ÖH FH Gornja Austrija predstavlja studente u odnosu na Sveučilište primijenjenih znanosti Gornja Austrija. Osim zakonske ovlasti za zastupanje studenata, ÖH FH OÖ je korporacija javnog prava i podliježe brojnim propisima, zakonima i nadzornom tijelu u Saveznom ministarstvu.
Sveučilište primijenjenih znanosti Gornje Austrije (FH OÖ) nudi studijske programe usmjerene na praksu na četiri lokacije: Hagenberg (računalne znanosti, komunikacije i mediji), Linz (medicinska tehnologija i društvene znanosti), Steyr (poslovanje i menadžment) i Wels (tehnologija i prirodne znanosti). Od svog osnutka 1993. godine, Sveučilište primijenjenih znanosti Gornje Austrije razvilo se u vodeću obrazovnu ustanovu, s više od 5.000 studenata upisanih u akademskoj godini 2023./2024.
Naziv organizacije:
ÖH FH Gornja Austrija
Kratak opis projekta:
Digitalizacija Studentskog zbora: Uvođenje digitalnog potpisa za povećanje učinkovitosti administrativnih procesa
Zašto znak otpora:
Sproof Sign nudi značajnu prednost kroz mogućnost pozivanja vanjskih osoba na potpisivanje putem e-pošte. Te osobe tada mogu jednostavno potpisivati dokumente diljem EU-a koristeći se širokim rasponom načina potpisivanja.
Kako je došlo do odluke o uvođenju digitalnog potpisa?
Postoje različite razine zastupljenosti i administracije unutar Studentskog zbora. To zahtijeva svakodnevno izdavanje raznih dokumenata i odobrenja plaćanja. Za ove slučajeve upotrebe potrebna je upotreba kvalificiranog potpisa ili alternativno fizičkih potpisa i njihovih izvornih dokumenata. To je stvarno dugotrajan proces. Kako bismo mogli uložiti više vremena u naš stvarni zadatak, a to je reprezentativni posao, odlučili smo digitalizirati i modernizirati naše administrativne procese i zadatke. Iz tog razloga, također smo povezali znak dokaza s našim internim alatom za upravljanje proračunom kako bi dokumente u budućnosti digitalno potpisale 3 potrebne osobe, a da ih ne morate razmjenjivati e-poštom i slati.
Koji su kriteriji bili presudni za vas u potrazi za pravim pružateljem usluga e-potpisa?
Prilikom traženja pravog pružatelja usluga e-potpisa za nas je bilo odlučujuće nekoliko kriterija. Ključni aspekt bila je API veza, jer je moramo izgraditi iz sustava treće strane. Osim toga, bilo je važno da se i vanjske osobe mogu lako pozvati na potpisivanje e-poštom. Drugi kriterij bila je jednostavnost korištenja i modernost softvera, što se trebalo odraziti na intuitivno korisničko sučelje. Pružatelj usluga koji kombinira sve ove zahtjeve u pristupačnom softveru velika je prednost za nas i mislim da je to vrlo velika prednost za znak otpora. Iz tih razloga odlučili smo se i za rad sa sproofom.
Za koje se slučajeve upotrebe koristi digitalni potpis?
Digitalni potpis koristimo za razne primjene. S jedne strane, koristimo ih za odobrenja plaćanja, što omogućuje brzu i sigurnu autorizaciju financijskih transakcija. S druge strane, koristimo ih za interne dokumente kako bismo optimizirali radne procese i smanjili administrativni napor. Osim toga, koristimo digitalni potpis za dokumente studenata Sveučilišta primijenjenih znanosti Gornja Austrija. Ovi dokumenti potvrđuju da studenti u Austrijskom studentskom savezu (ÖH) obavljaju određenu funkciju. Digitalni potpis omogućuje nam izradu i slanje ovih potvrda na jednostavan i zakonski usklađen način. Širok raspon upotrebe digitalnih potpisa omogućuje nam učinkovitiji rad uz osiguranje sigurnosti naših dokumenata.
Kako je funkcionirala integracija oblaka?
Integraciju oblaka implementirao je partner i prošla je glatko. Integracija API-ja dobro je funkcionirala i omogućila nam je neprimjetno povezivanje naših postojećih sustava s novim rješenjem za potpis. Međutim, promjena odgovarajućih procesa za zaposlenike i njihovo upoznavanje s tim novim, modernim načinima rada proces je za koji je potrebno vrijeme.
Koje standarde u pogledu sigurnosti podataka i usklađenosti mora zadovoljiti softversko rješenje u vašoj organizaciji?
I mi kao Savez studenata Gornje Austrije podliježemo uobičajenim propisima i zakonima. Softversko rješenje koje koristimo za digitalne potpise stoga mora zadovoljiti nekoliko standarda u pogledu sigurnosti podataka i usklađenosti. S jedne strane, bitno je da rješenje za potpis bude u skladu s Uredbom eIDAS EU, jer ona definira pravni okvir za elektroničke potpise u Europskoj uniji. Osim toga, softver mora biti u skladu s važećim nacionalnim zakonima i propisima kako bismo bili zakonski zaštićeni. Da ne zaboravimo da mora biti usklađen s GDPR-om. Naše rješenje je u osnovi osmišljeno kako bi osiguralo da se svi osobni podaci i dokumenti obrađuju i pohranjuju u skladu sa strogim zahtjevima GDPR-a.
Što vam se posebno sviđa kod znaka otpora?
Ono što mi se posebno sviđa kod sproof signa je jasna i moderna prezentacija svih aplikacija, kao i praktična funkcija filtriranja za brzo prepoznavanje otvorenih dokumenata za potpisivanje. Naravno, korisna je i skupna funkcija jer omogućuje učinkovito dodavanje QES-a velikim količinama dokumenata u isto vrijeme. Pogotovo kod obrade do 400 dokumenata, ova je funkcija pravo olakšanje u svakodnevnom radu.
Naravno, korisna je i skupna funkcija jer omogućuje učinkovito dodavanje QES-a velikim količinama dokumenata u isto vrijeme. Pogotovo kod obrade do 400 dokumenata, ova je funkcija pravo olakšanje u svakodnevnom radu.
Sascha Bauer
Predsjednik Studentskog zbora Sveučilišta primijenjenih znanosti Gornje Austrije
Postoje li neke posebne prednosti sproof znaka koje su posebno povoljne u vašoj industriji?
Sproof Sign nudi nam značajnu prednost u mogućnosti pozivanja vanjskih osoba da potpišu putem e-pošte. Te osobe tada mogu jednostavno potpisivati dokumente diljem EU-a koristeći se širokim rasponom načina potpisivanja.
