Zamorni ugovorni procesi stvar su prošlosti – ali kako funkcionira jednostavno i sigurno potpisivanje ugovora putem interneta? U ovom ćete članku naučiti kako potpisati ugovore putem interneta ili kako dobiti potpise na webu. Što je važno, koji su kriteriji kvalitete? Ali “spojler” unaprijed: Jednostavno i sigurno može raditi, ali ne mora raditi zajedno.

Elektronički potpis je tu da ostane

To je pitanje stava. Potpisivanje dokumenta ima određenu estetsku komponentu. Odluku zapečatite nečim vrlo osobnim: vlastitim rukopisom. Taj se potpis često uvježbava i usavršava godinama i u većini slučajeva ostaje nepromijenjen tijekom cijelog poslovnog života. Često je analogni potpis dokumenta povezan sa sastankom, postoji nekoliko ugovornih strana i često ima nešto društveno u sebi. Sastajete se, rukujete se, potpišete dokument i zatim ga pohranite u više ili manje sigurnu arhivu. Većinu vremena ljudi su zadovoljni i ponovno idu svojim putem.

Druga strana medalje je očita. Bez obzira na to želite li mapirati interne ili vanjske procese potpisa. Zahtijeva vrlo visoku razinu resursa, koji se mogu potrošiti uz pomoć digitalnog potpisa.
Digitalizacija procesa donošenja odluka već je stigla čak i u vrlo “davno etabliranim” industrijama i poslovnim područjima. U privatnom kontekstu, elektroničko potpisivanje ugovora ionako je već neko vrijeme rašireno i podržavaju ga državni pružatelji e-identiteta u mnogim europskim zemljama.

Prema studiji, integracija potpisnih rješenja u korporativni kontekst vrlo često dolazi od pojedinačnih glasova u tvrtki koji su se odavno upoznali s prednostima elektroničkog potpisa u privatnoj sferi. Mnoge državne internetske usluge omogućuju građanima digitalno potpisivanje ugovora. U konačnici, to znači da poduzetnici također žele prednosti ovih rješenja za online potpisivanje za obradu ugovora u vlastitim tvrtkama.

Kako funkcionira digitalni potpis?

Sve je više novih, često malih i besplatnih besplatnih alata za potpisivanje koji kruže internetom i često zadržavaju registraciju i koriste vrlo niskog praga. Radi kao veći alati: spremili ste digitalni dokument lokalno, prenesli ga u alat web preglednika i potpisali. S nekim alatima dokument se također može preuzeti za naknadno slanje. S druge strane, postoje složene platforme za potpisivanje koje su često integrirane u sveobuhvatan sustav upravljanja dokumentima ili CRM ili ERP sustav. To također omogućuje mnogo složeniji potpis treće strane ili potpis na daljinu. To znači da također mogu izdati samopotpisani dokument na potpis, definirati složene sekvence potpisa i tijekove rada itd.

Posebno u profesionalnom okruženju sve su popularnija rješenja koja su posebno specijalizirana za sveobuhvatno potpisivanje PDF dokumenata i omogućuju najviše sigurnosne standarde i, prije svega, vrlo jednostavno navođenje korisnika. Digitalno potpisivanje PDF dokumenata putem web preglednika u osnovi se može podijeliti u tri bitne komponente.

Upravljanje ugovorima

Kao što je spomenuto, jaz je ovdje velik. Minimalni kriterij za web alat je mogućnost učitavanja dokumenata (u većini aplikacija datoteke se automatski pretvaraju u uobičajeni PDF format) i ponovnog preuzimanja nakon potpisivanja ili što sigurnijeg pohranjivanja. Sveobuhvatni alati također omogućuju inteligentno upravljanje i pregled svih važnih dokumenata na središnjoj lokaciji.

Digitalni potpis dokumenata

Temeljni element svih alata za online potpisivanje je primjena digitalnog potpisa na ugovorni dokument. Primjena valjanog digitalnog potpisa na PDF dokument tehnički je postupak koji se mora jasno razlikovati od jednostavnog umetanja slike ručnog potpisa bez ikakvih dodatnih tehničkih mjera!

Valjani digitalni potpis omogućuje posebno otkrivanje naknadnih promjena dokumenta. To nije slučaj s jednostavnim umetanjem slika.

Tehnički, za digitalni potpis, sadržaj dokumenta čvrsto je povezan s priloženim potpisom. U ovom slučaju, vizualni izgled potpisa na dokumentu prvenstveno je informativan i nije relevantan za (tehničku) valjanost. Sproof Sign, na primjer, podržava umetanje slika potpisa ili ručnog potpisa na zaslon, ali također stvara potpuni digitalni potpis u pozadini.

Druga faza digitalnih potpisa su kvalificirani digitalni potpisi. U tim slučajevima potpisnika provjerava pružatelj usluga povjerenja. To su organizacije koje provode opsežnu provjeru identiteta osobe ili organizacije i povezuju identitet s potpisom tijekom digitalnog potpisivanja. To znači da kvalificirani digitalni potpisi imaju poseban pravni status koji je ekvivalentan vlastoručnom potpisu.

Upravljanje potpisima i tijekovi rada

Puni potencijal platformi za potpisivanje očit je kada je u pitanju slanje sigurnih i usklađenih zahtjeva za potpis drugima. Na primjer, znak za provjeru omogućuje delegiranje različitih zadataka (npr. potpisivanje dokumenata, pregled dokumenata, prosljeđivanje dokumenata) različitim osobama. Komunikacija se odvija s jedne strane unutar WebApp-a, a s druge strane i putem komunikacije putem e-mail prometa. Dakle, ništa se ne može izgubiti. Automatizirano delegiranje također olakšava upravljanje procesima potpisivanja i poštivanje rokova i rokova. Osim toga, moguće je definirati predstavnike, postaviti poruke izvan ureda, odrediti redoslijed potpisa i definirati standard s kojim treba potpisivati.

Kvaliteta na prvom mjestu. – Kriteriji kvalitete internetskih alata za potpisivanje

Prednosti digitalnog potpisa vrlo su raznolike. Evo popisa ključnih značajki kvalitete naprednih alata za e-potpis:

Dostupnost i sigurnost u oblaku

Online ugovori dostupni su bilo kada i bilo gdje, sve dok imate pristup internetu. Dostupnost 24/7 velika je prednost sigurnih rješenja u oblaku. Međutim, treba posvetiti veliku pažnju kako bi se osiguralo da se oslanja na sigurno i sigurno okruženje za pohranu, zaštićeno od neovlaštenog pristupa, gubitka i zlouporabe. Za aplikacije u oblaku posebno je važno osigurati da je alat 100% hostiran na europskim poslužiteljima.

Obvezujuća priroda digitalnih potpisa

Osim toga, treba obratiti pozornost na to kako se može ili mora dokazati vlastiti identitet. Jednostavni elektronički potpis (EES) ne nudi pravnu zaštitu i nikada se ne bi trebao koristiti za potpisivanje u korporativnom kontekstu. Za najvišu razinu sigurnosti treba koristiti kvalificirani elektronički potpis (QES), koji je mjerilo svih stvari u Europi prema Uredbi eIDAS. Zapravo, odabir davatelja potpisa je od posebne važnosti i potrebno je određeno osnovno znanje o tri različita standarda potpisa kako biste mogli mapirati slučajeve upotrebe u vlastitoj tvrtki na najbolji mogući način.

Provjera priloženih elektroničkih potpisa

Još jedna sjajna stvar je da se e-potpisi mogu provjeriti zauvijek i u svakom trenutku. Informacije o svakom koraku procesa potpisivanja – od početka do kraja – uključujući priložene potpise i jedinstveni identitet potpisnika neodvojive su u pdf dokumentu za sva vremena. Sveobuhvatna rješenja za e-potpis (kao što je sproof sign) omogućuju provjeru izravno na platformi.

Suradnja

Potpisivanje je momčadska stvar. Interno potpišite ili pribavite odobrenja od vanjskih dionika. Važna stvar je mogućnost vrlo jednostavnog upravljanja svojim timom s administratorskim računom. Dodavanje novih korisnika trebalo bi biti vrlo jednostavno, a skup dostupnih jedinica potpisa mora se vrlo lako povećati.

Sukladnost

Obveza je tvrtki da se pridržavaju važećih zakona i propisa, posebno u pogledu sigurne i zakonski usklađene pohrane dokumenata i podataka na europskom području. Nekoliko alata (npr. znak za provjeru) oslanja se na vrlo visok standard PDF/A dokumenata.

Rezultat

Vrijeme je za potpisivanje. Usluge e-potpisa temeljene na webu zanimljiv su i koristan način za pojednostavljenje poslovanja i uštedu vremena i truda. U poslovnom kontekstu važno je da ispunjava sve relevantne zahtjeve za odgovarajući slučaj upotrebe.