Digitalizacija napreduje u svim područjima svakodnevnog života. Međutim, mnoge tvrtke koje su javne još uvijek su uglavnom u analognom svijetu.
Drugačija je situacija sa Federalnom računovodstvenom agencijom! Tvrtka koja ima 500 zaposlenika posluje na 7 lokacija diljem Austrije i oslanja se na svjesnu i dugoročnu planiranu strategiju digitalizacije.
“Gotovo smo dužni vrlo brzo implementirati procese digitalizacije”, kaže mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT menadžer Federalne računovodstvene agencije.
Posljedica: uvođenje platforme za digitalni potpis kao daljnji korak prema optimizaciji procesa. To znatno olakšava jedan od najvažnijih operativnih procesa – sigurno i pravno valjano potpisivanje dokumenata.
Početna situacija
Digitalizacija je svima na usnama, pa tako i oni koji su odgovorni u javnim poduzećima. Sve se više tvrtki već oslanja na ured bez papira, umrežavajući svoje lokacije ili nudeći nove usluge na mreži. Na taj način poboljšavaju korisničko iskustvo, ali i suradnju s partnerima, dobavljačima i svim ostalim dionicima.
Prilikom procjene daljnjih mjera digitalizacije za vlastitu tvrtku, najviši menadžment savezne računovodstvene agencije brzo je shvatio da bi uvođenje platforme za digitalni potpis moglo donijeti ogromne prednosti. Ovaj oblik potpisivanja 100% je ekvivalentan vlastoručnim potpisima u cijeloj Europi i podliježe strogim smjernicama eIDAS Uredbe (EU) 910/2014 (usluge elektroničke identifikacije i autentifikacije).
Međutim, mnogi vlasnici tvrtki nisu svjesni prednosti platforme za digitalno potpisivanje dokumenata na razini cijele tvrtke. Vrlo dosljedan “credo” i dalje se drži protiv uvođenja platforme za potpis: “Imam potpis na mobitelu i već se mogu digitalno potpisati”.
Zapravo, gotovo polovica austrijskih građana već koristi potpis mobilnog telefona kao besplatnu uslugu e-uprave.
Međutim, sam digitalni potpis obično je potpuno neadekvatan u poslovnom okruženju. Ono što nedostaje su procesi; prilagođeni tijekovi rada. Zajednička “nadzorna ploča” za savršen pregled važnih dokumenata u tvrtki i još mnogo toga.
U međuvremenu su se neke međunarodno aktivne tvrtke već odlučile za digitalnu platformu koja može digitalno mapirati sve tijekove rada potpisa i slučajeve upotrebe u tvrtki.
BHAG se oslanja na softver iz Austrije.
U prvom koraku, BHAG projektni tim na čelu sa Sellnerom procijenio je koji su se europski i austrijski pružatelji usluga već etablirali i donijeli moćne alate na tržište.
“Ne želimo kompromitirati pohranu podataka osjetljivih dokumenata. Ti će podaci biti 100% pohranjeni u Europi. Prema našem mišljenju, sproof ispunjava ove kriterije eksplicitnim odabirom podatkovnih centara koji su neovisni o američkim korporacijama.”
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federalna računovodstvena agencija
Osim sigurnosti i usklađenosti pohrane podataka, platforma za potpis podržava različite procese potpisivanja koji su dio svakodnevnog poslovanja Federalne računovodstvene agencije.
Tako je pažnja brzo pala na sproof. Nakon intenzivne faze testiranja i revizije, konačno je odabrana mlada tvrtka s IÖB-ovim certifikatom. Rješenje u oblaku uspjelo se vrlo dobro predstaviti kao sveobuhvatna platforma s najvišim standardima sigurnosti i zaštite podataka. “Bili smo posebno počašćeni što smo odabrani i što smo u konačnici uspjeli ispuniti vrlo visoke standarde savezne računovodstvene agencije”, kaže dr. Fabian Knirsch, suosnivač i tehnički direktor tvrtke sproof GmbH.
Digitalni potpis primjetno štedi resurse od trenutka uvođenja.
Dosadašnje povratne informacije bile su vrlo dobre. Mnogi zaposlenici, posebno u menadžmentu, koriste platformu za različite procese potpisivanja i od tada su uštedjeli mjerljivo vrijeme i resurse. Dokumenti se više ne moraju ispisivati, potpisivati rukom, skenirati i slati poštom, već se mogu digitalno potpisati sa samo nekoliko klikova.
Dakle, i okoliš je zadovoljan! 500 listova papira troši 7,5 kilograma drva, 130 litara vode i 26,8 kilovatsati energije. Pozitivna nuspojava koja potiče sve više poduzetnika da uvedu platformu za potpis.
U prvom koraku nakon uvođenja posebno je impresivna bila glatka integracija platforme u IT krajolik tvrtke. Zahvaljujući oblaku, uključivanje je trajalo samo nekoliko sati i cijelo je vrijeme bilo popraćeno otpornošću.
Glatka komunikacija i fleksibilnost uvjerili su Alexandera Sellnera. “sproof je otvoren za povratne informacije i zahtjeve kupaca i stoga slijedi pristup stalnog poboljšanja platforme”, objašnjava Sellner.
