ÖH FH Upper Austria pārstāv studentus Augšaustrijas Lietišķo zinātņu universitātē. Papildus juridiskajām pilnvarām pārstāvēt studentus ÖH FH OÖ ir publisko tiesību korporācija, un uz to attiecas daudzi noteikumi, likumi un uzraudzības iestāde Federālajā ministrijā.
Augšaustrijas Lietišķo zinātņu universitāte (FH OÖ) piedāvā uz praksi orientētus studiju kursus četrās vietās: Hagenbergā (datorzinātnes, komunikācija un mediji), Lincā (medicīnas tehnoloģijas un sociālās zinātnes), Šteirā (uzņēmējdarbība un vadība) un Velsā (tehnoloģijas un dabas zinātnes). Kopš dibināšanas 1993. gadā Augšaustrijas Lietišķo zinātņu universitāte ir kļuvusi par vadošo izglītības iestādi, kurā 2023./2024. akadēmiskajā gadā studēs vairāk nekā 5000 studentu.
Organizācijas nosaukums:
ÖH FH Upper Austria
Īss projekta apraksts:
Studentu apvienības digitalizācija: Digitālā paraksta ieviešana administratīvo procesu efektivitātes paaugstināšanai
Kāpēc sproof sign:
sproof sign piedāvā ievērojamu priekšrocību, jo ir iespējams uzaicināt ārējus cilvēkus parakstīties, izmantojot e-pastu. Šīs personas pēc tam var viegli parakstīt dokumentus visā ES, izmantojot dažādas parakstīšanas metodes.
Kā tika pieņemts lēmums ieviest digitālo parakstu?
Studentu apvienībā ir dažādi pārstāvniecības un administrācijas līmeņi. Tādēļ ikdienā ir jāizsniedz dažādi dokumenti un jāapstiprina maksājumi. Šajos izmantošanas gadījumos ir nepieciešams izmantot kvalificētu parakstu vai arī fiziskus parakstus un to dokumentu oriģinālus. Tas ir patiešām laikietilpīgs process. Lai varētu vairāk laika ieguldīt mūsu patiesajā uzdevumā, kas ir reprezentācijas darbs, esam nolēmuši digitalizēt un modernizēt mūsu administratīvos procesus un uzdevumus. Šā iemesla dēļ esam arī pievienojuši sproof sign savam iekšējam budžeta pārvaldības rīkam, lai turpmāk dokumentus digitāli parakstītu 3 nepieciešamās personas un nebūtu nepieciešams tos apmainīties pa e-pastu un sūtīt.
Kādi kritēriji jums bija izšķiroši, meklējot pareizo e-paraksta pakalpojumu sniedzēju?
Meklējot pareizo e-paraksta pakalpojumu sniedzēju, mums bija svarīgi vairāki kritēriji. Galvenais aspekts bija API savienojums, jo mums tas ir jāveido no trešās puses sistēmas. Turklāt bija svarīgi, lai arī ārējās personas varētu viegli uzaicināt parakstīties, izmantojot e-pastu. Vēl viens kritērijs bija programmatūras lietošanas ērtums un mūsdienīgums, kam bija jāatspoguļojas intuitīvā lietotāja saskarnē. Pakalpojumu sniedzējs, kas apvieno visas šīs prasības pieejamā programmatūrā, mums ir liela priekšrocība, un, manuprāt, tas ir ļoti liels pluss sproof sign. Šo iemeslu dēļ mēs arī nolēmām sadarboties ar sproof.
Kādos lietošanas gadījumos tiek izmantots digitālais paraksts?
Digitālo parakstu izmantojam dažādiem lietojumiem. No vienas puses, mēs tos izmantojam maksājumu apstiprināšanai, kas ļauj ātri un droši autorizēt finanšu darījumus. No otras puses, mēs tos izmantojam iekšējiem dokumentiem, lai optimizētu darba procesus un samazinātu administratīvo darbu. Turklāt digitālo parakstu izmantojam arī Augšaustrijas Lietišķo zinātņu universitātes studentu dokumentiem. Šie dokumenti apliecina, ka studenti Austrijas Studentu savienībā (ÖH) veic noteiktu funkciju. Digitālais paraksts ļauj mums izveidot un nosūtīt šos apliecinājumus vienkāršā un juridiski atbilstošā veidā. Plašās digitālā paraksta izmantošanas iespējas ļauj mums strādāt efektīvāk, vienlaikus nodrošinot mūsu dokumentu drošību.
Kā notika mākoņa integrācija?
Mākoņa integrāciju īstenoja partneris, un tā noritēja bez sarežģījumiem. API integrācija darbojās labi un ļāva mums bez problēmām savienot esošās sistēmas ar jauno paraksta risinājumu. Tomēr darbinieku atbilstošo procesu maiņa un viņu iepazīstināšana ar šiem jaunajiem, modernajiem darba veidiem ir process, kas prasa laiku.
Kādiem datu drošības un atbilstības standartiem ir jāatbilst jūsu organizācijas programmatūras risinājumam?
Arī uz mums kā Augšaustrijas studentu apvienību attiecas parastie noteikumi un likumi. Tāpēc programmatūras risinājumam, ko mēs izmantojam digitālajiem parakstiem, ir jāatbilst vairākiem datu drošības un atbilstības standartiem. No vienas puses, ir svarīgi, lai paraksta risinājums atbilstu ES regulai eIDAS, jo tā nosaka elektronisko parakstu tiesisko regulējumu Eiropas Savienībā. Turklāt programmatūrai jāatbilst spēkā esošajiem valsts tiesību aktiem un noteikumiem, lai mēs būtu juridiski aizsargāti. Nedrīkst aizmirst, ka tai jāatbilst GDPR. Mūsu risinājums pamatā ir izstrādāts tā, lai nodrošinātu, ka visa personas informācija un dokumenti tiek apstrādāti un uzglabāti saskaņā ar stingrajām GDPR prasībām.
Kas jums īpaši patīk sproof sign?
Sproof sign man īpaši patīk visu lietojumprogrammu pārskatāmā un modernā noformēšana, kā arī praktiskā filtra funkcija, kas ļauj ātri identificēt atvērtos parakstāmos dokumentus. Protams, noderīga ir arī partijas funkcija, jo tā ļauj efektīvi pievienot QES lielam dokumentu daudzumam vienlaicīgi. Īpaši apstrādājot līdz 400 dokumentiem, šī funkcija ir īsts atvieglojums ikdienas darbā.
Protams, noderīga ir arī partijas funkcija, jo tā ļauj vienlaicīgi efektīvi pievienot QES lielam dokumentu skaitam. Īpaši apstrādājot līdz 400 dokumentiem, šī funkcija ir īsts atvieglojums ikdienas darbā.
Sascha Bauer
Augšaustrijas Lietišķo zinātņu universitātes studentu apvienības priekšsēdētājs
Vai ir kādas īpašas sproof sign priekšrocības, kas ir īpaši izdevīgas jūsu nozarē?
sproof sign piedāvā mums būtisku priekšrocību – iespēju aicināt ārējus cilvēkus parakstīties, izmantojot e-pastu. Šīs personas pēc tam var viegli parakstīt dokumentus visā ES, izmantojot dažādas parakstīšanas metodes.
