HOGAST je nabavna zadruga koja se, osim cjelokupne nabave robe, bavi i područjima električne energije, goriva, telefonije i mnogim drugim temama te uvijek osigurava da njezine tvrtke članice uživaju najbolje uvjete i optimizirane procese, kao i da mogu očekivati značajne prednosti u svim relevantnim područjima nabave i usluge.
HOGAST je osnovan prije više od 45 godina s osnovnom idejom stvaranja cjenovnih prednosti kroz grupiranje količina među poduzećima i rasterećenje pojedinih tvrtki rutinskih zadataka.
Danas je HOGAST najveća tvrtka za hotelijerstvo i ugostiteljstvo u Austriji i ima više od 3.200 tvrtki članica s prometom od 415 milijuna eura. Podružnica u Münchenu odgovorna je za opsluživanje južne njemačke regije. Osim toga, u HOGAST grupu spadaju i HOTEL GASTRO POOL za manje hotele i restorane te PRIMOPREDAJA za objekte u društvenom sektoru.
Naziv tvrtke: HOGAST
Kratak opis projekta:
“… Zbog skraćenog radnog vremena i home officea neizbježno smo morali preispitati, jer bez novog digitalnog sustava više ne bismo mogli potpisivati ugovore, račune i narudžbe.”
Zašto znak otpora:
“Ono što nam se posebno sviđa kod znaka sproof je njegova jednostavnost korištenja. Ne samo da možete brzo pronaći učitane dokumente, već zahvaljujući novoj značajci možete odrediti i gdje dokument treba potpisati. Kao rezultat toga, jednostavno primjećujemo da se uvijek nešto događa na sproof signu, odnosno radimo na proširenjima i ažuriranjima, što nam je iznimno važno.”
Kako je došlo do odluke o uvođenju digitalnog potpisa?
Sigmond: “Za nas kao tvrtku dva su aspekta bila presudna pri odabiru rješenja za digitalni potpis. Jedna od njih bila je i pandemija Corone, jer su nas skraćeno radno vrijeme i home office natjerali na preispitivanje, jer bez novog digitalnog sustava više ne bismo mogli potpisivati ugovore, račune i narudžbe.
Drugi aspekt, koji je zasigurno već neko vrijeme tema razgovora s menadžmentom, je da smo se kao tvrtka istovremeno fokusirali na digitalizaciju i održivost.
S fokusom na to, konačno je došla točka kada smo odlučili sve potpisati digitalno i gdje je moguće bez svih papirnatih računa i ugovora.”
Za koje se slučajeve upotrebe koristi digitalni potpis?
Sigmond: “U osnovi, mi smo veza između naših dobavljača i kupaca ili članova. Međutim, to također znači da svi računi i narudžbe prolaze kroz HOGAST i tada ih u nekim slučajevima moramo potpisati i supotpisati. Lanac potpisa može se zamisliti kao trokut između dobavljača, člana i HOGAST-a.
Primjer gdje se digitalni potpis koristi i potpuno pomaže je prilikom uključivanja novih dobavljača. Postoje i ugovori koji se moraju nekako potpisati. Prije nego što smo se odlučili za rješenje za e-potpis, prvo smo sve morali poslati u papirnatom obliku poštom i čekati.
S obzirom na to da se cijela tvrtka zapravo sastoji od četiri tvrtke, u ovoj aplikaciji dostavljač mora potpisati jednom, a HOGAST četiri puta. Moglo bi proći dva do tri tjedna dok se sve ne vrati kod nas. S digitalnim rješenjem tvrtke sproof sign sve je puno brže.
No e-potpis upotrebljavamo i prilikom preuzimanja dostave. To je zato što sve potvrde narudžbi iznad 7.500 eura moramo supotpisati nakon što su kupac i dobavljač već potpisali. Ovo je pitanje odgovornosti! HOGAST je također odgovoran za svoje klijente ako bankrotiraju ili su nesolventni. Zatim plaćamo račune za naše članove, ali samo ako smo prethodno potpisali potvrdu narudžbe ili narudžbu. Ovo je zaista važan aspekt za naše članove i dobavljače.”
Koje standarde u pogledu sigurnosti podataka i usklađenosti mora zadovoljiti softversko rješenje u vašoj tvrtki?
Sigmond: “Zaštita podataka trenutno je aktualna tema i sada je samo osnovni zahtjev. Sve mora biti kako treba. Za nas je, međutim, bila važna i jednostavnost korištenja, da je softver jednostavan za korištenje i da možete uštedjeti vrijeme. “
“Zato mirne savjesti preporučujemo sproof našim 7.000 kupaca.”
Peter Sigmond
Viši menadžer robe
Što vam se posebno sviđa kod znaka otpora?
Sigmond: “Ono što nam se posebno sviđa kod znaka sproof je njegova jednostavnost korištenja. Ne samo da možete brzo pronaći učitane dokumente, već zahvaljujući novoj značajci možete odrediti i gdje dokument treba potpisati. Kao rezultat toga, jednostavno primjećujemo da se uvijek nešto događa na znaku dokaza, odnosno radi se na proširenjima i ažuriranjima, što nam je iznimno važno. Ali čak i ako se s naše strane pojavi pitanje o e-potpisima ili novoj funkciji, uvijek imamo sjajnu i brzu podršku kojoj se možemo obratiti.”
Postoje li neke posebne prednosti sproof znaka koje su posebno povoljne u vašoj industriji?
Sigmond: “U budućnosti bismo željeli vidjeti sproof znak ugrađen u sustave trećih strana. Naravno, zasebna aplikacija također bi bila uzbudljiva. Trenutno je to još uvijek platforma temeljena na webu, gdje može potrajati malo vremena za učitavanje velikih količina podataka.
Lijepa stvar kod znaka sproof je, međutim, što, zahvaljujući našem bliskom kontaktu, već znamo da smo na pravom mjestu u sproofu. Jer čak i ako nešto ne odgovara, radimo na daljnjem razvoju i integriramo nove značajke u softver. Zato mirne savjesti preporučujemo sproof našim 7.000 kupaca.”
