neunerhaus palīdz bezpajumtniekiem, bezpajumtniekiem un neapdrošinātiem cilvēkiem atrast ceļu atpakaļ uz pašnoteiktu dzīvi – lai cik bedrains būtu ceļš un cik daudz soļu tas prasītu. Trīs neunerhaus dzīvojamās ēkās, kā arī asistētās dzīvesvietās ar Housing First un Mobil katru gadu tiek aprūpēti un konsultēti vairāk nekā 1000 bijušie bezpajumtnieki un bezpajumtnieki. Veselības centrā neunerhaus katru gadu tiek aprūpēti aptuveni 6000 cilvēku.

Organizācijas nosaukums:
Neunerhaus

Īss projekta apraksts:
Parakstīšanas procesu digitālā pārveidošana, tādējādi ievērojami samazinot administratīvo darbu. Tas ļauj organizācijai padarīt efektīvākus iekšējos procesus un atbrīvot vairāk laika tiešajam sociālajam darbam ar bezpajumtniekiem un nabadzības skartajiem cilvēkiem.

Kāpēc sproof sign:
“Mums ir īpaši apzinīgi jāizmanto mūsu ierobežotie laika resursi administrācijā – digitālais paraksts ir liels uzlabojums šajā jomā.”

Kā tika pieņemts lēmums ieviest digitālo parakstu?

Mūsu organizatoriskās struktūras dēļ uz lielākās daļas dokumentu, ko mēs paraksta, ir nepieciešami divu personu paraksti. Līdz 2023. gadam bija parakstu mapes, kuras tika pārnēsātas no punkta A uz punktu B, un tas prasīja daudz administratīvu pūļu: Bija jāplāno laiks, kas vajadzīgs parakstīšanai, un kolēģi regulāri jautāja par dokumentiem un to statusu parakstīšanas procesā. Pēc tam viss bija jāskenē ar rokām un papildus jāarhivē papīra formātā. Mūsu ierobežotie laika resursi administrēšanā bija jāizmanto īpaši apzināti – šeit bija acīmredzams, ka ir vēl daudz ko uzlabot. Papildus tam, ka parakstīšana nav atkarīga no atrašanās vietas, izšķirošais faktors galvenokārt bija šis laika un ekoloģisko resursu ietaupījums drukāšanai, iekšējam pastam, parakstu iegūšanai un papīra dokumentu skenēšanai. Vēl viens stimuls bija ar cilvēkresursiem saistīto dokumentu vieglāka parakstīšana un pārvaldība mūsu darbiniekiem.

Cik svarīga neunerhaus ir digitālā transformācija?

Lielākā daļa neunerhaus darbinieku strādā tieši ar cilvēkiem, piemēram, sociālajā vai veselības aprūpes jomā. Saistībā ar digitālo transformāciju mēs galvenokārt pievēršamies digitālās iekļaušanas tēmai – pirmkārt un galvenokārt mūsu kā darba devēja lietotāju iekļaušanai, kā arī mūsu darbinieku prasmēm, lai tie spētu iet kopsolī ar digitalizāciju un spētu izmantot digitālos parakstus – to pieprasa arvien vairāk iestāžu vai atvieglo oficiālos kanālus.
Pēdējos gados mēs esam digitalizējuši daudzus procesus mūsu atbalsta procesos, piemēram, vadības, cilvēkresursu un kontroles jomā. Galvenais virzītājspēks šajā jomā bija koronavīrusa pandēmija, kas vēl vairāk paātrināja šīs pārmaiņas. Vēl viens svarīgs faktors ir mūsu prasība īpaši rūpīgi strādāt ar cilvēkresursiem un izmantot tos pēc iespējas efektīvāk. Digitalizācija mūs atbalsta, jo īpaši cilvēkresursu darbā, veicinot gan efektivitātes pieaugumu, gan inovācijas. Digitālie rīki un personīgais kontakts lieliski papildina viens otru. Konkrēts piemērs no cilvēkresursu darba: Jauna pakalpojumu līguma digitālais paraksts vienmēr tiek apvienots ar personisku tikšanos, lai parakstītu līgumu.

Mums ir īpaši apzinīgi jāizmanto mūsu ierobežotie laika resursi administrācijā – digitālais paraksts šajā jomā ir liels uzlabojums.

Dr. Stefans Gremmels, rīkotājdirektors

Kādi kritēriji jums bija izšķiroši, meklējot pareizo e-paraksta pakalpojumu sniedzēju?

Meklējot pareizo e-paraksta pakalpojumu sniedzēju, mums bija svarīgi vairāki galvenie kritēriji. Izmaksas bija pirmajā vietā, jo mums kā bezpeļņas organizācijai ir efektīvi jāizmanto mūsu budžets. Tikpat svarīgs bija lietošanas ērtums: risinājumam bija jābūt ne tikai intuitīvi lietojamam, bet arī jāpiedāvā tādas funkcijas kā partijas paraksti un pārskatāms vadības panelis, lai racionalizētu mūsu darba plūsmas. Turklāt būtiskas bija arī tādas būtiskas funkcijas kā anotāciju pievienošana, parakstu izvietošana vairākās dokumenta vietās un parakstu secības iestatīšana. Mēs meklējām arī tīmekļa risinājumu, kas būtu viegli integrējams un nodrošinātu pilnīgu juridisko derīgumu.

Vēl viena obligāta prasība bija datu aizsardzība un stingra atbilstība GDPR. Spoof garantē, ka visi dati tiek glabāti Eiropas serveros, kas mums nodrošina papildu drošības līmeni. Arī aizsardzība pret viltojumiem bija izšķirošs faktors, lai droši izslēgtu manipulācijas. Turklāt klientu atbalstam jābūt pieejamam jebkurā laikā, neradot papildu izmaksas par katru kontaktu. Mēs redzējām, ka visas šīs prasības ir pilnībā izpildītas uzņēmumā sproof.

Kādos lietošanas gadījumos tiek izmantots digitālais paraksts?

Digitālais paraksts neunerhaus tiek izmantots dažādos lietošanas gadījumos, jo īpaši līgumiem un citiem svarīgiem dokumentiem, kuriem nepieciešams ātrs un juridiski drošs paraksts. Tas ietver līgumus ar ārējiem partneriem, maksājumu pieprasījumus, budžeta apstiprinājumus un citus ar uzņēmējdarbību saistītus dokumentus, kas jāparaksta augstākā līmeņa vadībai. Kopš 2024. gada jūnija digitālais paraksts tiek izmantots arī ar personālu saistītiem dokumentiem, piemēram, pakalpojumu līgumiem, papildu līgumiem, darba apstiprinājumiem un darbinieku sertifikātiem.

Kā notika mākoņa integrācija?

Mākoņrisinājuma integrācija noritēja raiti un efektīvi. Lai visiem darbiniekiem pāreju padarītu pēc iespējas vienkāršāku, esam izveidojuši iekšējās instrukcijas, kurās soli pa solim izskaidrots, kā parakstīt dokumentus, izmantojot sproof. Arī mēs vadībā sākumā intensīvi nodarbojāmies ar šo procesu, bet pa šo laiku jaunie procesi ir ļoti labi iestrādājušies. Pateicoties sproof skaidrajai strukturēšanai un intuitīvajai lietotāja saskarnei, mēs varējām viegli integrēt digitālo parakstu mūsu esošajās darba plūsmās.

Kādus standartus drošības, atbilstības un datu aizsardzības jomā ievēro tāda organizācija kā neunerhaus?

Kā sociāla organizācija, kas strādā ar daudzu cilvēku sensitīviem datiem, neunerhaus ievēro visaugstākos drošības, datu aizsardzības un juridiskās atbilstības standartus. Īpaši svarīga ir personas datu aizsardzība, jo ir jāsaglabā uzticības pamats mūsu darbiniekiem un partneriem.

Kas jums īpaši patīk sproof sign?

Mēs īpaši novērtējam sproof izcilo klientu atbalstu. Pieprasījumi tiek apstrādāti ātri un orientēti uz risinājumu, un sistēma tiek nepārtraukti pilnveidota, pamatojoties uz lietotāju atsauksmēm. Lietotājam draudzīgā un intuitīvā saskarne ievērojami atvieglo ikdienas lietošanu. “Akadēmija”, kurai var piekļūt tieši kontā, arī piedāvā noderīgu atbalstu, lai ātri iepazītos ar funkcijām. Kopumā sproof sign sniedz būtisku ieguldījumu efektivitātes palielināšanā un mūsu darba procesu vienkāršošanā.

Vai jūsu lietojuma gadījumā tiek izmantotas paraksta darba plūsmas?

Jā, dažās jomās, piemēram, augstākās vadības un cilvēkresursu jomā, atsevišķos gadījumos jau izmantojam paraksta darba plūsmas. Šīs darbplūsmas ir izrādījušās īpaši noderīgas atkārtotos procesos, piemēram, pakalpojumu līgumu vai uzņēmējdarbības dokumentu parakstīšanā. Tomēr, ņemot vērā mūsu uzņēmuma lielumu un salīdzinoši jauno ieviešanu, mēs vēl tikai sākam pilnībā integrēt šīs darba plūsmas mūsu darba procesos.