Neunerhaus pomaže beskućnicima, beskućnicima i neosiguranim osobama da pronađu put natrag u samoodređen život – bez obzira na to koliko je put neravan i koliko je koraka potrebno. U tri stambene zgrade neunerhausa, kao i u potpomognutom stanovanju s Housing First i Mobilom, svake se godine brine i savjetuje više od 1.000 bivših beskućnika i beskućnika. U zdravstvenom centru Neunerhaus svake se godine brine oko 6.000 ljudi.

Naziv organizacije:
Neunerhaus

Kratak opis projekta:
Digitalna transformacija procesa potpisivanja i time značajno smanjuju administrativni napori. To omogućuje organizaciji da svoje interne procese učini učinkovitijima i oslobodi više vremena za izravan socijalni rad s beskućnicima i osobama sklonim siromaštvu.

Zašto znak otpora:
“Moramo posebno svjesno koristiti naše oskudne vremenske resurse u administraciji – digitalni potpis ovdje je veliko poboljšanje.”

Kako je došlo do odluke o uvođenju digitalnog potpisa?

Zbog naše organizacijske strukture, većina dokumenata koje potpisujemo zahtijeva potpise dvije osobe. Do 2023. postojale su mape za potpise koje su se nosile od točke A do točke B – i puno administrativnog napora: trebalo je planirati vrijeme za potpisivanje, a kolege su redovito postavljali upite o dokumentima i njihovom statusu u procesu potpisivanja. Zatim je sve trebalo skenirati ručno i dodatno arhivirati u papirnatom obliku. Moramo posebno svjesno koristiti naše oskudne vremenske resurse u administraciji – ovdje je bilo očito da ima prostora za napredak. Osim prirode potpisivanja neovisne o lokaciji, odlučujući čimbenik bila je prije svega ušteda vremena i ekoloških resursa za ispis, internu poštu, dobivanje potpisa i skeniranje papirnatih dokumenata. Još jedan poticaj bilo je lakše potpisivanje i upravljanje kadrovskim dokumentima za naše zaposlenike.

Koliko je digitalna transformacija važna za neunerhaus?

Većina zaposlenika u neunerhausu radi izravno s ljudima, npr. u socijalnom radu ili u zdravstvu. U vezi s digitalnom transformacijom, prvenstveno se bavimo temom digitalne inkluzije – prije svega uključivanjem naših korisnika, kao poslodavca, ali i vještinama naših zaposlenika da idu ukorak s digitalizacijom i da mogu koristiti digitalne potpise – to zahtijeva sve više tijela ili olakšavanje službenih kanala.
Posljednjih godina digitalizirali smo brojne procese u našim procesima podrške, kao što su menadžment, ljudski resursi i kontroling. Ključni pokretač ovdje bila je pandemija koronavirusa, koja je dodatno ubrzala ovu promjenu. Drugi važan čimbenik je naša tvrdnja da s našim ljudskim resursima postupamo s posebnom pažnjom i da ih koristimo što učinkovitije. Digitalizacija nas podržava, posebno u radu s ljudskim resursima, u promicanju povećanja učinkovitosti i inovacija. Digitalni alati i osobni kontakt savršeno se nadopunjuju. Konkretan primjer iz rada u ljudskim resursima: Digitalni potpis novog ugovora o uslugama uvijek se kombinira s osobnim terminom za potpisivanje ugovora.

Naše oskudne vremenske resurse u administraciji moramo koristiti posebno svjesno – digitalni potpis ovdje je veliko poboljšanje.

Dr. Stephan Gremmel, generalni direktor

Koji su kriteriji bili presudni za vas u potrazi za pravim pružateljem usluga e-potpisa?

Prilikom traženja pravog pružatelja usluga e-potpisa za nas je bilo odlučujuće nekoliko središnjih kriterija. Troškovi su bili na prvom mjestu, jer kao neprofitna organizacija moramo učinkovito koristiti svoj proračun. Jednako važna bila je i jednostavnost korištenja: rješenje je moralo biti ne samo intuitivno za korištenje, već je moralo nuditi i značajke kao što su skupni potpisi i jasna nadzorna ploča kako bi se pojednostavili naši tijekovi rada. Osim toga, bitne funkcije kao što su dodavanje bilješki, postavljanje potpisa na više mjesta u dokumentu i postavljanje sekvenci potpisa bile su ključne. Također smo tražili web-bazirano rješenje koje je lako integrirati i koje bi osiguralo punu pravnu valjanost.

Još jedna obaveza bila je zaštita podataka i strogo poštivanje GDPR-a. sproof jamči da su svi podaci pohranjeni na europskim poslužiteljima, što nam daje dodatnu razinu sigurnosti. Zaštita od krivotvorenja također je bila odlučujući čimbenik u pouzdanom isključivanju manipulacije. Osim toga, korisnička podrška trebala bi biti dostupna u svakom trenutku bez dodatnih troškova za svaki kontakt. Vidjeli smo da su svi ovi zahtjevi u potpunosti ispunjeni u sproofu.

Za koje se slučajeve upotrebe koristi digitalni potpis?

Digitalni potpis koristi se u neunerhausu u različitim slučajevima upotrebe, posebno za ugovore i druge važne dokumente koji zahtijevaju brz i pravno siguran potpis. To uključuje ugovore s vanjskim partnerima, zahtjeve za plaćanje, odobrenja proračuna i druge dokumente vezane uz poslovanje koje mora potpisati viši menadžment. Od lipnja 2024. digitalni potpis koristi se i za dokumente povezane s osobljem, kao što su ugovori o uslugama, dopunski ugovori, potvrde o zaposlenju i potvrde za zaposlenike.

Kako je funkcionirala integracija oblaka?

Integracija rješenja u oblaku prošla je glatko i učinkovito. Kako bismo svim zaposlenicima olakšali prijelaz, izradili smo interne upute koje korak po korak objašnjavaju kako potpisati dokumente putem dokaza. I mi u menadžmentu smo se na početku intenzivno bavili procesom, ali u međuvremenu su novi procesi postali vrlo dobro uhodani. Zahvaljujući sproofovom jasnom strukturiranju i intuitivnom korisničkom sučelju, uspjeli smo jednostavno integrirati digitalni potpis u naše postojeće tijekove rada.

Koje standarde ima organizacija poput neunerhausa u pogledu sigurnosti, usklađenosti i zaštite podataka?

Kao društvena organizacija koja radi s osjetljivim podacima mnogih ljudi, neunerhaus ima najviše standarde sigurnosti, zaštite podataka i usklađenosti sa zakonima. Zaštita osobnih podataka posebno je od najveće važnosti, jer se mora održavati temelj povjerenja s našim zaposlenicima i partnerima.

Što vam se posebno sviđa kod znaka otpora?

Posebno cijenimo sproofovu izvrsnu korisničku podršku. Zahtjevi se obrađuju brzo i orijentirani na rješenje, a sustav se kontinuirano razvija na temelju povratnih informacija korisnika. Korisničko i intuitivno sučelje znatno olakšava svakodnevnu upotrebu. “Akademija”, kojoj se može pristupiti izravno na računu, također nudi korisnu podršku za brzo upoznavanje s funkcijama. Sve u svemu, znak otpornosti značajno doprinosi povećanju učinkovitosti i pojednostavljenju naših radnih procesa.

Koriste li se tijekovi rada za potpisivanje za vaš slučaj upotrebe?

Da, u nekim područjima, kao što su viši menadžment i ljudski resursi, već koristimo tijekove rada za potpisivanje u izoliranim slučajevima. Ti su se tijekovi rada pokazali posebno korisnima za ponavljajuće procese, kao što je potpisivanje ugovora o uslugama ili poslovnih dokumenata. Međutim, zbog naše veličine i relativno nove implementacije, još uvijek smo na početku potpune integracije ovih tijekova rada u naše radne procese.