Neunerhaus ayuda a las personas sin hogar, sin hogar y sin seguro a encontrar el camino de regreso a una vida autodeterminada, sin importar cuán accidentado sea el camino y cuántos pasos dé. En tres edificios residenciales neunerhaus, así como en la vida asistida con Housing First y Mobil, más de 1,000 personas sin hogar y sin hogar son atendidas y asesoradas cada año. Alrededor de 6.000 personas son atendidas en el centro de salud neunerhaus cada año.

Nombre de la organización:
Neunerhaus

Breve descripción del proyecto:
Transformación digital de los procesos de firma y así reducir significativamente el esfuerzo administrativo. Esto permite a la organización hacer que sus procesos internos sean más eficientes y liberar más tiempo para el trabajo social directo con personas sin hogar y propensas a la pobreza.

Por qué signo de prueba:
“Tenemos que utilizar nuestros escasos recursos de tiempo en la administración de manera particularmente consciente: la firma digital es una gran mejora aquí”.

¿Cómo surgió la decisión de introducir la firma digital?

Debido a nuestra estructura organizativa, la mayoría de los documentos que firmamos requieren la firma de dos personas. Hasta 2023, había carpetas de firmas que se llevaban de A a B, y mucho esfuerzo administrativo: había que planificar el tiempo de espera para la firma, y había consultas periódicas de los colegas sobre los documentos y su estado en el proceso de firma. Luego, todo tuvo que escanearse a mano y, además, archivarse en papel. Tenemos que utilizar nuestros escasos recursos de tiempo en la administración de manera particularmente consciente: aquí era obvio que había margen de mejora. Además de la naturaleza independiente de la ubicación de la firma, el factor decisivo fue sobre todo este ahorro de tiempo y recursos ecológicos para la impresión, el correo interno, la obtención de firmas y el escaneo de documentos en papel. Otro incentivo fue la firma y gestión más fácil de los documentos relacionados con los recursos humanos para nuestros empleados.

¿Qué importancia tiene la transformación digital para neunerhaus?

La mayoría de los empleados de neunerhaus trabajan directamente con personas, por ejemplo, en el trabajo social o en el sector de la salud. En relación con la transformación digital, nos preocupa principalmente el tema de la inclusión digital, en primer lugar la inclusión de nuestros usuarios, como empleador, pero también las habilidades de nuestros empleados para seguir el ritmo de la digitalización y poder utilizar la firma digital, que cada vez son más demandadas por organismos o que facilitan los canales oficiales.
En los últimos años, hemos digitalizado numerosos procesos en nuestros procesos de soporte, como en gestión, recursos humanos y control. Un factor clave aquí fue la pandemia de coronavirus, que aceleró aún más este cambio. Otro factor importante es nuestra pretensión de manejar nuestros recursos humanos con especial cuidado y utilizarlos de la manera más efectiva posible. La digitalización nos ayuda, especialmente en el trabajo de RRHH, a promover tanto el aumento de la eficiencia como las innovaciones. Las herramientas digitales y el contacto personal se complementan perfectamente. Un ejemplo concreto del trabajo de RRHH: la firma digital de un nuevo contrato de servicios siempre se combina con una cita personal para firmar el contrato.

Tenemos que utilizar nuestros escasos recursos de tiempo en la administración de manera particularmente consciente: la firma digital es una gran mejora aquí.

Dr. Stephan Gremmel, Director General

¿Qué criterios fueron decisivos para usted en su búsqueda del proveedor de firma electrónica adecuado?

A la hora de buscar el proveedor de firma electrónica adecuado, varios criterios centrales fueron decisivos para nosotros. Los costos fueron lo primero, ya que necesitamos usar nuestro presupuesto de manera eficiente como organización sin fines de lucro. Igualmente importante era la facilidad de uso: la solución no solo tenía que ser intuitiva de usar, sino que también debía ofrecer funciones como firmas por lotes y un panel claro para optimizar nuestros flujos de trabajo. Además, las funciones esenciales, como agregar anotaciones, colocar firmas en varios lugares del documento y establecer secuencias de firmas, eran esenciales. También buscábamos una solución basada en la web que fuera fácil de integrar y que garantizara una validez legal completa.

Otra necesidad era la protección de datos y el estricto cumplimiento del RGPD. sproof garantiza que todos los datos se almacenan en servidores europeos, lo que nos brinda un nivel adicional de seguridad. La protección contra la falsificación también fue un factor decisivo para descartar de manera confiable la manipulación. Además, el servicio de atención al cliente debe estar disponible en todo momento sin incurrir en costes adicionales por cada contacto. Hemos visto que todos estos requisitos se cumplen plenamente a prueba.

¿Para qué casos de uso se utiliza la firma digital?

La firma digital se utiliza en neunerhaus en una variedad de casos de uso, especialmente para contratos y otros documentos importantes que requieren una firma rápida y legalmente segura. Esto incluye contratos con socios externos, solicitudes de pago, aprobaciones presupuestarias y otros documentos relacionados con el negocio que deben ser firmados por la alta dirección. Desde junio de 2024, la firma digital también se utiliza para documentos relacionados con el personal, como contratos de servicios, acuerdos complementarios, confirmaciones de empleo y certificados para empleados.

¿Cómo funcionó la integración de la nube?

La integración de la solución en la nube se realizó sin problemas y de manera eficiente. Para que la transición sea lo más fácil posible para todos los empleados, hemos creado instrucciones internas que explican paso a paso cómo firmar documentos a través de la prueba. En la dirección también nos ocupamos intensamente del proceso al principio, pero mientras tanto los nuevos procesos se han consolidado mucho. Gracias a la clara estructuración y a la interfaz de usuario intuitiva de sproof, pudimos integrar fácilmente la firma digital en nuestros flujos de trabajo existentes.

¿Qué estándares tiene una organización como neunerhaus en términos de seguridad, cumplimiento y protección de datos?

Como organización social que trabaja con datos sensibles de muchas personas, neunerhaus cuenta con los más altos estándares de seguridad, protección de datos y cumplimiento legal. En particular, la protección de los datos personales es de suma importancia, ya que se debe mantener la base de confianza con nuestros empleados y socios.

¿Qué te gusta especialmente del letrero a prueba?

Apreciamos especialmente la excelente atención al cliente de sproof. Las solicitudes se procesan rápidamente y orientadas a la solución, y el sistema se desarrolla continuamente en función de los comentarios de los usuarios. La interfaz intuitiva y fácil de usar hace que sea mucho más fácil de usar en el día a día. La “Academia”, a la que se puede acceder directamente en la cuenta, también ofrece un soporte útil para familiarizarse rápidamente con las funciones. En general, el signo de prueba contribuye significativamente a aumentar la eficiencia y simplificar nuestros procesos de trabajo.

¿Se utilizan flujos de trabajo de firma para su caso de uso?

Sí, en algunas áreas, como la alta dirección y los recursos humanos, ya estamos utilizando flujos de trabajo de firma en casos aislados. Estos flujos de trabajo han demostrado ser particularmente útiles para procesos recurrentes, como la firma de contratos de servicio o documentos comerciales. Sin embargo, debido a nuestro tamaño y a una implementación relativamente nueva, todavía estamos empezando a integrar completamente estos flujos de trabajo en nuestros procesos de trabajo.