LeasePlan je globalna tvrtka specijalizirana za pružanje rješenja za leasing automobila i upravljanje voznim parkom. LeasePlan upravlja voznim parkom od preko 1,9 milijuna vozila i nudi tvrtkama svih veličina sveobuhvatnu uslugu za njihova gospodarska vozila. Prilikom odabira pravog pružatelja usluga za digitalizaciju procesa potpisivanja, sproof sign je korišten za poseban slučaj upotrebe.
Naziv tvrtke: Plan najma
Kratak opis projekta:
Poseban slučaj potaknuo nas je da integriramo platformu za digitalni potpis za interakciju između nekih od naših glavnih kupaca.”
Zašto znak otpora:
“Jedna od prednosti sproof znaka je vrlo jednostavno rukovanje velikim količinama
potpisivanje dokumenata (učitavanje dokumenata i skupni potpis)”
Roland Woerle, voditelj vanjskih IT projekata
Kako je došlo do odluke o uvođenju digitalnog potpisa?
Woerle: “Već smo imali platformu za potpise koja se koristila za e-potpise i u osnovi smo bili zadovoljni njome. Za nužno izdavanje ugovora od cca 4.000 ugovora za 1.500 B2B kupaca morali smo pronaći novo rješenje kako bismo mogli ispuniti ugovore u potpunosti elektroničkim putem, poslati ih i proslijediti našim kupcima u optjecaju potpisa.
Naš zadatak bio je pronaći pružatelja usluga koji bi tehnički mogao obraditi te količine, omogućiti tehnički standard kvalificiranih potpisa i fleksibilno odgovoriti na naše detaljne zahtjeve.
Obratili smo se nekoliko dobavljača s ovim zahtjevima, ali pronašli smo najbolje rješenje u sproof signu.”
Zašto je kvalificirani potpis korišten isključivo za projekt? Koji su kriteriji bili presudni za vas u potrazi za pravim pružateljem usluga e-potpisa?
Woerle: “Neki od naših kupaca ili dobavljača željeli su ugovore potpisati samo kvalificiranim elektroničkim potpisom, drugima je bio dovoljan napredni potpis. Zbog toga smo morali fleksibilno reagirati na zahtjeve.”
Govore o “složenim potpisima”. Kako opisujete slučaj upotrebe znaka sproof?
Woerle: “U LeasePlanu održavamo pristup usmjeren na usluge našim klijentima i, gdje god je to moguće, uvijek fleksibilno odgovaramo na različite potrebe kupaca. To je bio slučaj i s prikupljanjem potpisa za ugovornu dokumentaciju. Cilj je bio unaprijed ispuniti oko 4000 ugovora sa svim podacima o ugovorima i pripremiti ih za ovlaštene potpisnike na takav način da se mogu samo provjeriti, jednostavno potpisati i vratiti bez puno truda.”
Dakle, potpis snopa korišten je vrlo intenzivno?
Woerle: “Skupni potpis uglavnom su koristili naši dobavljači, koji su morali supotpisati ugovore s kupcima. Cijene ako ste mogli supotpisati sve ugovore sklopljene do tog trenutka kvalificiranim potpisom samo jednom tjedno.
Ovu smo značajku intenzivno testirali unaprijed i sve dok količine podataka pojedinačnih dokumenata nisu bile prevelike, ovaj je proces funkcionirao glatko.”
“Jedna od prednosti dokaznog znaka je vrlo jednostavno rukovanje velikim količinama dokumenata koje treba potpisati (učitavanje dokumenata i skupni potpis)”
Roland Woerle
Voditelj IT projekata
Kakva je bila povratna informacija sa strane kupca – je li digitalni potpis prepoznat?
Woerle: “Naša baza kupaca kreće se od malih i srednjih poduzeća do najvećih nacionalnih i međunarodnih tvrtki. Međutim, prihvaćanje digitalnih potpisa uvelike se razlikovalo. Dok su neke tvrtke bile zaintrigirane besprijekornim rukovanjem potpisima bez papira, bilo je i drugih koje ili nisu htjele digitalno potpisivati ugovore ili čija interna politika to nije dopuštala. Ovdje su kupci mogli preuzeti ugovore u PDF-u, potpisati ih rukom i zatim ih ponovno obraditi putem Sproofa za supotpisivanje.
Još uvijek vidim nešto za nadoknaditi za Austriju i nadam se da će tvrtke poput Sproofa s domaćim rješenjem stvoriti potrebno povjerenje i omogućiti našim tvrtkama sigurno, pouzdano i potpuno digitalizirano rješenje za postizanje mnogih ušteda u učinkovitosti procesa, vremenu i troškovima.”
Koje standarde u pogledu sigurnosti podataka i usklađenosti mora zadovoljiti softversko rješenje u vašoj tvrtki?
Woerle: “Naravno, bilo je važno da rješenje za potpisivanje ispunjava sve zahtjeve zaštite podataka. Kao rješenje u oblaku, nismo morali brinuti ni o hostiranju dokumenata.”
Što vam se posebno sviđa kod znaka otpora?
Woerle: “Osim tehničkih značajki, za nas je presudna bila brza reakcija i implementacija naših zahtjeva te dobra suradnja sa sproof timom.
Sproof je bio vrlo dinamičan i profesionalan u rukovanju, što smo zaista cijenili kod projekta. Na kraju je sve prošlo vrlo glatko i bili smo jako zadovoljni. “
