“Mūsu nozare ir saistīta ar apņemšanos un uzticēšanos. Augstākās kvalitātes klases digitālais paraksts tagad ir kļuvis par vispārpieņemtu veidu, kā mēs pieņemam saistošus lēmumus vai iegūstam tos digitāli.”

Dr. Christian Zwick | Partneris

Binder Grösswang jau 60 gadus ir viens no Austrijas vadošajiem advokātu birojiem, kas atrodas Vīnē un Insbrukā. Vairāk nekā 100 juristu un darījumu apjoms 50 miljardu eiro apmērā runā paši par sevi. Pēc tam, kad tika pieņemts lēmums integrēt digitālā paraksta platformu, pēc rūpīgas izvērtēšanas posma par favorītu kļuva sproof.

“Tas, ka mums izdevās pārliecināt Binder Grösswang kā atzītu, bet galvenokārt inovatīvu advokātu biroju par sproof un iegūt viņu uzticību, ir īpašs pagodinājums,” saka uzņēmuma dibinātājs un tehniskais direktors Dr. Fabian Knirsch.

Binder Grösswang – īpaši komanda ap Dr. Kristianu Cviku – paraksta digitāli, kad tas ir likumīgi iespējams. “Principā mēs vienmēr parakstām, kad ir jānomaina pildspalva. Austrijā tie ir gandrīz visi dokumenti, jo civiltiesībās ir spēkā formas brīvības princips,” saka Dr. Cvics.

Šajos dokumentos cita starpā tiek izmantots digitālais paraksts:

• Iespējas
• Pirkuma līgumi
• Konfidencialitātes neizpaušanas līgumi
• Lēmumi

2 pārliecinoši iemesli, kāpēc juristi paļaujas uz digitālo parakstu

Jurista profesija vienmēr ir bijusi pastāvīga ikvienas funkcionējošas sabiedrības sastāvdaļa. Tās pamatā ir uzticēšanās un laba komunikācija starp juristiem un klientiem. Tas var izklausīties nedaudz dogmatiski, bet: Attiecībā uz digitalizācijas attīstību juridiskā nozare noteikti nav celmlauzis. Iespējams, tas ir tāpēc, ka tradicionālās metodes un darba plūsmas, kas ir iedibinātas un pārbaudītas gadsimtiem ilgi, nevēlas tikt aizstātas.

Taču arī “juridiskā profesija” dažādu iemeslu dēļ ir atzinusi, ka digitalizācija ir ļoti nozīmīga. Vai tas būtu digitālais akts, nevis izvērsti arhīvi, vai pat eksperimentēšana ar dažādām digitālām “runas uz tekstu” lietojumprogrammām, kas dažviet varētu atslogot sekretariātu vai pat aizstāt to nākotnē, daudzu dokumentu kārtošanai.

Jo īpaši pieaug digitalizācijas iespēja, kas arī juridiskajai nozarei sniedz lielu potenciālu: digitālais paraksts!

Deklarācijas, rezolūcijas un līgumi – tie visi ir dokumenti, kas jāparaksta vienai vai vairākām personām. Pat dokumentam, uz kura analogā veidā jāparakstās trim personām, kopumā ir nepieciešamas aptuveni 45 minūtes: Tas ietver dokumentu drukāšanu trijos eksemplāros, dokumentu nosūtīšanu pa pastu vai kopīgas tikšanās koordinēšanu paraksta iesniegšanai. Šāda resursu izšķērdēšana ir attaisnojama.

Privātajā sektorā digitālais paraksts jau ir nostiprinājies Austrijā kā “mobilā tālruņa paraksts”. Jau vairākus gadus daudzi Austrijas iedzīvotāji izmanto šo bezmaksas valsts pakalpojumu.

Tomēr ar “tikai” digitālo parakstu vien uzņēmējdarbības vidē parasti nepietiek. Trūkst tehnisku iespēju, rīka vai platformas, kas varētu kartēt nozarei vai uzņēmumam raksturīgos lietošanas gadījumus un “paraksta darbības”. Saistīts koplietojams koplietošanas “vadības panelis” nodrošina labu pārskatu par svarīgiem dokumentiem. Tam ir nepieciešama visu lietotāju un tiesību un lomu pārvaldības centrālā administrēšana. Arī tam ir daudz priekšrocību.

Daudzos uzņēmumos neatkarīgi no to lieluma vai nozares digitālā paraksta platforma ir neatņemama daudzu standarta darbplūsmu sastāvdaļa. Juridiski atzītā tehnoloģija jau tiek izmantota juridiskajā nozarē, nodokļu sistēmā, finanšu nozarē, kā arī lielos starptautiski aktīvos top uzņēmumos ar stingrām IT vadlīnijām un arī publiskajā sektorā.

Tintes un papīra vietā – kriptogrāfiska šifrēšana un digitāli identitātes apliecinājumi

Digitālais paraksts ir neaizstājams digitālās transformācijas pamatelements. Tomēr daudzi apšauba, vai digitālais paraksts ir juridiski derīgs un līdz ar to atbilst tiesību aktiem. Tomēr Eiropas Savienībā digitālais paraksts un tā saistošais raksturs ir precīzi definēts un reglamentēts. Ar 2006. gadā pieņemto regulu eIDAS (ES) 910/2014 (Elektroniskās identifikācijas un autentifikācijas pakalpojumi) Eiropā tika izstrādāti noteikumi attiecībā uz digitālā paraksta visaugstāko drošību un atbilstību. Regula reglamentē elektroniskās identitātes apliecināšanas un autentifikācijas pakalpojumu juridisko atzīšanu, tādējādi stiprinot uzticēšanos elektroniskajā saziņā starp uzņēmumiem un iedzīvotājiem un būtiski atvieglojot visu veidu pārrobežu pakalpojumus un uzņēmējdarbības procesus.

Ir trīs digitālā paraksta standarti, kas eIDAS regulā ir precīzi definēti juridiskā spēka ziņā: vienkāršais, uzlabotais un kvalificētais.

Paraksti ārēji izskatās gandrīz vienādi, taču paraksta statuss un saistošais raksturs ir ļoti atšķirīgs. Tikai “kvalificēts elektroniskais paraksts”, ko dēvē arī par QES, juridiski ir pielīdzināms parakstam (sk. Austrijas Paraksta un uzticamības pakalpojumu likuma (SVG) 4. panta 1. punktu).

Ņemot vērā visaugstāko atbilstības un drošības līmeni, daudzi juridiskie biroji apsver tikai kvalificētu elektronisko parakstu. Digitālais paraksts ir līdzvērtīgs tradicionālajam papīra parakstam.

Bet kā no tehniskā viedokļa tiek panākts augsts drošības līmenis? Kāda ir kvalificēta elektroniskā paraksta augstā pierādījuma vērtība?

4 Kvalificēts paraksts: Nav noslēpums

Lai gan attiecīgie nozares plašsaziņas līdzekļi vienmēr cenšas kvalificēto elektronisko parakstu parādīt pēc iespējas sarežģītākā un tehniskākajā gaismā, mēs, sproof, esam izvirzījuši par savu misiju – īsumā atmaskot šo šķietamo “noslēpumu”.

Tāpat kā daudzos citos elektroniskajos juridiskajos vai banku darījumos, jums ir jāspēj 100% droši pierādīt savu identitāti. Sākotnēji tas tiek darīts, izmantojot īsu (aptuveni 10 minūšu ilgu videoidentifikācijas procedūru), kurā valsts atzīts dienests (uzticamības pakalpojumu sniedzējs) pārbauda jūsu personas datus un arī biometriskos datus.

Pēc tam jūs varēsiet izmantot mobilā tālruņa lietotni, lai papildus pārbaudītu katru savu digitālo parakstu. Tādējādi mobilais tālrunis ir jūsu otrais drošības faktors līdzās e-pasta adresei, kas jums tik un tā ir nepieciešama, lai parakstītu un saņemtu parakstus.

Paši parakstītie dokumenti tiek digitāli šifrēti, izmantojot kriptogrāfijas metodes. Dokumentu rediģēt vai vienkārši parakstīt var tikai dokumenta īpašnieki vai personas, kuras ir uzaicinātas parakstīt dokumentu. Katram dokumentam vienmēr tiek nodrošināta unikāla kriptogrāfiskā atslēga, kuru nevar redzēt neviena persona un neviens dators. Dokumenta derīgums un pierādījuma vērtība nav atkarīga arī no izmantotās paraksta platformas, jo kriptogrāfiskā atslēga (jeb “hash vērtība”) ir iespiesta pašā pdf failā. Līdz ar to jebkura dokumenta drukāšana un fiziska iesniegšana arī nav šī jautājuma mērķis, jo izsekojamība beidzas, kad dokuments ir izdrukāts.

Lai pārbaudītu elektroniskā paraksta derīgumu un atbilstību, kā aprakstīts iepriekš, parakstītais (digitālais!) dokuments ir jāpārbauda, izmantojot valsts paraksta pārbaudes dienestus, piemēram, Austrijas Sakaru iestādi:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platformas, piemēram, sproof, piedāvā integrētu pārbaudes pakalpojumu kā pašu platformu.

Īsumā: kvalificēts digitālais paraksts ir 100% drošs pret viltošanu un juridiski derīgs. Ar roku darināts paraksts arī ir 100% juridiski derīgs, bet nekad nav 100% drošs pret viltošanu.

5 Lai sāktu darbu ar kvalificētu digitālo parakstu, nav nepieciešams daudz.

Lai gan digitālie paraksti ir tehniski sarežģīti un no ražotāja viedokļa prasa īpašu atbildību, ar tiem radītie paraksti nodrošina augstu saistību pakāpi. Tomēr plašam lietotāju lokam, sākot no juristiem līdz sekretāriem un beidzot ar klientiem, ir jānodrošina iespēja strādāt viegli, ātri un intuitīvi.

Tehniskā sarežģītība ir pilnībā paslēpta, izmantojot sproof, un ir nodrošināta vienkārša un zema sliekšņa piekļuve. Filips Gernerts ir atbildīgs par UI un UX (lietotāja saskarni un lietotāja pieredzi) uzņēmumā sproof.

“Mēs izstrādājam mūsdienīgu, tehniski ļoti sarežģītu produktu, kas piedāvā visaugstākās drošības un saistību garantijas. Tomēr tam jābūt viegli un intuitīvi lietojamam. Pretējā gadījumā mēs nesasniegsim mērķi,” skaidro Filips Gernerts, kurš, cita starpā, ir atbildīgs par UX (lietotāja pieredzi) un UI (lietojamību) uzņēmumā sproof.

No lietotāja viedokļa kvalificēts elektroniskais paraksts būtībā nozīmē:

• Jums ir jāparaksta dokuments, kas ir Word vai PDF dokuments. Jūs to ielādējat paraksta programmatūrā, lai to parakstītu. Parakstīšanas programmatūru var atrast vietnē https://sign .sproof.com . Jūs varat sākt jebkurā laikā bez maksas.
• Kvalificētam elektroniskajam parakstam ir nepieciešama vienreizēja identifikācija. Tas nozīmē, ka īsā videozvansā (“Videoidentifikācijas procedūra”) jums ir jāidentificējas un jāuzrāda sava (derīga) pase vai personas apliecība. Šī identifikācija ir nepieciešama tikai vienu reizi, un pēc tam tā ir derīga piecus gadus vai (ja tas notiek agrāk) līdz jūsu personu apliecinošā dokumenta derīguma termiņa beigām.
• Identifikācijas laikā jūs savā mobilajā tālrunī instalējat lietotni vai arī – ja nevarat vai nevēlaties instalēt lietotni – vēlāk saņemat vienreizēju kodu ar SMS.
• Lai parakstītu dokumentu, izvēlieties digitālā paraksta atrašanās vietu un pēc izvēles augšupielādējiet ar roku rakstīta paraksta attēlu. Tagad autorizējiet parakstu savā mobilajā tālrunī, izmantojot lietotni, vai ievadiet vienreizējo kodu, kas saņemts ar SMS. Jūsu paraksta attēlam šeit nav juridiskas nozīmes, bet tas ļauj parakstu attēlot vispārpieņemtā un pazīstamā veidā. Juridiski saistošais paraksts tiek piestiprināts fonā “neredzami” tīri digitāli.
  Dokuments tagad ir juridiski digitāli parakstīts. Izmantojot sproof, tiek veikta arī konvertēšana PDF/A formātā, kas ir ierasts vai ko pieprasa juristi. Jūs, jūsu klienti vai tiesa jebkurā laikā var pārbaudīt dokumenta un elektroniskā paraksta atbilstību, tostarp RTR valsts pārbaudes dienestā.

6 Sensitīvi dati drošās rokās

Izmantojot digitālā paraksta pakalpojumus, īpaša nozīme ir datu aizsardzībai. Tas ir īpaši svarīgi tā dēvētajai “mākoņprogrammatūrai” (t. i., programmatūrai, kas nav jāinstalē, bet ko var izmantot tieši, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu un internetu). Tā ir priekšrocība, ka programmatūra ir gatava tūlītējai lietošanai bez savas aparatūras vai IT projekta. Turklāt programmatūrai var piekļūt no jebkuras vietas, tostarp no mobilā tālruņa. Datu pārraide vienmēr ir mūsdienīga un šifrēta visaugstākajā drošības līmenī.

“Mākonis darbojas jau kopš pirmās dienas. Visu apkalpo sproof, tas atbilst Eiropas datu aizsardzības prasībām un tāpēc ir ideāli piemērots arī mums, juristiem.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Datu aizsardzības ziņā, no vienas puses, ir jāievēro tiesiskās prasības GDPR izpratnē, bet, no otras puses, no IT drošības viedokļa ir jānodrošina visaugstākais drošības līmenis. Paraksta programmatūras nodrošinātājs sproof garantē abus šos aspektus, uzglabājot un apstrādājot datus tikai datu centros Eiropas Savienībā un izvairoties no jebkādas atsauces uz ASV. Arī dzēšanas koncepcija, kas ir neatņemama risinājuma sastāvdaļa, kā arī līguma datu apstrādes līgums, kura pamatā ir ES paraugs, garantē augstāko datu aizsardzības standartu no juridiskā viedokļa.

Rezultāts

Digitālā paraksta priekšrocības ir acīmredzamas: tas ir ātrs, vienkāršs un, pats galvenais, 100% drošs. Arvien vairāk juristu to atzīst un savā darbā izmanto digitālā paraksta priekšrocības. Tā ir nepārprotama tendence, kas turpināsies arī turpmākajos gados.