con el enfoque en esto, finalmente llegó el punto en el que decidimos firmar todo digitalmente ahora y donde es posible prescindir de todas las facturas y contratos en papel”.

¿Para qué casos de uso se utiliza la firma digital?

Sigmond: “Básicamente, somos el enlace entre nuestros proveedores y clientes o miembros. Sin embargo, esto también significa que todas las facturas y pedidos pasan por HOGAST y luego tenemos que firmarlos y refrendarlos en algunos casos. La cadena de firmas puede considerarse como un triángulo entre proveedor, miembro y HOGAST.

Un ejemplo en el que se utiliza la firma digital y ayuda totalmente es cuando se incorporan nuevos proveedores. También hay contratos que deben firmarse de alguna manera. Antes de decidirnos por una solución de firma electrónica, primero tuvimos que enviar todo en papel por correo y esperar.
Debido al hecho de que toda la empresa consta de cuatro empresas, en esta aplicación el socio de entrega tiene que firmar una vez y HOGAST cuatro veces. Podrían pasar de dos a tres semanas hasta que todo llegara a nuestro lugar. Con la solución digital de sproof sign, todo es mucho más rápido.

Pero también utilizamos la firma electrónica cuando aceptamos entregas. Esto se debe a que todas las confirmaciones de pedidos superiores a 7.500 euros deben ser refrendadas por nosotros después de que el cliente y el proveedor ya hayan firmado. ¡Esta es una cuestión de responsabilidad! HOGAST también es responsable de sus clientes si quiebran o son insolventes. Luego pagamos las facturas de nuestros miembros, pero solo si la confirmación del pedido o el pedido ha sido refrendado por nosotros de antemano. Este es un aspecto realmente importante para nuestros miembros y proveedores”.

¿Qué estándares en términos de seguridad de datos y cumplimiento debe cumplir una solución de software en su empresa?

Sigmond: “La protección de datos es un tema presente en este momento y ahora es simplemente un requisito básico. Todo tiene que estar bien. Para nosotros, sin embargo, la facilidad de uso también era importante, que el software fuera fácil de usar y que se pudiera ahorrar tiempo. “

“Es por eso que recomendamos sproof a nuestros 7,000 clientes con la conciencia tranquila”.

Peter Sigmond
Gerente Senior de Mercancías

¿Qué te gusta especialmente del letrero a prueba?

Sigmond: “Lo que nos gusta especialmente de los letreros a prueba es su facilidad de uso. No solo puede encontrar los documentos cargados rápidamente, sino que gracias a la nueva función, también puede especificar dónde debe firmarse el documento. Como resultado, simplemente notamos que siempre sucede algo en el signo de prueba, es decir, se está trabajando en extensiones y actualizaciones, lo cual es muy importante para nosotros. Pero incluso si surge una pregunta de nuestra parte sobre las firmas electrónicas o una nueva función, siempre tenemos un soporte excelente y rápido al que recurrir”.

¿Hay alguna ventaja especial del signo de prueba que sea particularmente ventajosa en su industria?

Sigmond: “En el futuro, nos gustaría ver el signo de prueba incrustado en sistemas de terceros. Por supuesto, una aplicación separada también sería emocionante. Por el momento, sigue siendo una plataforma basada en la web, donde puede llevar un poco de tiempo cargar grandes cantidades de datos.

Sin embargo, lo bueno del signo de prueba es que, gracias a nuestro contacto cercano, ya sabemos que estamos exactamente en el lugar correcto en la prueba de resistencia. Porque incluso si algo no encaja, trabajamos en un mayor desarrollo e integramos las nuevas funciones en el software. Es por eso que recomendamos sproof a nuestros 7,000 clientes con la conciencia tranquila”.