Digitalizācija attīstās visās ikdienas dzīves jomās. Tomēr daudzi publiskie uzņēmumi joprojām lielā mērā darbojas analogajā pasaulē.
Federālajā grāmatvedības aģentūrā situācija ir citāda! Uzņēmums, kurā strādā 500 darbinieku, darbojas 7 vietās visā Austrijā un paļaujas uz apzinātu un ilgtermiņā plānotu digitalizācijas stratēģiju.
“Mēs esam gandrīz spiesti ļoti ātri ieviest digitalizācijas procesus,” saka Mag. DI (FH) Aleksandrs Sellners, Federālās grāmatvedības aģentūras IT vadītājs.
Rezultāts: digitālā paraksta platformas ieviešana, kas ir vēl viens solis procesu optimizācijas virzienā. Tas ievērojami atvieglo vienu no būtiskākajiem darbības procesiem – drošu un juridiski derīgu dokumentu parakstīšanu.
Sākuma situācija
Digitalizācija ir visu lūpās, un par to runā arī publisko uzņēmumu atbildīgie darbinieki. Arvien vairāk uzņēmumu jau paļaujas uz bezpapīra biroju, apvieno savas atrašanās vietas tīklā vai piedāvā jaunus pakalpojumus tiešsaistē. Tādējādi tie uzlabo ne tikai klientu pieredzi, bet arī sadarbību ar partneriem, piegādātājiem un visām citām ieinteresētajām pusēm.
Izvērtējot turpmākos digitalizācijas pasākumus savā uzņēmumā, federālās grāmatvedības aģentūras augstākā vadība ātri saprata, ka digitālā paraksta platformas ieviešana varētu sniegt milzīgas priekšrocības. Šis parakstīšanas veids visā Eiropā ir 100 % līdzvērtīgs ar roku rakstītiem parakstiem, un uz to attiecas stingras eIDAS regulas (ES) 910/2014 (Elektroniskās identifikācijas un autentifikācijas pakalpojumi) pamatnostādnes.
Tomēr daudzi uzņēmumu īpašnieki neapzinās priekšrocības, ko sniedz uzņēmuma mēroga platforma dokumentu digitālai parakstīšanai. Pret paraksta platformas ieviešanu joprojām pastāv ļoti konsekventa “kredo”: “Man ir mobilā tālruņa paraksts un es jau varu parakstīties digitāli”.
Patiesībā gandrīz puse Austrijas iedzīvotāju jau izmanto mobilo tālruņa parakstu kā bezmaksas e-pārvaldes pakalpojumu.
Tomēr digitālais paraksts vien parasti ir pilnīgi nepietiekams uzņēmējdarbības vidē. Trūkst procesu; pielāgotu darba plūsmu. Kopīgs “paneļa”, lai būtu perfekts pārskats par svarīgākajiem uzņēmuma dokumentiem, un daudz kas cits.
Tikmēr daži starptautiski aktīvi uzņēmumi jau ir izvēlējušies digitālo platformu, kas var digitāli kartēt visas paraksta darba plūsmas un izmantošanas gadījumus uzņēmumā.
BHAG izmanto Austrijas programmatūru.
Pirmajā posmā Sellnera vadītā BHAG projekta komanda izvērtēja, kuri Eiropas un Austrijas pakalpojumu sniedzēji jau ir nostiprinājuši savas pozīcijas un piedāvājuši tirgū jaudīgus rīkus.
“Mēs nevēlamies pieļaut kompromisus attiecībā uz sensitīvu dokumentu datu glabāšanu. Šiem datiem 100 % ir jāglabājas Eiropā. Mūsuprāt, sproof atbilst šiem kritērijiem, jo ir izvēlēti datu centri, kas ir neatkarīgi no ASV korporācijām.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federālā grāmatvedības aģentūra
Papildus datu glabāšanas drošībai un atbilstībai parakstu platformai ir jāatbalsta dažādi parakstu procesi, kas ir daļa no Federālās grāmatvedības aģentūras ikdienas darba.
Tāpēc uzmanība ātri vien tika pievērsta sproofam. Pēc intensīvas pārbaudes un audita posma beidzot tika izvēlēts jaunais IÖB sertificētais uzņēmums. Mākoņrisinājums varēja sevi ļoti labi parādīt kā “viss vienā” platformu ar visaugstākajiem drošības un datu aizsardzības standartiem. “Mēs patiešām bijām īpaši pagodināti, ka mūs izvēlējās un ka mēs galu galā spējām izpildīt ļoti augstos federālās grāmatvedības aģentūras standartus,” saka Dr. Fabians Kniršs (Fabian Knirsch), sproof GmbH līdzdibinātājs un tehniskais direktors.
Digitālais paraksts ievērojami ietaupa resursus jau no tā ieviešanas brīža.
Atsauksmes līdz šim ir bijušas ļoti labas. Daudzi darbinieki, jo īpaši vadības darbinieki, izmanto platformu dažādiem paraksta procesiem un kopš tā laika ir ievērojami ietaupījuši laiku un resursus. Dokumenti vairs nav jādrukā, jāparaksta ar roku, jāskenē un jānosūta pa pastu, bet tos var parakstīt digitāli, veicot tikai dažus klikšķus.
Tāpēc arī vide ir apmierināta! 500 papīra loksnes patērē 7,5 kilogramus koksnes, 130 litrus ūdens un 26,8 kilovatstundas enerģijas. Pozitīvs blakusefekts, kas mudina arvien vairāk uzņēmēju ieviest paraksta platformu.
Pirmajā posmā pēc ieviešanas īpaši iespaidīga bija vienmērīga platformas integrācija uzņēmuma IT vidē. Pateicoties mākonim, ieviešana aizņēma tikai dažas stundas, un to visu laiku pavadīja sproof.
Aleksandra Sellnera pārliecināja vienmērīgā komunikācija un elastīgums. “sproof ir atvērta atsauksmēm un klientu pieprasījumiem, tāpēc tā pastāvīgi uzlabo platformu,” skaidro Sellners.
