Digitalni potpis (ili e-potpis, e-potpis itd.) postao je nezamjenjiv alat za tvrtke i pojedince za učinkovitije i ekološki prihvatljivije upravljanje dokumentima. U ovom ćemo vam članku dati brzi početak za svakoga tko želi ažurirati stari proces – potpisivanje dokumenata.

Što je digitalni potpis?

Digitalni potpis siguran je i učinkovit način potpisivanja ugovora u digitalnom okruženju, kao alternativa vlastoručnim potpisima.

Digitalni potpis funkcionira poput ljudskog otiska prsta, jer svaki dokument ima svoj jedinstveni elektronički otisak prsta. Nijedan drugi dokument ne može imati isti digitalni potpis. Ako je digitalni dokument “zapečaćen” potpisom, može se dokazati da:

• Datoteka nije promijenjena nakon potpisivanja (integritet).
  
• Određena osoba potpisala je dokument (ovjera).
  
• Potpisnik je zapravo potpisao. Osoba ne može poreći da je potpisala dokument nakon što je izrađen digitalni potpis.
  
• Dokument nije krivotvorina.

Digitalni potpisi već se koriste u mnogim industrijama za širok raspon slučajeva upotrebe.

Što nije (valjani) digitalni potpis?

Samo potpis koji također može provjeriti odobrena usluga online provjere (npr. Acrobat Reader, RTR ili izravno u znak za provjeru) može se klasificirati kao zakonski usklađen.

Skenirana slika vlastoručnog potpisa ne daje pravno valjan potpisani dokument i nije pravno valjana!

Uredba eIDAS za Europu regulira kako se dokumenti mogu potpisati na pravno valjan i provjerljiv način. Više o tome možete saznati ovdje.

Kako digitalno potpisati PDF dokumente

Primjena valjanog digitalnog potpisa na (PDF) dokument tehnički je složen proces koji se neprimjetno odvija u pozadini kada je dokument digitalno potpisan.

To čini ispravan digitalni potpis vrlo drugačijim od jednostavnog umetanja skeniranog vlastoručnog potpisa.

Valjani digitalni potpis omogućuje otkrivanje naknadnih promjena dokumenta. To nije slučaj s jednostavnim umetanjem slika.

Evo kako digitalni dokaz namjere funkcionira s platformom za potpis:

Korak 1: Prenesite i pretvorite

Prvo, svoj dokument prenesete online putem svog računa s platformom za potpis. Dokument se pretvara u PDF dokument.

2. korak: priložite digitalni potpis

Za sam potpis trebat će vam digitalni certifikat koji dokazuje vaš identitet kao potpisnika. To je već stvoreno za vas kada se registrirate na platformi za potpis. Ako se želite potpisati najvišim standardom, kvalificiranim elektroničkim potpisom, ovaj se korak radi kod državno priznatog certifikacijskog tijela.

S platformom za potpis imate mogućnost prilagodbe svog potpisa (slično rukom pisanoj verziji) i stvaranja vlastitog stila potpisa.

Korak 3: Šifrirajte dokument i potpise

U posljednjem koraku cijeli ugovor, uključujući priložene potpise, kriptografski je šifriran. Generira se takozvana hash vrijednost. Ugovor postaje otporan na krivotvorenje i provjerljiv.

Priloženi potpisi imaju najveću dokaznu vrijednost i više se ne mogu krivotvoriti.

Naravno, potpisani ugovori mogu se preuzeti, poslati ili pohraniti na bilo kojem mjestu.

Mogu li se digitalno potpisati i u programu Word ili drugim programima sustava Office?

U principu, mnogi formati datoteka mogu se i digitalno potpisati. Međutim, preduvjet za nepromjenjivost priloženog digitalnog potpisa je da se svaki dokument prvo pretvori u PDF dokument. Kao što je poznato, PDF dokumenti se više ne mogu mijenjati (za razliku od docx dokumenata, na primjer).
Platforme za digitalni potpis automatski pretvaraju mnoge formate datoteka u ispravan PDF dokument, obično kada se dokument učita.

Kako mogu dobiti digitalni potpis?

Postoji nekoliko načina za dobivanje digitalnog potpisa.

1. Registracija na platformi za digitalni potpis (FES)

Kao što je ranije objašnjeno, stvaranje digitalnog potpisa središnji je element platforme za digitalni potpis. Etablirana i dobro poznata rješenja su npr. DocuSign, AdobeSign ili novija europska rješenja kao što su sproof sign ili yousign, koja su također specijalizirana za korištenje u europskim tvrtkama.

Napredni elektronički potpis izrađuje se za vas tijekom registracije.

2. Identifikacija pomoću platforme za potpisivanje (QES)

Mnogi pružatelji usluga korisnicima pružaju i kvalificirani elektronički potpis koji je duboko integriran u samu aplikaciju. Osim visoke dokazne vrijednosti ovog standarda potpisa, imate koristi od brojnih mogućnosti za individualno dizajniranje procesa potpisivanja.

3. Identifikacija s državnom službom (QES; npr. potpis mobilnog telefona)

U Austriji više od 50% građana već ima potpis mobilnog telefona. Izdaju ga vlasti i odgovara standardu kvalificiranog elektroničkog potpisa.

Pravno obvezujuća priroda digitalnog potpisa

Valjani ugovor zaključuje se kada obje strane izraze svoj pristanak. Zakonodavac u pravilu prepušta ugovornim stranama da odluče hoće li ugovor sklopiti usmeno, pismeno ili elektroničkim putem. To se zove sloboda oblika.

Ako odaberete rješenje za digitalni potpis, prednost vam je što su svi potpisi integrirani u PDF datoteku na nepromjenjiv način otporan na krivotvorenje.

Postoji samo nekoliko iznimaka u kojima je elektronički potpis i dalje isključen zakonom unatoč stalnim zakonodavnim prilagodbama. Jedan primjer: volja.

U svakom slučaju, potrebno je odabrati pravi standard e-potpisa ovisno o ugovoru.

U tu svrhu uspostavljena su tri standarda koji su definirani u Uredbi eIDAS i služe kao pravni okvir.

• EES: jednostavan elektronički potpis
  
• FES: napredni elektronički potpis
  
• QES: kvalificirani elektronički potpis

Kvalificirani elektronički potpis (QES) zadovoljava najviše kriterije kvalitete i pravno je 100% ekvivalentan vlastoručnom potpisu.

Budući da pravne implikacije mogu uvelike varirati, čimbenici kao što su troškovi implementacije, jednostavnost korištenja (korisničko iskustvo), zakonodavstvo, politike tvrtke i procijenjeni poslovni rizik obično su presudni u određivanju metode koju treba koristiti u određenoj situaciji.

Da biste to učinili, možete koristiti sljedeći vodič za odlučivanje.

Stoga na odabir pravog standarda za elektronički potpis utječu dva čimbenika:

• Rizici odgovornosti, operativni rizici
  
• Pravni zahtjevi

Prednosti platforme za digitalni potpis su u tome što vi

• može promijeniti standard e-potpisa u bilo kojem trenutku, ovisno o vrsti ugovora
  
• moći obvezujuće odrediti željeni standard e-potpisa pri pribavljanju vanjskih potpisa.

Europski pružatelji potpisa uglavnom su se usredotočili na dva najviša standarda digitalnog potpisa.

sproof sign je stručnjak u području kvalificiranih elektroničkih potpisa (QES).

Je li skenirani potpis ili slika potpisa valjana?

Izraz “skenirani potpis” znači da se radi o digitalnoj slici vlastoručnog potpisa. Da biste to učinili, izvorni papirnati potpis pretvara se u digitalni format (.jpg, .doc, .pdf itd.) uz pomoć skenera ili kamere.

U načelu, takvi skenirani potpisi vrijede sve dok nije potreban pisani obrazac za odgovarajuću izjavu namjere.

Potpisana kopija nije pravno valjana jer se potpisnik ne može identificirati i pristanak se ne može dokazati.

Skenirani potpis lako je krivotvoriti, tako da ga primatelj potpisanog ugovora može lako kopirati (#SnippingTool #Screenshot). Očito je da to nije legalno.

Skenirani potpis nema dokaznu vrijednost na sudu jer je samo kopija vašeg izvornog potpisa. Bez dokaza o tome kako je potpis napravljen, smatra se pukom kopijom, a ne autentičnim potpisom. Iz tog je razloga nevažeći, posebno u komercijalnim transakcijama.

Razlika između digitalnog potpisa i elektroničkog potpisa?

Pojmovi “elektronički potpis” i “digitalni potpis” lako se mogu zamijeniti. Često se pojmovi koriste naizmjenično, ali strogo govoreći, oni nisu ista stvar.

Elektronički potpis (ili e-potpis) je metoda sklapanja pravnog ugovora u digitalnom okruženju. To je, da tako kažem, digitalni ekvivalent potpisivanja na papirnatom dokumentu.

Dok elektronički potpis dokazuje pristanak potpisnika dokumenta, digitalni potpis je dokaz autentičnosti samog dokumenta. To znači da je kombinacija dokumenta i potpisa tehnički osmišljena i šifrirana na takav način da je ugovor zaštićen od krivotvorenja. Na taj se način uvjeti spajaju ili rade zajedno na takav način da digitalni sporazum postaje provjerljiv i pravno provediv.

Prednosti platforme za digitalni (europski) potpis

Iznimno siguran oblak, spreman za rad odmah nakon vađenja iz kutije

Sproof Sign je web-bazirano rješenje za digitalno potpisivanje ugovora i radi na svim mobilnim uređajima (desktop, pametni telefon, tablet). sproof sign ima sjedište u Austriji, a svi podaci sigurnosno se kopiraju isključivo u podatkovnim centrima unutar EU. Jamčimo usklađenost s GDPR-om na svim razinama, kako za nas, tako i za naše podizvođače. Ova jamstva nudimo našim kupcima u ugovoru o obradi podataka (DPA) koji se temelji na standardnim ugovornim klauzulama EU-a i stoga nudi najvišu razinu pravne sigurnosti.

Sučelja i postojeći sustavi

• Sproof Sign besprijekorno se integrira s vašim postojećim sustavima
  
• Prijavite se izravno u popularne alate kao što su MS Teams, Word, Google Drive itd. (popis svih integracija)
  
• Jedinstvena prijava
  
• Jednostavan API za prilagođene slučajeve upotrebe (API dokumentacija)

Pohrana dokumenata i praćenje napretka

Važni ugovori pohranjuju se na središnji, jasan, vrlo siguran i šifriran način. Ipak, pristup dokumentima moguć je u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg mjesta. Osim toga, napredak procesa potpisivanja može se vidjeti u bilo kojem trenutku, a podsjetnici se mogu poslati ako je potrebno.

Kvalificirano (QES) i napredno (FES) elektroničko potpisivanje uključujući identifikaciju

sproof sign podržava sve vrste elektroničkih potpisa (jednostavan, napredan i kvalificiran) u skladu s eIDAS uredbom, kao i mnogim drugim globalno korištenim standardima potpisa (npr. usklađenost s FDA). Potpisuju se unutar vaše organizacije, kao i s vanjskim partnerima, dobavljačima ili kupcima.

Skupni potpis: Potpisivanje ugovora u isto vrijeme

Sa skupnim potpisom, bezbroj dokumenata može se digitalno i legalno potpisati u jednoj operaciji. Ogromna ušteda vremena.

Mapa dokumenata: Slanje ugovora u isto vrijeme

Digitalno spajajte nekoliko dokumenata zajedno i pošaljite ih zajedno na potpis. To vama i primateljima štedi puno vremena.

Brendiranje tvrtke, marke tvrtke i stilovi potpisa

Bilo da ste veliki tim ili pojedinačni korisnik. U znak dokaza, logotip vaše vlastite tvrtke može se pohraniti kao pečat tvrtke. Također možete stvoriti različite stilove potpisa za različite svrhe.

eID Hub: Prikupljanje potpisa diljem Europe

Kvalificirani potpis pravno je istovjetan vlastoručnom potpisu u cijeloj Europi.
Sa svojim jedinstvenim sučeljem, sproof sign omogućuje potpisivanje ugovora s različitim kvalificiranim pružateljima potpisa. To je ogromna prednost u nabavi i izdavanju pravno valjanih potpisa.
Ovdje možete pronaći pregled svih integriranih pružatelja usluga povjerenja →

Provjera potpisa i preuzimanje izvješća o testiranju

Valjanost priloženih elektroničkih potpisa možete provjeriti izravno u znak dokaza klikom miša. Također možete preuzeti izvješće o nadzoru za svako pokretanje potpisa i vidjeti tko je potpisao s kojim certifikatom i kada.

Upravljanje timom i aranžmani zamjene

Sproof Sign omogućuje jednostavno upravljanje korisnicima i pravima korisnika unutar jednog plana. Osim toga, kvotom potpisa može se upravljati centralno i mogu se izvršiti razne važne postavke za cijeli plan.

Podrška i Akademija

Sproof Sign poznat je po svojoj brzoj i fleksibilnoj podršci. Sproof sign Academy je besplatan portal za obuku koji pomaže vama i vašim zaposlenicima da brzo započnete.

Transparentne cijene bez skrivenih troškova

Naš cilj je biti najbolji ponuditelj bez premca u potrazi za odgovarajućim pružateljem potpisa. Pritom pridajemo veliku važnost pravednosti i transparentnosti. Dvije vrijednosti koje oblikuju našu korporativnu kulturu. Te vrijednosti također određuju cijene našeg rješenja u segmentu poduzeća.