Nogurdinošie līgumu slēgšanas procesi ir pagātne, bet kā ir iespējams vienkārši un droši parakstīt līgumus tiešsaistē? Šajā rakstā uzzināsiet, kā parakstīt līgumus tiešsaistē jeb kā iegūt parakstus tīmeklī. Kas ir svarīgi, kādi ir kvalitātes kritēriji? Bet “spoileris” iepriekš: vienkāršs un drošs var darboties, bet tam nav jāstrādā kopā.

Elektroniskais paraksts ir aktuāls

Tas ir attieksmes jautājums. Dokumenta parakstīšanai ir zināma estētiska sastāvdaļa. Jūs apzīmogojat lēmumu ar kaut ko ļoti personisku – ar savu roku rakstītu parakstu. Šis paraksts bieži vien tiek gadiem ilgi mēģināts un pilnveidots, un vairumā gadījumu tas paliek nemainīgs visu uzņēmuma darbības laiku. Bieži vien dokumenta analogais paraksts ir saistīts ar tikšanos, tajā ir vairākas līgumslēdzējas puses, un bieži vien tam ir kaut kas saviesīgs. Jūs tiekaties, paspiežat roku, parakstat dokumentu un pēc tam glabājat to vairāk vai mazāk drošā arhīvā. Lielākoties cilvēki ir apmierināti un atkal dodas katrs savu ceļu.

Otra medaļas puse ir acīmredzama. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties kartēt iekšējos vai ārējos paraksta procesus. Tas prasa ļoti lielus resursus, kurus ar digitālā paraksta palīdzību var izniekot.
Lēmumu pieņemšanas procesu digitalizācija jau ir pienākusi pat ļoti “sen zināmās” nozarēs un uzņēmējdarbības jomās. Privātajā kontekstā līgumu elektroniskā parakstīšana jau kādu laiku tik un tā ir plaši izplatīta, un daudzās Eiropas valstīs to atbalsta valsts e-identifikācijas pakalpojumu sniedzēji.

Saskaņā ar pētījumu paraksta risinājumu integrēšana korporatīvajā kontekstā ļoti bieži nāk no atsevišķām balsīm uzņēmumā, kas jau sen ir iepazinušās ar elektroniskā paraksta priekšrocībām privātajā sfērā. Daudzi valdības tiešsaistes pakalpojumi ļauj iedzīvotājiem parakstīt līgumus digitāli. Galu galā tas nozīmē, ka arī uzņēmēji vēlas izmantot šo tiešsaistes paraksta risinājumu priekšrocības līgumu apstrādei savos uzņēmumos.

Kā darbojas digitālais paraksts?

Internetā cirkulē arvien vairāk jaunu, bieži vien nelielu un bezmaksas paraksta rīku, kuru reģistrācija un lietošana bieži vien ir ļoti zema. Tas darbojas tāpat kā lielāki rīki: Jūs esat saglabājis digitālo dokumentu lokāli, augšupielādējat to tīmekļa pārlūkprogrammas rīkā un parakstat to. Izmantojot dažus rīkus, dokumentu var arī lejupielādēt, lai pēc tam nosūtītu tālāk. No otras puses, ir sarežģītas parakstīšanas platformas, kas bieži vien ir integrētas visaptverošā dokumentu pārvaldības sistēmā vai CRM vai ERP sistēmā. Tādējādi ir iespējams arī daudz sarežģītāks trešās puses paraksts vai attālinātais paraksts. Tas nozīmē, ka es varu izsniegt parakstīšanai arī pašparakstītu dokumentu, definēt sarežģītas parakstīšanas secības un darbplūsmas utt.

Īpaši profesionālajā vidē arvien populārāki kļūst risinājumi, kas specializējas tieši PDF dokumentu visaptverošā parakstīšanā un nodrošina visaugstākos drošības standartus un, pats galvenais, ļoti vienkāršu lietotāja vadību. PDF dokumentu digitālo parakstīšanu, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu, pamatā var iedalīt trīs būtiskos komponentos.

Līgumu pārvaldība

Kā jau minēts, atšķirība šeit ir liela. Minimālie kritēriji tīmekļa rīkam ir iespēja augšupielādēt dokumentus (lielākajā daļā lietojumprogrammu faili tiek automātiski konvertēti kopējā PDF formātā) un pēc parakstīšanas tos atkal lejupielādēt vai pēc iespējas drošāk saglabāt. Visaptveroši rīki ļauj arī inteliģenti pārvaldīt un pārskatīt visus svarīgos dokumentus centrālajā vietā.

Dokumentu digitālais paraksts

Visu tiešsaistes paraksta rīku pamatelements ir digitālā paraksta piemērošana līguma dokumentam. Derīga digitālā paraksta piemērošana PDF dokumentam ir tehnisks process, kas skaidri jānošķir no vienkāršas manuālā paraksta attēla ievietošanas bez jebkādiem papildu tehniskiem pasākumiem!

Derīgs digitālais paraksts jo īpaši ļauj noteikt turpmākas izmaiņas dokumentā. Tas neattiecas uz vienkāršu attēlu ievietošanu.

No tehniskā viedokļa digitālā paraksta gadījumā dokumenta saturs ir cieši saistīts ar pievienoto parakstu. Šādā gadījumā paraksta vizuālais izskats uz dokumenta ir galvenokārt informatīvs un nav būtisks (tehniskajam) derīgumam. sproof sign, piemēram, atbalsta paraksta attēlu vai manuālā paraksta ievietošanu ekrānā, bet fonā izveido arī pilnīgu digitālo parakstu.

Cits digitālo parakstu posms ir kvalificētie digitālie paraksti. Šajos gadījumos parakstītāju pārbauda uzticamības pakalpojumu sniedzējs. Tās ir organizācijas, kas veic plašu personas vai organizācijas identitātes pārbaudi un digitālās parakstīšanas gaitā sasaista identitāti ar parakstu. Tas nozīmē, ka kvalificētiem digitālajiem parakstiem ir īpašs juridiskais statuss, kas ir līdzvērtīgs ar roku rakstītam parakstam.

Parakstu pārvaldība un darba plūsmas

Parakstu platformu potenciāls pilnībā izpaužas, kad ir jānosūta droša un prasībām atbilstoša paraksta pieprasījumi citiem. Piemēram, sproof sign ļauj deleģēt dažādus uzdevumus (piemēram, dokumentu parakstīšanu, dokumentu aplūkošanu, dokumentu pārsūtīšanu) dažādām personām. Saziņa notiek, no vienas puses, tīmekļa lietojumprogrammas ietvaros un, no otras puses, arī izmantojot saziņu, izmantojot e-pasta plūsmu. Tādējādi nekas nevar tikt pazaudēts. Automatizēta deleģēšana atvieglo arī parakstu procesu pārvaldību un termiņu un izpildes termiņu ievērošanu. Turklāt ir iespējams definēt pārstāvjus, iestatīt ārpus biroja esošos ziņojumus, norādīt parakstu secību un definēt standartu, ar kādu paraksti ir jāveic.

Vispirms kvalitāte. – Tīmekļa parakstu rīku kvalitātes kritēriji

Digitālā paraksta priekšrocības ir ļoti dažādas. Šeit ir uzskaitītas uzlaboto e-paraksta rīku galvenās kvalitātes īpašības:

Mākoņa pieejamība un drošība

Tiešsaistes līgumi ir pieejami jebkurā laikā un jebkurā vietā, ja vien jums ir piekļuve internetam. Drošu mākoņrisinājumu lielā priekšrocība ir pieejamība 24 stundas diennaktī, 7 dienas nedēļā, 7 dienas nedēļā, 7 dienas nedēļā. Tomēr ļoti rūpīgi jāseko līdzi tam, lai nodrošinātu, ka tiek paļauties uz drošu un drošu glabāšanas vidi, kas ir aizsargāta pret nesankcionētu piekļuvi, zaudēšanu un ļaunprātīgu izmantošanu. Attiecībā uz mākoņprogrammām ir īpaši svarīgi nodrošināt, lai rīks 100% tiktu izvietots uz Eiropas serveriem.

Digitālo parakstu saistošais raksturs

Turklāt jāpievērš uzmanība tam, kā cilvēks var vai viņam ir jāpierāda sava identitāte. Vienkāršs elektroniskais paraksts (EES) nenodrošina nekādu juridisko aizsardzību, un to nekādā gadījumā nevajadzētu izmantot parakstu parakstīšanai korporatīvajā kontekstā. Lai nodrošinātu visaugstāko drošības līmeni, būtu jāizmanto kvalificēts elektroniskais paraksts (QES), kas saskaņā ar eIDAS regulu Eiropā ir visaugstākais pasākums. Patiesībā paraksta nodrošinātāja izvēle ir īpaši svarīga, un ir nepieciešamas noteiktas pamatzināšanas par trim dažādiem paraksta standartiem, lai varētu pēc iespējas labāk kartēt izmantošanas gadījumus savā uzņēmumā.

Pievienotā elektroniskā paraksta verifikācija

Vēl viens lielisks aspekts ir tas, ka e-paraksti ir pārbaudāmi vienmēr un uz visiem laikiem. Informācija par katru parakstīšanas procesa soli – no sākuma līdz beigām -, tostarp pievienotie paraksti un parakstītāju unikālā identitāte, ir neatdalāma no pdf dokumenta uz visiem laikiem. Visaptveroši e-paraksta risinājumi (piemēram, sproof sign) ļauj veikt pārbaudi tieši platformā.

Sadarbība

Parakstīšana ir komandas jautājums. Parakstiet iekšēji vai saņemiet apstiprinājumus no ārējām ieinteresētajām personām. Svarīga ir iespēja ļoti viegli pārvaldīt komandu, izmantojot administratora kontu. Ļoti viegli jāpievieno jauni lietotāji, un pieejamo paraksta vienību kopumam jābūt ļoti viegli palielināmam.

Atbilstība

Uzņēmumu pienākums ir ievērot piemērojamos tiesību aktus un noteikumus, jo īpaši attiecībā uz drošu un juridiski atbilstošu dokumentu un datu glabāšanu Eiropas teritorijā. Daži rīki (piemēram, sproof sign) balstās uz ļoti augsto PDF/A dokumentu standartu.

Rezultāts

Ir pienācis laiks parakstīties. Tiešsaistes e-paraksta pakalpojumi ir interesants un noderīgs veids, kā vienkāršot uzņēmējdarbības darbību un ietaupīt laiku un pūles. Uzņēmējdarbības kontekstā ir svarīgi, lai tas atbilstu visām attiecīgajām prasībām attiecīgajam lietojuma gadījumam.