Udruga za promicanje volonterskih socijalnih usluga već više od 56 godina organizira Dobrovoljnu socijalnu godinu (FSJ) u Austriji. Udruga to čini kako bi mladim odraslim osobama pružila uvid u društveni sektor; a to pedagoški dobro prate zaposlenici FSJ-a koji brinu o dobrobiti sudionika FSJ-a. Neprofitna udruga surađuje s brojnim velikim društvenim organizacijama, poput Caritasa, Lebenshilfea ili državnih klinika, ali i s mnogim manjim institucijama poput privatnih dječjih grupa.

Sudionici FSJ-a rade 34 sata tjedno u socijalnoj ustanovi u Austriji, stječu iskustvo, mogu se profesionalno orijentirati i osobno razvijati. Udruga osigurava povoljne i poštene uvjete u društvenim ustanovama uz obvezne mentore i sastanke za promišljanje radi osiguranja kvalitete. Ovisno o području primjene i lokaciji, potrebne su različite aktivnosti. Glavni cilj svakog FSJ zadatka je podržati odgovarajući tim i klijente o kojima se treba brinuti.

Naziv organizacije:
Udruga za promicanje volonterskih socijalnih usluga – Dobrovoljna socijalna godina

Kratak opis projekta:
Digitalizacija procesa potpisivanja kako bi se značajno smanjili administrativni napori i optimizirala obrada ugovora.

Zašto znak otpora:
“Bilo nam je važno pronaći rješenje koje je izvedivo i pristupačno. Zaštita podataka morala je biti zadovoljena. Alat koji se koristi za obradu potpisa morao je raditi kompetentno, s povjerenjem, profesionalno i, prije svega, “slušati” ono što nam treba. Sve smo to pronašli u sproofu.”

Kako je došlo do odluke o uvođenju digitalnog potpisa?

Kada sam prije tri godine preuzeo upravu, udruga koja je postojala više od 50 godina bila je u povojima u smislu digitalizacije. Do tada su se svi ugovori sa socijalnim institucijama i sudionicima FSJ-a sastavljali putem pisma, tiskali, potpisivali, pečatirali, stavljali u omotnicu i odnosili u poštu. I potpisao natrag poštom. Ako je promjena bila potrebna, sve je počelo ispočetka. To je još uvijek bilo izvedivo s manjim brojem sudionika, ali što više mladih odraslih osoba radi FSJ, pothvat postaje nemogućiji. Da ne spominjemo vjerojatnost pogrešaka različitih Excel popisa. Stoga su bila potrebna digitalizirana rješenja primjerena 21. stoljeću.

U prvom koraku pronađena je IT tvrtka koja je sve naše procese dovela u digitalni proces. Tako više nismo mogli primati prijave kao privitak u e-mailu (čiji su podaci tada morali biti umetnuti u Excel popise), kao što je to bilo uobičajeno i potrebno u prošlosti, već putem alata za registraciju. Podaci bi se zatim mogli izravno koristiti za automatsko stvaranje potrebnih ugovora nakon fiksiranja dodjele FSJ-a. To je razjasnilo stvaranje ugovora, ali tada je još uvijek nedostajala opcija digitalnog potpisivanja. Nakon malo istraživanja i uglavnom zahvaljujući preporuci prijatelja, konačno sam naišao na sproof.

Koliko je digitalna transformacija važna za FSJ?

Važnost digitalne transformacije za FSJ ne može se precijeniti. Godina FSJ-a uvijek počinje jeseni. Dakle, ljeto je vrhunska faza posredovanja i također vrhunska faza za ugovore. Za svaku angažiranu osobu potrebna su dva ugovora s našom udrugom: sa socijalnom ustanovom i sa sudionikom FSJ-a. Moramo potpisati te ugovore i, naravno, i druga strana. Sproof nam je ponudio i još uvijek nudi idealno rješenje! Ove godine očekujemo oko 700 FSJ zadataka, a time i oko 1400 ugovora koje je potrebno potpisati.

Koji su kriteriji bili presudni za vas u potrazi za pravim pružateljem usluga e-potpisa?

Bilo nam je važno pronaći rješenje koje je izvedivo i pristupačno. Zaštita podataka morala je biti zadovoljena. Alat koji se koristi za obradu potpisa morao je raditi kompetentno, s povjerenjem, profesionalno i, prije svega, “slušati” ono što nam treba. Sve smo to pronašli u sproofu.

Za koje se slučajeve upotrebe koristi digitalni potpis?

Za pretplate naših FSJ ugovora sa socijalnim institucijama i sa sudionicima FSJ-a, kao i za ugovore sa sponzorima, ugovore o uslugama itd. Jednostavno za sve dokumente koji zahtijevaju službeno valjani potpis. I tako nam sproof ne pomaže samo s ugovorima oko zadataka FSJ-a, već i s dokumentima koje moraju potpisati predsjednica udruge i generalni direktor, jer se ne viđamo tako često – što otežava potpisivanje rukom – već smo uglavnom u kontaktu putem e-pošte i telefona.

Budući da imamo dokaz, koji također omogućuje izradu crteža putem ID-Austrije, više nema potrebe za sastancima, koji su se prije uglavnom odnosili na dobivanje potpisa za važan dokument. Također slavimo rješenje bez papira. To nam omogućuje uštedu vrijednih resursa. Danas ne tiskamo gotovo ništa.

Do tada su se svi ugovori sa socijalnim institucijama i sudionicima FSJ-a sastavljali pismom, ispisivali, potpisivali, pečatirali, stavljali u omotnicu i nosili u poštu. I potpisao natrag poštom. Ako je promjena bila potrebna, sve je počelo ispočetka. To je još uvijek bilo izvedivo s manjim brojem sudionika, ali što više mladih odraslih osoba radi FSJ, pothvat postaje nemogućiji.

MMag. Elizabeta Marko
Direktor Udruge Dobrovoljna društvena godina

Kako je funkcionirala integracija oblaka?

IT tvrtka koja je za nas radila digitalizaciju i sproof pobrinuli su se za to izravno. Od stručnjaka do stručnjaka, da tako kažem. Za nas kao kupca to je bilo idealno.

Koje zahtjeve ima organizacija poput FSJ-a u pogledu sigurnosti, usklađenosti i zaštite podataka?

Naravno, ovdje imamo iznimno visoke standarde. Pitanje privatnosti i sigurnosti bilo je jedno od prvih koje smo postavili kada smo naišli na sproof.

Što vam se posebno sviđa kod znaka otpora?

Svi zaposlenici u sproofu su nevjerojatno kompetentni, ljubazni, profesionalni i uvijek željni pronaći najbolje rješenje za nas. Oni su tu i dostupni za pitanja i probleme i čine sve što mogu kako bismo osigurali da mi kao kupci postignemo rezultat koji trebamo i želimo. sproof je najbolje što nam se moglo dogoditi, uz sjajnu IT tvrtku s kojom smo se bavili digitalizacijom.

Koriste li se tijekovi rada za potpisivanje za vaš slučaj upotrebe?

Da. Pogotovo kada digitalno potpisujem dokumente s našim predsjednikom, tijek potpisivanja dolazi u obzir. Ali i u ugovorima s lokacijama za dodjelu i sudionicima FSJ-a. Prelaskom s ručnih potpisa na ugovore koji se šalju poštom na digitalne potpise putem e-maila, osigurali smo i digitalizaciju u više od 700 društvenih institucija, jer su se tada rukovoditelji socijalnih institucija morali baviti i digitalnim potpisom.

Sada smo već u trećoj godini korištenja i svugdje djeluje prilično divno. Sproof je doživljen kao pouzdan i jednostavan partner. Inače, digitalno crtanje nikada nije bilo izazov za sudionike FSJ-a. Od samog početka, mladi su to učinili u tren oka svojim mobilnim telefonima, kao da to nikada nisu učinili na bilo koji drugi način. To također govori o jednostavnoj i razumljivoj upotrebljivosti sproofa. Od srca HVALA na odličnoj suradnji!!