Brīvprātīgo sociālo pakalpojumu veicināšanas asociācija jau vairāk nekā 56 gadus Austrijā organizē Brīvprātīgo sociālo gadu (FSJ). Asociācija to dara, lai sniegtu jauniešiem ieskatu sociālajā jomā, un to pedagoģiski labi papildina FSJ darbinieki, kuri rūpējas par FSJ dalībnieku labklājību. Bezpeļņas apvienība sadarbojas ar daudzām lielām sociālajām organizācijām, piemēram, Caritas, Lebenshilfe vai valsts klīnikām, kā arī ar daudzām mazākām iestādēm, piemēram, privātām bērnu grupām.
FSJ dalībnieki strādā 34 stundas nedēļā kādā no Austrijas sociālajām iestādēm, gūst pieredzi, var profesionāli orientēties un personīgi attīstīties. Asociācija nodrošina labvēlīgus un taisnīgus apstākļus sociālajās iestādēs ar obligātiem mentoriem un pārdomu sanāksmēm kvalitātes nodrošināšanai. Atkarībā no pieteikšanās jomas un vietas ir nepieciešamas dažādas aktivitātes. Katra FSJ uzdevuma galvenais mērķis ir atbalstīt attiecīgo komandu un aprūpējamos klientus.
Organizācijas nosaukums:
Brīvprātīgo sociālo pakalpojumu veicināšanas asociācija – Brīvprātīgais sociālais gads
Īss projekta apraksts:
Parakstīšanas procesu digitalizācija, lai ievērojami samazinātu administratīvo darbu un optimizētu līgumu apstrādi.
Kāpēc sproof sign:
“Mums bija svarīgi atrast risinājumu, kas ir praktisks un pieejams. Bija jānodrošina datu aizsardzība. Paraksta apstrādei izmantotajam rīkam bija jāstrādā kompetenti, uzticami, profesionāli un, pats galvenais, “jāieklausās”, kas mums ir nepieciešams. To visu mēs atradām uzņēmumā sproof.
Kā tika pieņemts lēmums ieviest digitālo parakstu?
Kad pirms trim gadiem pārņēmu vadību, asociācija, kas pastāv jau vairāk nekā 50 gadus, digitalizācijas ziņā bija tikai sākumposmā. Līdz tam visi līgumi ar sociālajām iestādēm un FSJ dalībniekiem tika sastādīti, izmantojot veidlapas vēstuli, izdrukāti, parakstīti, apzīmogoti, ievietoti aploksnē un nogādāti pasta nodaļā. Un parakstīja atpakaļ pa pastu. Ja bija nepieciešamas izmaiņas, viss sākās no jauna. Ar mazāku dalībnieku skaitu tas vēl bija iespējams, bet, jo vairāk jauniešu veic FSJ, jo neiespējamāka kļūst šī apņemšanās. Nemaz nerunājot par dažādu Excel sarakstu kļūdu iespējamību. Tādējādi bija nepieciešami 21. gadsimtam piemēroti digitalizēti risinājumi.
Pirmajā posmā tika atrasts IT uzņēmums, kas visus mūsu procesus pārvērta digitālā procesā. Tādējādi mēs vairs nevarējām saņemt pieteikumus kā pielikumu e-pastā (kura informācija pēc tam bija jāievada Excel sarakstos), kā tas bija ierasts un nepieciešams agrāk, bet gan izmantojot reģistrācijas rīku. Pēc tam datus varēja tieši izmantot, lai automātiski izveidotu nepieciešamos līgumus pēc FSJ uzdevuma fiksēšanas. Tas padarīja līgumu izveidi skaidrāku, taču tad joprojām trūka digitālās parakstīšanas iespējas. Pēc dažiem pētījumiem un galvenokārt pateicoties drauga ieteikumam, es beidzot saskāros ar sproof.
Cik svarīga FSJ ir digitālā transformācija?
Nevar pārvērtēt digitālās transformācijas nozīmi FSJ. FSJ gads vienmēr sākas ar rudeni. Tādējādi vasara ir starpniecības un arī līgumu maksimuma posms. Katrai izmitinātajai personai ir nepieciešami divi līgumi ar mūsu apvienību: ar sociālo iestādi un ar FSJ dalībnieku. Šie līgumi ir jāparaksta mums un, protams, arī otrai pusei. sproof piedāvāja un joprojām piedāvā mums ideālu risinājumu! Šogad mēs sagaidām aptuveni 700 FSJ norīkojumu un līdz ar to aptuveni 1400 līgumu, kas ir jāparaksta.
Kādi kritēriji jums bija izšķiroši, meklējot pareizo e-paraksta pakalpojumu sniedzēju?
Mums bija svarīgi atrast risinājumu, kas būtu praktisks un pieejams. Bija jāievēro datu aizsardzības prasības. Paraksta apstrādei izmantotajam rīkam bija jāstrādā kompetenti, uzticami, profesionāli un, pats galvenais, “jāieklausās”, kas mums ir nepieciešams. To visu mēs atradām uzņēmumā sproof.
Kādos lietošanas gadījumos tiek izmantots digitālais paraksts?
Par mūsu FSJ līgumu parakstīšanu ar sociālajām iestādēm un FSJ dalībniekiem, kā arī par līgumiem ar sponsoriem, pakalpojumu līgumiem utt. Vienkārši visiem dokumentiem, kuriem nepieciešams oficiāli derīgs paraksts. Un tā sproof mums palīdz ne tikai ar līgumiem, kas saistīti ar FSJ uzdevumiem, bet arī ar dokumentiem, kas jāparaksta biedrības priekšsēdētājai un izpilddirektoram, jo mēs tik bieži neredzamies – kas apgrūtina parakstīšanu ar roku -, bet galvenokārt sazināmies, izmantojot e-pastu un telefonu.
Kopš mums ir sproof, kas ļauj arī zīmēt, izmantojot ID-Austria, vairs nav nepieciešamas tikšanās, kas agrāk galvenokārt bija saistītas ar paraksta iegūšanu svarīgam dokumentam. Mēs priecājamies arī par bezpapīra risinājumu. Tas ļauj mums ietaupīt vērtīgus resursus. Šodien mēs gandrīz neko nedrukājam.
Līdz tam visi līgumi ar sociālajām iestādēm un FSJ dalībniekiem tika sastādīti kā veidlapas, izdrukāti, parakstīti, apzīmogoti, ievietoti aploksnē un nogādāti pasta nodaļā. Un parakstīja atpakaļ pa pastu. Ja bija nepieciešamas izmaiņas, viss sākās no jauna. Ar mazāku dalībnieku skaitu tas vēl bija iespējams, bet, jo vairāk jauniešu veic FSJ, jo neiespējamāks kļūst šis pasākums.
MMag. Elisabeth Marcus
Brīvprātīgo sociālā gada asociācijas izpilddirektore
Kā notika mākoņa integrācija?
IT uzņēmums, kas mums veica digitalizāciju, un sproof par to rūpējās tieši. No eksperta ekspertam, tā sakot. Mums kā klientam tas bija ideāli.
Kādas prasības drošības, atbilstības un datu aizsardzības jomā izvirza tāda organizācija kā FSJ?
Protams, mums šeit ir ārkārtīgi augsti standarti. Jautājums par konfidencialitāti un drošību bija viens no pirmajiem, ko uzdevām, kad saskārāmies ar sproof.
Kas jums īpaši patīk sproof sign?
Visi sproof darbinieki ir neticami kompetenti, draudzīgi, profesionāli un vienmēr cenšas rast mums labāko risinājumu. Viņi ir gatavi atbildēt uz jautājumiem un risināt problēmas un dara visu iespējamo, lai mēs kā klienti sasniegtu rezultātu, kas mums ir nepieciešams un ko vēlamies. sproof ir labākais, kas mums varēja atgadīties, līdzās lieliskajam IT uzņēmumam, ar kura palīdzību mēs risinājām digitalizācijas problēmu.
Vai jūsu lietojuma gadījumā tiek izmantotas paraksta darba plūsmas?
Jā. Īpaši tad, kad es digitāli parakstu dokumentus kopā ar mūsu priekšsēdētāju, parakstu plūsma ir svarīga. Bet arī līgumos ar norīkojuma vietām un FSJ dalībniekiem. Pārejot no manuāla paraksta uz pa pastu nosūtītajiem līgumiem uz digitāliem parakstiem pa e-pastu, mēs nodrošinājām digitalizāciju arī vairāk nekā 700 sociālajās iestādēs, jo tad arī sociālo iestāžu vadītājiem bija jārēķinās ar digitālo parakstu.
Tagad mēs to izmantojam jau trešo gadu, un visur tas darbojas lieliski. Sproof ir uzticams un vienkāršs partneris. Starp citu, digitālā zīmēšana FSJ dalībniekiem nekad nav bijusi izaicinājums. Jau no paša sākuma jaunieši to darīja vienā mirklī ar savu mobilo tālruni, it kā nekad nebūtu darījuši citādi. Tas arī liecina par sproof vieglu un saprotamu lietojamību. Mēs sakām sirsnīgu PALDIES par lielisko sadarbību!!!
