L’ÖH HH HH Haute-Autriche représente les étudiants vis-à-vis de l’Université des sciences appliquées de Haute-Autriche. En plus du mandat légal de représenter les étudiants, l’ÖH FH OÖ est une société de droit public et est soumise à de nombreux règlements, lois et à un organe de surveillance au sein du ministère fédéral.

L’Université des sciences appliquées de Haute-Autriche (FH OÖ) propose des formations axées sur la pratique sur quatre sites : Hagenberg (informatique, communication et médias), Linz (technologie médicale et sciences sociales), Steyr (commerce et gestion) et Wels (technologie et sciences naturelles). Depuis sa création en 1993, l’Université des sciences appliquées de Haute-Autriche est devenue un établissement d’enseignement de premier plan, avec plus de 5 000 étudiants inscrits pour l’année scolaire 2023/2024.

Nom de l’organisation :
ÖH FH Haute-Autriche

Brève description du projet :
Digitalisation de l’Union des Elèves : Introduction de la signature numérique pour augmenter l’efficacité des processus administratifs

Pourquoi sproof signe :
Sproof Sign offre un avantage significatif grâce à la possibilité d’inviter des personnes externes à signer par e-mail. Ces personnes peuvent ensuite signer facilement des documents dans toute l’UE en utilisant une grande variété de méthodes de signature.

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

Il existe différents niveaux de représentation et d’administration au sein de l’Union des étudiants. Cela nécessite la publication de divers documents et approbations de paiement sur une base quotidienne. Pour ces cas d’utilisation, l’utilisation de la signature qualifiée ou des signatures physiques et de leurs documents originaux est requise. C’est un processus qui prend beaucoup de temps. Afin de pouvoir investir plus de temps dans notre tâche actuelle, qui est le travail de représentation, nous avons décidé de numériser et de moderniser nos processus et tâches administratifs. Pour cette raison, nous avons également connecté sproof sign à notre outil interne de gestion budgétaire afin de faire signer numériquement les documents par les 3 personnes nécessaires à l’avenir, sans avoir à les échanger par e-mail et à les envoyer.

Quels critères ont été décisifs pour vous dans votre recherche du bon fournisseur de signature électronique ?

Lors de la recherche du bon fournisseur de signature électronique, plusieurs critères ont été décisifs pour nous. Un aspect clé était la connexion API, car nous devons la construire à partir d’un système tiers. En outre, il était important que des personnes extérieures puissent être facilement invitées à signer par courrier électronique. Un autre critère était la convivialité et la modernité du logiciel, qui devaient se refléter dans une interface utilisateur intuitive. Un fournisseur qui combine toutes ces exigences dans un logiciel abordable est un grand avantage pour nous et je pense que c’est un très gros avantage pour sproof sign. Pour ces raisons, nous avons également décidé de travailler avec sproof.

Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?

Nous utilisons la signature numérique pour diverses applications. D’une part, nous les utilisons pour les approbations de paiement, ce qui permet d’autoriser les transactions financières rapidement et en toute sécurité. D’autre part, nous les utilisons pour les documents internes afin d’optimiser les processus de travail et de réduire les efforts administratifs. En outre, nous utilisons la signature numérique pour les documents des étudiants de l’Université des sciences appliquées de Haute-Autriche. Ces documents confirment que les étudiants de l’Union des étudiants autrichiens (ÖH) remplissent une certaine fonction. La signature numérique nous permet de créer et d’envoyer ces confirmations de manière simple et conforme à la loi. Le large éventail d’utilisations de la signature numérique nous permet de travailler plus efficacement tout en assurant la sécurité de nos documents.

Comment s’est déroulée l’intégration du cloud ?

L’intégration du cloud a été mise en œuvre par un partenaire et s’est déroulée sans problème. L’intégration de l’API a bien fonctionné et nous a permis de lier de manière transparente nos systèmes existants à la nouvelle solution de signature. Cependant, changer les processus appropriés pour les employés et les initier à ces nouvelles méthodes de travail modernes est un processus qui prend du temps.

À quelles normes en termes de sécurité et de conformité des données une solution logicielle doit-elle répondre dans votre organisation ?

En tant qu’Union des étudiants de Haute-Autriche, nous sommes également soumis aux réglementations et lois habituelles. La solution logicielle que nous utilisons pour la signature numérique doit donc répondre à plusieurs normes en termes de sécurité et de conformité des données. D’une part, il est essentiel que la solution de signature soit conforme au règlement européen eIDAS, car celui-ci définit le cadre juridique de la signature électronique dans l’Union européenne. De plus, le logiciel doit être conforme aux lois et réglementations nationales en vigueur afin que nous soyons légalement protégés. N’oublions pas qu’il doit être conforme au RGPD. Notre solution est essentiellement conçue pour garantir que toutes les informations et documents personnels sont traités et stockés conformément aux exigences strictes du RGPD.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?

Ce que j’aime particulièrement chez sproof sign, c’est la présentation claire et moderne de toutes les applications ainsi que la fonction de filtrage pratique permettant d’identifier rapidement les documents ouverts à signer. Bien entendu, la fonction de traitement par lots est également utile, car elle permet d’ajouter efficacement des QES à de grandes quantités de documents en même temps. Surtout lors du traitement de jusqu’à 400 documents, cette fonction est un véritable soulagement dans le travail quotidien.

Bien entendu, la fonction de traitement par lots est également utile, car elle permet d’ajouter efficacement des QES à de grandes quantités de documents en même temps. Surtout lors du traitement de jusqu’à 400 documents, cette fonction est un véritable soulagement dans le travail quotidien.

Sascha Bauer
Président de l’association des étudiants de l’Université des sciences appliquées de Haute-Autriche

Y a-t-il des avantages particuliers du signe sproof qui sont particulièrement avantageux dans votre secteur d’activité ?

Sproof Sign nous offre un avantage non négligeable dans la possibilité d’inviter des personnes externes à signer par e-mail. Ces personnes peuvent ensuite signer facilement des documents dans toute l’UE en utilisant une grande variété de méthodes de signature.