Depuis plus de 56 ans, l’Association pour la promotion des services sociaux bénévoles organise l’Année sociale du volontariat (ASJ) en Autriche. L’association fait cela pour donner aux jeunes adultes un aperçu du secteur social ; et cela est bien accompagné pédagogiquement par des employés de la FSJ qui ont à cœur le bien-être des participants de la FSJ. L’association à but non lucratif coopère avec de nombreuses grandes organisations sociales, telles que Caritas, Lebenshilfe ou des cliniques d’État, mais aussi avec de nombreuses institutions plus petites telles que des groupes privés d’enfants.
Les participants à la FSJ travaillent 34 heures par semaine dans une institution sociale en Autriche, acquièrent de l’expérience, peuvent s’orienter professionnellement et se développer personnellement. L’association assure des conditions propices et équitables dans les institutions sociales avec des mentors obligatoires et des réunions de réflexion pour l’assurance qualité. Selon le domaine d’application et l’emplacement, différentes activités sont nécessaires. L’objectif principal de chaque mission FSJ est de soutenir l’équipe respective et les clients à prendre en charge.
Nom de l’organisation :
Association pour la Promotion des Services Sociaux Volontaires – Année Sociale du Volontariat
Brève description du projet :
Numérisation des processus de signature pour réduire considérablement les efforts administratifs et optimiser le traitement des contrats.
Pourquoi sproof signe :
« Il était important pour nous de trouver une solution qui soit réalisable et abordable. La protection des données devait être respectée. L’outil utilisé pour traiter la signature devait fonctionner avec compétence, confiance, professionnalisme et, surtout, « écouter » ce dont nous avons besoin. Nous avons trouvé tout cela à l’épreuve.
Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?
Lorsque j’en ai pris la direction il y a trois ans, l’association, qui existait depuis plus de 50 ans, en était à ses balbutiements en matière de digitalisation. Jusque-là, tous les contrats avec les institutions sociales et les participants à la FSJ étaient rédigés au moyen d’une lettre type, imprimés, signés, affranchis, mis dans une enveloppe et apportés au bureau de poste. Et signé par la poste. Si un changement était nécessaire, tout recommençait. C’était encore faisable avec un plus petit nombre de participants, mais plus les jeunes adultes font un FSJ, plus l’entreprise devient impossible. Sans parler de la probabilité d’erreurs des différentes listes Excel. Il fallait donc des solutions numérisées adaptées au 21e siècle.
Dans un premier temps, nous avons trouvé une société informatique qui a regroupé tous nos processus dans un processus numérique. Ainsi, nous ne pouvions plus recevoir les demandes en pièce jointe dans un e-mail (dont les informations devaient ensuite être insérées dans des listes Excel), comme c’était courant et nécessaire par le passé, mais via un outil d’inscription. Les données pourraient ensuite être utilisées directement pour créer automatiquement les contrats nécessaires après la fixation d’une mission FSJ. Cela a permis de clarifier la création du contrat, mais l’option de signature numérique était encore absente. Après quelques recherches et principalement grâce à la recommandation d’un ami, je suis finalement tombé sur sproof.
Quelle est l’importance de la transformation numérique pour la FSJ ?
L’importance de la transformation numérique pour la FSJ ne peut être surestimée. Une année FSJ commence toujours avec l’automne. Ainsi, l’été est la phase de pointe de la médiation et aussi la phase de pointe des contrats. Deux contrats avec notre association sont nécessaires pour chaque personne placée : avec l’établissement social et avec le participant FSJ. Nous devons signer ces contrats et, bien sûr, l’autre partie aussi. sproof nous a offert et nous offre encore aujourd’hui la solution idéale ! Cette année, nous prévoyons environ 700 missions FSJ, et donc environ 1400 contrats à signer.
Quels critères ont été décisifs pour vous dans votre recherche du bon fournisseur de signature électronique ?
Il était important pour nous de trouver une solution réalisable et abordable. La protection des données devait être respectée. L’outil utilisé pour traiter la signature devait fonctionner avec compétence, confiance, professionnalisme et, surtout, « écouter » ce dont nous avons besoin. Nous avons constaté tout cela à l’évidence.
Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?
Pour les souscriptions de nos conventions FSJ avec les institutions sociales et avec les participants FSJ ainsi que pour les contrats avec les sponsors, les contrats de service, etc. Simplement pour tous les documents qui nécessitent une signature officiellement valide. Ainsi, sproof ne nous aide pas seulement pour les contrats relatifs aux missions de la FSJ, mais aussi pour les documents qui doivent être signés par la présidente de l’association et le directeur général, car nous ne nous voyons pas souvent – ce qui rend difficile la signature à la main – mais nous sommes principalement en contact par e-mail et par téléphone.
Depuis que nous disposons de sproof, qui permet également de faire des dessins via ID-Austria, il n’est plus nécessaire de faire des réunions, qui consistaient auparavant principalement à obtenir une signature pour un document important. Nous célébrons également la solution sans papier. Cela nous permet d’économiser des ressources précieuses. Aujourd’hui, nous n’imprimons presque plus rien du tout.
Jusque-là, tous les contrats avec les institutions sociales et les participants à la FSJ étaient rédigés en lettre type, imprimés, signés, affranchis, mis dans une enveloppe et apportés au bureau de poste. Et signé par la poste. Si un changement était nécessaire, tout recommençait. C’était encore faisable avec un plus petit nombre de participants, mais plus les jeunes adultes font un FSJ, plus l’entreprise devient impossible.
MMag. Elisabeth Marcus
Directeur général de l’Association Année Sociale du Volontariat
Comment s’est déroulée l’intégration du cloud ?
L’entreprise informatique qui s’est chargée de la numérisation pour nous et sproof s’en est occupée directement. D’expert en expert, pour ainsi dire. Pour nous, en tant que client, c’était l’idéal.
Quelles sont les exigences d’une organisation comme la FSJ en matière de sécurité, de conformité et de protection des données ?
Bien sûr, nous avons des normes extrêmement élevées ici. La question de la confidentialité et de la sécurité a été l’une des premières que nous avons posées lorsque nous sommes tombés sur sproof.
Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?
Tous les employés de sproof sont incroyablement compétents, amicaux, professionnels et toujours désireux de trouver la meilleure solution pour nous. Ils sont là et disponibles pour répondre aux questions et aux problèmes et font tout ce qu’ils peuvent pour s’assurer que nous, en tant que clients, obtenons le résultat dont nous avons besoin et que nous voulons. c’est la meilleure chose qui pouvait nous arriver, à côté de la grande entreprise informatique avec laquelle nous avons abordé la numérisation.
Les workflows de signature sont-ils utilisés pour votre cas d’utilisation ?
Oui. Surtout lorsque je signe numériquement des documents avec notre président, le flux de signature entre en jeu. Mais aussi dans les contrats avec les sites de mission et les participants au FSJ. En passant de la signature manuelle à l’envoi d’accords par la poste à la signature numérique par e-mail, nous avons également assuré la numérisation dans plus de 700 institutions sociales, car les gestionnaires des institutions sociales devaient alors également s’occuper de la signature numérique.
Maintenant, nous en sommes déjà à la troisième année d’utilisation et partout, cela fonctionne à merveille. Sproof est un partenaire fiable et simple. D’ailleurs, le dessin numérique n’a jamais été un défi pour les participants de la FSJ. Dès le début, les jeunes adultes l’ont fait en un rien de temps avec leur téléphone portable, comme s’ils ne l’avaient jamais fait autrement. Cela témoigne également de la facilité et de la facilité d’utilisation compréhensible de sproof. Nous vous disons un MERCI sincère pour la grande coopération !!
