Energie AG Oberösterreich est un groupe leader dans le domaine de l’énergie et des services qui joue un rôle clé dans l’approvisionnement énergétique régional depuis 1892. Avec une large gamme de services d’électricité, de gaz, de chaleur, d’eau ainsi que d’élimination des déchets et de services TIC, l’entreprise est synonyme de qualité et de fiabilité pour les clients, les fournisseurs, les employés et le public. Grâce à un réseau étendu et à ses propres centrales, Energie AG assure un approvisionnement en électricité durable et fiable à plus de 450 000 clients. En tant que partenaire de plus de 1 000 communes, elle est également active dans le domaine de l’eau. Tout cela toujours dans le respect des normes écologiques les plus élevées.

Nom de l’entreprise : Energie AG Oberösterreich

Brève description du projet :
Mettez en œuvre une solution de signature numérique pour prendre en charge des processus métier efficaces et flexibles et répondre aux exigences de protection des données.

Pourquoi sproof signe :
« Nous avons déjà plusieurs solutions différentes en interne, ce qui nous a appris quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour nous et lesquelles ne peuvent pas nous donner la flexibilité dont nous avons besoin. Lors de l’évaluation des fournisseurs potentiels, nous avons donc défini des exigences spécifiques (…) sproof sign a pu nous les fournir.

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

Burger: « Nous avons décidé de mettre en œuvre une solution de signature numérique pour répondre à deux défis clés. Tout d’abord, nous avons remarqué que nous rencontrions souvent une rupture médiatique dans nos processus avec les clients finaux. De nombreuses informations ont été soumises sous forme papier, ce qui a entraîné des processus manuels fastidieux de capture, d’archivage et de traitement ultérieur. Cette perturbation des médias a considérablement ralenti nos processus. En numérisant ces processus et en introduisant la signature numérique, nous avons pu éliminer ce goulot d’étranglement et augmenter l’efficacité.

De plus, la pandémie de COVID-19 nous a obligés à adapter nos processus internes. La méthode traditionnelle de signature physique des documents n’était plus pratique en raison des restrictions de voyage et du travail à domicile. La nécessité de mettre en œuvre une solution numérique s’est imposée afin de maintenir les opérations commerciales. Dans ce contexte, nous recherchions une solution qui puisse nous apporter la flexibilité nécessaire.

Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?

Burger: « Nous utilisons la signature numérique pour diverses applications. D’une part, nous l’utilisons dans le contact avec la clientèle, par exemple lorsqu’un client souhaite conclure un contrat ou doit confirmer un service fourni. Un autre cas d’utilisation est l’usage interne, en particulier dans des situations telles que la mise en œuvre rapide de nouvelles réglementations, telles que la réglementation du bureau à domicile. Dans un tel cas, nous devions traiter rapidement des documents pour 1500 employés, ce qui n’aurait pas été possible avec les processus traditionnels basés sur le papier. Pour gérer ce processus, nous avons utilisé des solutions internes intégrées via une application spécialement développée. Un processus de libération a été mis en œuvre dans lequel les documents ont d’abord été approuvés par les superviseurs directs avant d’être envoyés aux employés avec les espaces réservés de signature prédéfinis.

Pourquoi avoir choisi une solution de signature européenne et quel est le rôle du RGPD ?

Burger: « Nous opérons en tant que fournisseur d’énergie disposant d’infrastructures critiques dans une zone hautement réglementée. La confidentialité est de la plus haute importance pour nous, car nous travaillons constamment avec des données personnelles. Il était donc crucial de trouver un prestataire à proximité immédiate, de préférence en Autriche ou au moins en Europe. Un fournisseur américain aurait été associé à trop d’incertitudes et de défis, car nous ne pouvons prendre aucun risque. C’est pourquoi notre politique met clairement l’accent sur les fournisseurs européens afin de s’assurer que nous répondons aux exigences du RGPD et que nous minimisons les risques en matière de protection des données.

À quelles normes en matière de sécurité et de conformité des données une solution logicielle doit-elle répondre dans votre entreprise ?

Burger: « En plus du RGPD, d’autres normes sont d’une grande importance pour nous, comme l’ISO 271001. C’est particulièrement important pour nous, car nous sommes nous-mêmes certifiés et nous attendons de nos fournisseurs qu’ils soient en mesure de respecter les mêmes normes de sécurité que nous. Nous effectuons également régulièrement des audits de sécurité pour nous assurer que notre infrastructure est toujours protégée. Ces examens sont effectués chaque année afin d’identifier et de corriger les vulnérabilités potentielles en temps opportun avant que des incidents de sécurité ne se produisent, ce qui peut être coûteux.

« De nombreuses informations ont été soumises sous forme papier, ce qui a entraîné des processus manuels chronophages […] LED. Cette perturbation des médias a considérablement ralenti nos processus. En numérisant ces processus et en introduisant la signature numérique, nous avons pu éliminer ce goulot d’étranglement et augmenter l’efficacité.

Dr Franz Burger
Consultant, gestion de contenu et collaboration

Comment se déroule le processus d’évaluation des solutions de signature électronique dans une entreprise de votre taille ?

Burger: « Nous avons déjà plusieurs solutions différentes en interne, ce qui nous a appris quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour nous et lesquelles ne peuvent pas nous donner la flexibilité dont nous avons besoin. Lors de l’évaluation des fournisseurs potentiels, nous avons donc défini des exigences spécifiques, notamment la possibilité de déplacer l’espace réservé de signature à volonté et d’ajuster la mise à l’échelle, ainsi que la possibilité pour les utilisateurs de configurer de manière flexible leur rôle de signature. Nous n’avons pas trouvé cela partout. Nous avons également mis l’accent sur la capacité d’intégration avec les processus existants, notamment via l’API REST, afin d’assurer une intégration transparente dans nos flux de travail. “

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?

Burger: « Après une enquête auprès de nos principaux utilisateurs qui utilisent fréquemment le produit, la convivialité en particulier a été soulignée de manière particulièrement positive. L’interface utilisateur est conçue de manière intuitive, ce qui simplifie le processus de signature pour les utilisateurs. Il fonctionne également sans problème en déplacement, ce qui est très apprécié par nos employés. De plus, ils n’avaient besoin que de peu ou pas de formation pour utiliser le produit. Cela a considérablement minimisé l’effort de formation et a été un grand avantage pour nous. Un autre aspect positif est la possibilité de configurer librement les tampons de signature. Cela nous permet de couvrir différentes exigences et de prendre en charge des processus individuels. D’autres solutions de signature n’ont tout simplement pas réussi à relever ce défi.

Y a-t-il des idées pour les futurs cas d’utilisation de sproof sign ?

Burger: « Nous sommes actuellement en phase de test d’une intégration avec SAP pour le processus de devis. C’est là que les devis sont créés, approuvés et signés avant d’être envoyés au client. Cette intégration a déjà été mise en place et sera déployée progressivement à partir de l’été. Notre service RH interne aurait probablement aussi du potentiel. Nous avons environ 4 500 employés dont il faut s’occuper. Bien sûr, tout ce qui fonctionne numériquement et qui s’affranchit du papier est un énorme levier.