“Naša industrija temelji se na predanosti i povjerenju. Digitalni potpis, u najvišoj klasi kvalitete, sada je postao uobičajeni oblik za donošenje obvezujućih odluka ili njihovo digitalno dobivanje.”

Dr. Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang jedno je od vodećih austrijskih odvjetničkih društava već 60 godina, a sjedište mu je u Beču i Innsbrucku. Više od 100 odvjetnika i obujam transakcija od 50 milijardi eura govore sami za sebe. Nakon što je donesena odluka o integraciji platforme za digitalni potpis, nakon rigorozne faze procjene, sproof se pojavio kao favorit.

“Posebna nam je čast što smo uspjeli uvjeriti Binder Grösswang, kao etablirano, ali prije svega inovativno odvjetničko društvo, u dokaz i steći njihovo povjerenje”, kaže dr. Fabian Knirsch, osnivač i tehnički direktor tvrtke.

Binder Grösswang – posebno tim oko dr. Christiana Zwicka – potpisuje se digitalno kada je to zakonski moguće. “U principu, uvijek potpisujemo kada olovku treba zamijeniti. To su gotovo svi dokumenti u Austriji, jer se u građanskom pravu primjenjuje načelo slobode oblika”, kaže dr. Zwick.

Za ove dokumente koristi se digitalni potpis, između ostalog:

• Ovlasti
• Ugovori o kupoprodaji
• Ugovori o povjerljivosti podataka
• Odlukama

2 uvjerljiva razloga zašto se odvjetnici oslanjaju na digitalni potpis

Odvjetnička struka oduvijek je bila stalni dio svakog društva koje funkcionira. Povjerenje i dobra komunikacija između odvjetnika i klijenata čine temelj toga. Možda zvuči pomalo dogmatski; ali: Što se tiče napredne digitalizacije, pravna industrija sigurno nije pionir. To je vjerojatno zato što tradicionalne tehnike i tijekovi rada koji su uspostavljeni i dokazani stoljećima ne žele biti zamijenjeni.

Ali “pravna struka” sada je također prepoznala prednosti smislene digitalizacije iz različitih razloga. Bilo da se radi o digitalnom aktu, umjesto bujnih arhiva, ili čak eksperimentiranju s raznim digitalnim aplikacijama za “govor u tekst” koje bi mogle rasteretiti tajništvo na određenim mjestima ili ga čak zamijeniti u budućnosti, za mnoge papirologije.

Konkretno, prilika za digitalizaciju, koja također ima veliki potencijal za pravnu industriju, je u porastu: digitalni potpis!

Deklaracije, rezolucije i ugovori – sve su to dokumenti koje mora potpisati jedna ili više osoba. Čak i dokument na koji se tri osobe moraju potpisati analogno znači ukupno oko 45 minuta: to uključuje ispis u tri primjerka, slanje dokumenata poštom ili koordinaciju zajedničkog termina za potpis. Ovo rasipanje resursa je nepotrebno.

U privatnom sektoru digitalni potpis već se etablirao u Austriji u obliku “potpisa mobilnog telefona”. Već nekoliko godina mnogi austrijski građani koriste ovu besplatnu državnu uslugu.

Međutim, sam “samo” digitalni potpis obično nije dovoljan u poslovnom okruženju. Nedostaju tehničke mogućnosti, alat ili platforma koja može mapirati slučajeve upotrebe i “potpise” specifične za industriju ili tvrtku. Povezana zajednička “nadzorna ploča” pruža dobar pregled važnih dokumenata. To zahtijeva središnju administraciju svih korisnika i upravljanje pravima i ulogama. To također ima brojne prednosti.

U mnogim tvrtkama, bez obzira na veličinu ili industriju, platforma za digitalni potpis sastavni je dio mnogih standardnih tijekova rada. Zakonski priznata tehnologija već se koristi u pravnom sektoru, u poreznom sustavu, u financijskom sektoru, ali i od strane velikih međunarodno aktivnih vrhunskih tvrtki sa strogim IT smjernicama, kao i u javnom sektoru.

Umjesto tinte i papira: kriptografska enkripcija i digitalni dokaz identiteta

Digitalni potpis neizostavan je sastavni dio digitalne transformacije. Ipak, mnogi sumnjaju je li digitalni potpis pravno valjan i stoga zakonski usklađen. Međutim, digitalni potpisi i njihova obvezujuća priroda precizno su definirani i regulirani u Europskoj uniji. U 2006. godini Uredbom (EU) 910/2014 (Usluge elektroničke identifikacije i autentifikacije) uspostavljeni su propisi za Europu u vezi s najvećom sigurnošću i sukladnošću digitalnog potpisa. Uredbom se uređuje pravno priznavanje elektroničkih usluga dokazivanja identiteta i autentifikacije, čime se jača povjerenje u elektroničku komunikaciju između trgovačkih društava i građana te znatno olakšavaju prekogranične usluge i poslovni procesi svih vrsta.

Postoje tri standarda digitalnog potpisa koji su precizno definirani u smislu pravne valjanosti u Uredbi eIDAS: jednostavan, napredan i kvalificiran.

Potpisi izgledaju gotovo isto na površini, ali status potpisa i njegova obvezujuća priroda vrlo su različiti. Samo je “kvalificirani elektronički potpis”, poznat i kao QES, pravno usporediv s potpisom (vidi odjeljak 4. stavak 1. austrijskog Zakona o potpisu i uslugama povjerenja (SVG)).

Zbog najviše razine usklađenosti i sigurnosti, mnoga odvjetnička društva uzimaju u obzir samo kvalificirani elektronički potpis. Digitalni potpis koji je ekvivalentan tradicionalnom papirnatom potpisu.

Ali kako dolazi do visoke razine sigurnosti s tehničkog stajališta? Koja je visoka dokazna vrijednost kvalificiranog elektroničkog potpisa?

4 Kvalificirani potpis: Nema misterije

Iako relevantni stručni mediji uvijek nastoje istaknuti kvalificirani elektronički potpis u najsloženijem i najtehničkom mogućem svjetlu, mi u sproofu postavili smo svoju misiju razotkriti navodnu “misteriju” – ukratko.

Kao i kod mnogih drugih elektroničkih pravnih ili bankarskih transakcija, morate biti u mogućnosti dokazati vlastiti identitet 100% sigurno. To se u početku radi putem kratkog (oko 10-minutnog postupka video identifikacije), u kojem vaše osobne podatke i biometrijske podatke provjerava državno priznata služba (Trust Service Provider).

Nakon toga moći ćete koristiti aplikaciju za mobilni telefon za dodatnu provjeru svakog digitalnog potpisa koji napravite. Mobitel je stoga vaš drugi sigurnosni faktor uz vašu adresu e-pošte, koja vam je ionako potrebna za potpisivanje i dobivanje potpisa.

Sami potpisani dokumenti digitalno su šifrirani kriptografskim metodama. Samo vlasnici dokumenta ili oni koji su pozvani na potpisivanje mogu uređivati dokument ili ga samo potpisati. Svaki dokument je u svakom trenutku opremljen jedinstvenim kriptografskim ključem, koji je nemoguće vidjeti bilo kojoj osobi i bilo kojem računalu. Valjanost i dokazna vrijednost dokumenta također su neovisni o korištenoj platformi za potpis jer je kriptografski ključ (ili “hash vrijednost”) utisnut u samu pdf datoteku. Posljedično, bilo kakav ispis i fizičko arhiviranje dokumenta također nije svrha predmeta, budući da sljedivost istječe kada se dokument ispisuje.

Kako bi se provjerila valjanost elektroničkog potpisa i sukladnost kako je gore opisano, potpisani (digitalni!) dokument mora se provjeriti kod nacionalnih službi za provjeru potpisa, npr. putem Austrijskog tijela za komunikacije:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Platforme kao što je Sproof nude integriranu uslugu testiranja kao samu platformu.

Ukratko: Kvalificirani digitalni potpis je 100% otporan na krivotvorenje i pravno valjan. Potpis izrađen rukom također je 100% pravno valjan, ali nikada 100% zaštićen od krivotvorenja.

5 Ne treba puno da biste započeli s kvalificiranim digitalnim potpisom

Iako su digitalni potpisi tehnički zahtjevni i zahtijevaju poseban stupanj odgovornosti sa stajališta proizvođača, potpisi generirani njima nude visok stupanj predanosti. Međutim, širok raspon korisnika, od odvjetnika preko tajnica do klijenata, mora moći raditi lako, brzo i intuitivno.

Tehnička složenost potpuno je skrivena dokazom i stvara se jednostavan pristup niskog praga. Philipp Gernerth odgovoran je za UI i UX (korisničko sučelje i korisničko iskustvo) u sproofu.

“Razvijamo moderan, tehnički visoko sofisticiran proizvod koji nudi najviša jamstva sigurnosti i predanosti. Ipak, mora biti jednostavan i intuitivan za korištenje. U suprotnom, promašit ćemo cilj”, objašnjava Philipp Gernerth, koji je, između ostalog, odgovoran za UX (korisničko iskustvo) i UI (upotrebljivost) u sproofu.

Sa stajališta korisnika, kvalificirani elektronički potpis u osnovi znači sljedeće:

• Morate potpisati dokument, a to je Word ili PDF dokument. Učitavate ga u softver za potpisivanje da biste ga potpisali. Softver za potpis možete pronaći na https://sign.sproof.com . Možete započeti u bilo kojem trenutku besplatno.
• Za kvalificirani elektronički potpis potrebna je jednokratna identifikacija. To znači da se morate identificirati u kratkom videopozivu (“Video-Ident-Procedure”) i pokazati svoju (važeću) putovnicu ili osobnu iskaznicu. Ova identifikacija potrebna je samo jednom i tada vrijedi pet godina ili (ako se to dogodi ranije) do isteka vašeg osobnog dokumenta.
• Tijekom identifikacije instalirate aplikaciju na svoj mobilni telefon ili alternativno – ako ne možete ili ne želite instalirati aplikaciju – kasnije ćete primiti jednokratni kod SMS-om.
• Da biste potpisali dokument, odaberite lokaciju digitalnog potpisa i po želji prenesite sliku vlastoručnog potpisa. Sada autorizirajte potpis na svom mobilnom telefonu putem aplikacije ili unesite jednokratni kod primljen SMS-om. Slika vašeg potpisa ovdje nema pravnu važnost, ali omogućuje uobičajen i poznat prikaz potpisa. Pravno obvezujući potpis primjenjuje se u pozadini “nevidljivo” čisto digitalno.
  Dokument je sada legalno digitalno potpisan. Uz dokaz se provodi i pretvorba u format PDF/A koji je uobičajen ili koji zahtijevaju odvjetnici. Vi, vaši klijenti ili sud možete u bilo kojem trenutku provjeriti sukladnost dokumenta i elektroničkog potpisa, među ostalim u službi državne inspekcije RTR-a.

6 Osjetljivi podaci u sigurnim rukama

Pri korištenju usluga digitalnog potpisa zaštita podataka igra posebnu ulogu. To je posebno važno za takozvani “softver u oblaku” (tj. softver koji nije potrebno instalirati, ali se može koristiti izravno putem web preglednika i interneta). To nudi prednost spremnosti za trenutnu upotrebu bez vlastitog hardvera ili IT projekta. Osim toga, softveru se može pristupiti s bilo kojeg mjesta, uključujući mobilni. Prijenos podataka uvijek je najsuvremeniji i šifriran na najvišoj razini sigurnosti.

“Oblak radi od prvog dana. Sve servisira sproof, u skladu je s europskom zaštitom podataka i stoga je idealno i za nas odvjetnike.”

Dr. Christian Zwick
Vezivo Grösswang

Što se tiče zaštite podataka, s jedne strane, moraju biti ispunjeni zakonski zahtjevi u smislu GDPR-a, a s druge strane, mora biti zajamčena najviša razina sigurnosti iz perspektive IT sigurnosti. Davatelj softvera za potpis jamči i pohranjivanjem i obradom podataka isključivo u podatkovnim centrima unutar Europske unije i izbjegavanjem bilo kakve reference na SAD. Koncept brisanja, koji je sastavni dio rješenja, kao i ugovor o obradi podataka o ugovoru temeljen na predlošku EU, također jamče najviši standard zaštite podataka s pravnog stajališta.

Rezultat

Prednosti digitalnog potpisa su očite: brz je, jednostavan i, prije svega, 100% siguran. Sve više odvjetnika to prepoznaje i ima koristi od digitalnog potpisa u svom radu. Jasan trend koji će se nastaviti i u narednim godinama.