Preispitivanje složenih radnih tokova potpisa: automatizirano, sigurno i usklađeno s eIDAS-om

Ovisno o vrsti potpisa, elektronički potpisi nude visok stupanj zaštite od krivotvorenja i manipulacije. Posebno u slučaju naprednih (FES) i kvalificiranih elektroničkih potpisa (QES), kriptografske metode osiguravaju da se naknadne promjene na potpisanom dokumentu mogu detektirati.

Kod Sproofa, procesi potpisivanja također se dokumentiraju putem revizijskog traga otpornog na manipulaciju. To omogućuje da se važne informacije o procesu potpisivanja bilježe na razumljiv i provjerljiv način.

Nakon što je dokument digitalno potpisan putem sproofa, kriptografska hash vrijednost stavlja se na sadržaj.

• Naknadne promjene: Ako se nakon potpisivanja promijeni i samo jedan znak, decimala ili slika u PDF-u, pečat se prekida.
• Rezultat: Bilo koji uobičajeni alat za verifikaciju (npr. Adobe Acrobat ili besplatni sproof validator) odmah će prijaviti da je dokument izmijenjen i da je potpis nevažeći.

Austrijski Zakon o potpisima (SigG) izvorno je regulirao pravni okvir za elektroničke potpise u Austriji. Međutim, istekao je 30. lipnja 2016. Od 1. srpnja 2016. elektronički potpisi posebno podliježu izravno primjenjivoj uredbi Europske unije o eIDAS-u i Austrijskom zakonu o potpisima i povjerenju (SVG). SVG nadopunjuje europske zahtjeve za eIDAS na nacionalnoj razini i regulira elektroničke potpise, elektroničke pečate, vremenske žigove te zahtjeve za usluge povjerenja i njihove pružatelje, među ostalim.

Europski pravni okvir razlikuje različite razine potpisa za elektroničke potpise: jednostavni elektronički potpis (EES), napredni elektronički potpis (FES) i kvalificirani elektronički potpis (QES). Vrsta potrebnog potpisa ovisi posebno o prijavi i pravnim ili ugovornim zahtjevima.

U Austriji, ID Austria ima središnju ulogu jer omogućuje sigurnu digitalnu identifikaciju i kvalificirane elektroničke potpise. sproof je izravno integrirao ID Austria i podržava brojne druge europske eID-ove za digitalne identifikacijske i potpisne procese.

Napredni elektronički potpis (FES) prikladan je za dokumente s povećanim zahtjevima za odgovornost, dokaze ili sigurnost. Jasno je dodijeljen potpisniku, omogućuje njegovu identifikaciju i čini naknadne promjene dokumenta prepoznatljivima. Tipični slučajevi upotrebe uključuju ugovore, odobrenja, kadrovske dosjee ili poslovne ugovore koji po zakonu ne zahtijevaju kvalificirani elektronički potpis. Međutim, odgovarajuća vrsta potpisa uvijek ovisi o konkretnom dokumentu i važećim formalnim zahtjevima. Više o razlikama između EES-a, FES-a i QES-a možete saznati u našem pregledu svih standarda e-potpisa.

Jednostavan elektronički potpis (EES) prikladan je za dokumente i procese s niskim pravnim ili ekonomskim rizikom gdje nije potreban pravni pisani obrazac. Tipični primjeri su interna odobrenja, potvrde, zapisnici, ponude ili jednostavni ugovori. Omogućuje brzo i jednostavno potpisivanje, ali nudi samo ograničenu sigurnost u jedinstvenoj identifikaciji potpisnika. Koji je tip potpisa prikladan stoga uvijek treba provjeriti na temelju specifičnog slučaja upotrebe. Za pregled EES-a, FES-a i QES-a, pogledajte našu usporedbu standarda za e-potpise.

Da. Zainteresirane tvrtke mogu besplatno testirati Sproof Sign tijekom 14 dana. Osim toga, stručnjaci iz sproofa rado će pružiti osobne savjete i pokazati kako se platforma može optimalno integrirati u postojeće poslovne procese. Isprobajte Sproof Sign sada →

Mnoge tvrtke žele osigurati da se osobni podaci obrađuju isključivo unutar Europske unije i da podliježu europskim propisima o zaštiti podataka. sproof obrađuje podatke isključivo u EU i oslanja se na europsku infrastrukturu.

Za mnoge tvrtke, američki CLOUD Act važan je čimbenik pri odabiru pružatelja softvera. Pod određenim uvjetima, zakon može obvezati američke tvrtke ili tvrtke povezane s SAD-om da predaju podatke o službenim narudžbama – bez obzira jesu li pohranjeni u SAD-u ili inozemstvu. Zato mnoge organizacije danas provjeravaju ne samo lokaciju svojih podataka, već i sjedište tvrtke, korištenu cloud infrastrukturu i odgovarajuću jurisdikciju. sproof se oslanja isključivo na europsku infrastrukturu. Obrada podataka odvija se unutar Europske unije i podložna je europskom zakonodavstvu. To pomaže tvrtkama da ispune visoke zahtjeve za zaštitu podataka, usklađenost i digitalni suverenitet.

Da. DocuSign podržava elektroničke potpise u skladu s eIDAS regulativom. Međutim, važno je napomenuti da usklađenost s eIDAS-om ne govori ništa o tome gdje se podaci obrađuju ili pohranjuju. Stoga bi tvrtke također trebale provjeriti u kojoj se jurisdikciji obrađuju njihovi podaci, koja se cloud infrastruktura koristi te koji su zahtjevi za zaštitu podataka i usklađenost ispunjeni. sproof podržava sve vrste potpisa usklađene s eIDAS-om i obrađuje podatke isključivo unutar Europske unije na europskoj infrastrukturi.

Da. Osim međunarodnih pružatelja, postoji nekoliko europskih platformi za elektronički potpis. Svatko tko posebnu važnost pridaje zaštiti podataka, digitalnom suverenitetu i usklađenosti s eIDAS-om trebao bi uključiti europska rješenja u usporedbu. sproof je austrijski pružatelj usluga koji je svoju platformu razvio posebno za potrebe europskih tvrtki.

Revizijski trag pruža potpunu povijest cijelog procesa potpisivanja koji se može koristiti na sudu. Dokumentira kada i tko je pregledao, odobrio i potpisao dokument, uključujući korištenu metodu verifikacije (npr. dvofaktorska autentifikacija ili kvalificirani eID). Ovaj protokol služi kao glavni dokaz da je potpis ispravno napravljen u slučaju revizija ili pravnih sporova.

Da. Ako nekoliko ljudi potpiše dokument jedan za drugim (sekvencijalni tijek rada), PDF sadrži povijest takozvanih statusa revizija. Alat za verifikaciju (npr. sproof Validate) provjerava svaki potpis pojedinačno za stanje dokumenta koji je postojao u trenutku potpisivanja.

Standardni potpisi često se više ne mogu validirati bez pogrešaka nakon isteka temeljne potvrde (obično nakon 2 do 3 godine). sproof Sign stoga dosljedno koristi LTV standard (Long-Term Validation). Time se informacije o opozivu (kao što su CRL ili OCSP liste) ugrađuju izravno u dokument u trenutku potpisivanja. To znači da se valjanost potpisa može provjeriti na način koji je neprobojan za reviziju i neovisno o izdavatelju, čak i nakon desetljeća.