HOGAST est une coopérative d’achat qui, en plus de l’ensemble de l’achat de marchandises, s’occupe également des domaines de l’électricité, des carburants, de la téléphonie et de nombreux autres sujets et veille toujours à ce que ses entreprises membres bénéficient des meilleures conditions et de processus optimisés, ainsi qu’à ce qu’elles puissent s’attendre à des avantages significatifs dans tous les domaines d’achat et de service pertinents.

HOGAST a été fondée il y a plus de 45 ans avec l’idée de base de créer des avantages de prix grâce à un regroupement inter-entreprises des quantités et de soulager les entreprises individuelles des tâches routinières.

Aujourd’hui, HOGAST est la plus grande entreprise de l’hôtellerie et de la restauration en Autriche et compte plus de 3 200 entreprises membres avec un chiffre d’affaires de 415 millions d’euros. La filiale de Munich est chargée de desservir la région du sud de l’Allemagne. En outre, le groupe HOGAST comprend également HOTEL GASTRO POOL pour les petits hôtels et restaurants ainsi que HANDOVER pour les installations du secteur social.

Nom de l’entreprise : HOGAST

Brève description du projet :
“… En raison du chômage partiel et du télétravail, nous avons inévitablement dû repenser, car sans un nouveau système numérique, nous n’aurions plus été en mesure de signer des contrats, des factures et des commandes.

Pourquoi sproof signe :
« Ce que nous apprécions particulièrement chez sproof sign, c’est sa facilité d’utilisation. Non seulement vous pouvez trouver rapidement les documents téléchargés, mais grâce à la nouvelle fonctionnalité, vous pouvez également spécifier où le document doit être signé. Par conséquent, nous remarquons simplement qu’il se passe toujours quelque chose chez sproof sign, c’est-à-dire que nous travaillons sur des extensions et des mises à jour, ce qui est très important pour nous.

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

Sigmond : « Pour nous, en tant qu’entreprise, deux aspects ont été décisifs dans le choix d’une solution de signature numérique. L’un d’entre eux a été la pandémie de Corona, car le chômage partiel et le télétravail nous ont obligés à repenser, car sans un nouveau système numérique, nous n’aurions plus été en mesure de signer des contrats, des factures et des commandes.

Le deuxième aspect, qui fait certainement l’objet de discussions avec la direction depuis un certain temps, est que nous nous sommes concentrés en tant qu’entreprise sur la numérisation et la durabilité.

C’est en mettant l’accent sur cela que nous avons finalement décidé de tout signer numériquement et qu’il est possible de se passer de toutes les factures et contrats papier.

Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?

Sigmond : « En gros, nous sommes le lien entre nos fournisseurs et nos clients ou adhérents. Cependant, cela signifie également que toutes les factures et commandes passent par HOGAST et que nous devons ensuite les signer et les contresigner dans certains cas. La chaîne de signatures peut être considérée comme un triangle entre le fournisseur, le membre et HOGAST.

Un exemple où la signature numérique est utilisée et qui aide totalement est l’intégration de nouveaux fournisseurs. Il y a aussi des contrats qui doivent être signés d’une manière ou d’une autre. Avant de choisir une solution de signature électronique, nous devions d’abord tout envoyer sous forme papier par la poste et attendre.
Étant donné que l’ensemble de l’entreprise se compose en fait de quatre entreprises, dans cette application, le partenaire de livraison doit signer une fois et HOGAST quatre fois. Cela pouvait prendre deux à trois semaines avant que tout ne revienne chez nous. Avec la solution numérique de sproof sign, tout est beaucoup plus rapide.

Mais nous utilisons également la signature électronique lors de la prise en charge des livraisons. En effet, toutes les confirmations de commande d’un montant supérieur à 7 500 euros doivent être contresignées par nos soins après la signature du client et du fournisseur. C’est une question de responsabilité ! HOGAST est également responsable vis-à-vis de ses clients en cas de faillite ou d’insolvabilité. Ensuite, nous payons les factures pour nos membres, mais uniquement si la confirmation de commande ou la commande a été contresignée par nous au préalable. C’est un aspect très important pour nos membres et nos fournisseurs.

À quelles normes en matière de sécurité et de conformité des données une solution logicielle doit-elle répondre dans votre entreprise ?

Sigmond : « La protection des données est un sujet d’actualité et n’est plus qu’une exigence de base. Tout doit être parfait. Pour nous, cependant, la convivialité était également importante, que le logiciel soit facile à utiliser et que vous puissiez gagner du temps. “

« C’est pourquoi nous recommandons sproof à nos 7 000 clients en toute conscience. »

Peter Sigmond
Gestionnaire principal des marchandises

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?

Sigmond : « Ce que nous apprécions particulièrement chez sproof sign, c’est sa facilité d’utilisation. Non seulement vous pouvez trouver rapidement les documents téléchargés, mais grâce à la nouvelle fonctionnalité, vous pouvez également spécifier où le document doit être signé. Par conséquent, nous remarquons simplement qu’il se passe toujours quelque chose chez sproof sign, c’est-à-dire que des extensions et des mises à jour sont en cours de travail, ce qui est très important pour nous. Mais même si une question se pose de notre côté à propos des signatures électroniques ou d’une nouvelle fonction, nous avons toujours un support excellent et rapide vers lequel nous tourner.

Y a-t-il des avantages particuliers du signe sproof qui sont particulièrement avantageux dans votre secteur d’activité ?

Sigmond : « À l’avenir, nous aimerions voir sproof sign intégré dans des systèmes tiers. Bien sûr, une application distincte serait également passionnante. À l’heure actuelle, il s’agit encore d’une plate-forme Web, où le téléchargement de grandes quantités de données peut prendre un peu de temps.

Ce qui est bien avec sproof sign, c’est que, grâce à notre contact étroit, nous savons déjà que nous sommes exactement au bon endroit chez sproof. Car même si quelque chose ne convient pas, nous travaillons sur le développement et intégrons les nouvelles fonctionnalités dans le logiciel. C’est pourquoi nous recommandons sproof à nos 7 000 clients en toute conscience.