Neunerhaus aide les sans-abri, les sans-abri et les personnes non assurées à retrouver le chemin d’une vie autodéterminée, peu importe à quel point la route peut être cahoteuse et le nombre de pas nécessaires. Dans trois bâtiments résidentiels neunerhaus ainsi que dans l’aide à la vie autonome avec Housing First et Mobil, plus de 1 000 anciens sans-abri et sans-abri sont pris en charge et conseillés chaque année. Chaque année, environ 6 000 personnes sont prises en charge au centre de santé Neunerhaus.

Nom de l’organisation :
Neunerhaus

Brève description du projet :
La transformation numérique des processus de signature et réduit ainsi considérablement l’effort administratif. Cela permet à l’organisation de rendre ses processus internes plus efficaces et de libérer plus de temps pour le travail social direct avec les sans-abri et les personnes sujettes à la pauvreté.

Pourquoi sproof signe :
« Nous devons utiliser nos rares ressources en temps dans l’administration de manière particulièrement consciente – la signature numérique est une grande amélioration ici. »

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

En raison de notre structure organisationnelle, la plupart des documents que nous signons nécessitent la signature de deux personnes. Jusqu’en 2023, il y avait des dossiers de signature qui étaient transportés d’un point A à un point B – et beaucoup d’efforts administratifs : il fallait prévoir un délai pour la signature, et des collègues s’enquéraient régulièrement des documents et de leur statut dans le processus de signature. Ensuite, tout devait être numérisé à la main et archivé en outre sous forme papier. Nous devons utiliser le peu de temps dont nous disposions dans l’administration de manière particulièrement consciente – il était évident qu’il y avait place à l’amélioration. Outre le caractère indépendant du lieu de la signature, le facteur décisif était avant tout cette économie de temps et de ressources écologiques pour l’impression, le courrier interne, l’obtention de signatures et la numérisation de documents papier. Une autre incitation a été la signature et la gestion plus faciles des documents liés aux ressources humaines pour nos employés.

Quelle est l’importance de la transformation numérique pour neunerhaus ?

La plupart des employés de neunerhaus travaillent directement avec les gens, par exemple dans le domaine social ou dans le secteur de la santé. Dans le cadre de la transformation numérique, nous nous préoccupons principalement de l’inclusion numérique, c’est-à-dire avant tout de l’inclusion de nos utilisateurs, en tant qu’employeur, mais aussi des compétences de nos employés à suivre le rythme de la numérisation et à pouvoir utiliser des signatures numériques.
Ces dernières années, nous avons numérisé de nombreux processus dans nos processus de soutien, tels que la gestion, les ressources humaines et le contrôle de gestion. La pandémie de coronavirus a été l’un des principaux facteurs de ce changement. Un autre facteur important est notre prétention à gérer nos ressources humaines avec un soin particulier et à les utiliser aussi efficacement que possible. La numérisation nous aide, en particulier dans le domaine des ressources humaines, à promouvoir à la fois l’augmentation de l’efficacité et l’innovation. Les outils numériques et le contact personnel se complètent parfaitement. Un exemple concret du travail RH : la signature électronique d’un nouveau contrat de service est toujours associée à un rendez-vous personnel pour signer le contrat.

Nous devons utiliser nos rares ressources en temps dans l’administration de manière particulièrement consciente – la signature numérique est une grande amélioration dans ce domaine.

Dr. Stephan Gremmel, Directeur général

Quels critères ont été décisifs pour vous dans votre recherche du bon fournisseur de signature électronique ?

Lors de la recherche du bon fournisseur de signature électronique, plusieurs critères centraux ont été décisifs pour nous. Les coûts sont venus en premier, car nous devons utiliser notre budget efficacement en tant qu’organisme à but non lucratif. La facilité d’utilisation était tout aussi importante : la solution devait non seulement être intuitive à utiliser, mais aussi offrir des fonctionnalités telles que des signatures de lot et un tableau de bord clair pour rationaliser nos flux de travail. De plus, des fonctions essentielles telles que l’ajout d’annotations, le placement de signatures à plusieurs endroits dans le document et la définition de séquences de signatures étaient essentielles. Nous recherchions également une solution Web, facile à intégrer et qui garantirait une validité juridique totale.

La protection des données et le strict respect du RGPD étaient également indispensables. sproof garantit que toutes les données sont stockées sur des serveurs européens, ce qui nous donne un niveau de sécurité supplémentaire. La protection contre la falsification a également été un facteur décisif pour exclure de manière fiable la manipulation. De plus, le support client doit être disponible à tout moment sans encourir de frais supplémentaires pour chaque contact. Nous avons vu toutes ces exigences pleinement remplies à l’épreuve.

Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?

La signature numérique est utilisée chez neunerhaus dans de nombreux cas d’utilisation, en particulier pour les contrats et autres documents importants qui nécessitent une signature rapide et juridiquement sécurisée. Cela comprend les contrats avec des partenaires externes, les demandes de paiement, les approbations budgétaires et d’autres documents liés à l’entreprise qui doivent être signés par la haute direction. Depuis juin 2024, la signature numérique est également utilisée pour les documents relatifs au personnel, tels que les contrats de service, les accords complémentaires, les confirmations d’emploi et les certificats pour les employés.

Comment s’est déroulée l’intégration du cloud ?

L’intégration de la solution cloud s’est déroulée de manière fluide et efficace. Pour rendre la transition aussi facile que possible pour tous les employés, nous avons créé des instructions internes qui expliquent étape par étape comment signer des documents via sproof. Au début, la direction s’est également occupée intensivement du processus, mais entre-temps, les nouveaux processus sont devenus très bien établis. Grâce à la structure claire et à l’interface utilisateur intuitive de sproof, nous avons pu facilement intégrer la signature numérique dans nos flux de travail existants.

Quelles sont les normes d’une organisation comme neunerhaus en matière de sécurité, de conformité et de protection des données ?

En tant qu’organisation sociale qui travaille avec les données sensibles de nombreuses personnes, neunerhaus applique les normes les plus élevées en matière de sécurité, de protection des données et de conformité légale. En particulier, la protection des données personnelles est de la plus haute importance, car la base de confiance avec nos employés et partenaires doit être maintenue.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?

Nous apprécions particulièrement l’excellent service client de sproof. Les demandes sont traitées rapidement et orientées vers les solutions, et le système est développé en permanence sur la base des commentaires des utilisateurs. L’interface conviviale et intuitive facilite grandement son utilisation au quotidien. L'”Académie », accessible directement dans le compte, offre également une assistance utile pour se familiariser rapidement avec les fonctions. Dans l’ensemble, sproof sign contribue de manière significative à l’augmentation de l’efficacité et à la simplification de nos processus de travail.

Les workflows de signature sont-ils utilisés pour votre cas d’utilisation ?

Oui, dans certains domaines, tels que la direction générale et les ressources humaines, nous utilisons déjà des flux de signature dans des cas isolés. Ces flux de travail se sont avérés particulièrement utiles pour les processus récurrents, tels que la signature de contrats de service ou de documents commerciaux. Cependant, en raison de notre taille et de notre mise en œuvre relativement nouvelle, nous n’en sommes qu’au début de l’intégration complète de ces flux de travail dans nos processus de travail.